| Objetivo | Criar, revisar e gerenciar documentos fiscais RKSV da Áustria durante as operações diárias do estabelecimento. |
| Ideal para | Equipe da recepção, gerentes do estabelecimento e administradores em estabelecimentos austríacos que usam o Austria Fiskaly. |
| Use quando | Sua integração com o Austria Fiskaly já estiver configurada e você precisar emitir ou gerenciar faturas e notas de crédito fiscalizadas. |
| Requisitos | O Austria Fiskaly deve estar configurado e pronto para a emissão fiscal ao vivo. Se a configuração não estiver completa, siga o Guia de configuração da emissão fiscal RKSV da Áustria. |
| Resultado esperado | Faturas e notas de crédito elegíveis são assinadas pelo Fiskaly, armazenadas no Cloudbeds e ficam disponíveis para o estabelecimento revisar e enviar aos hóspedes. |
| Limitações | Recibos de pagamento criados com Gerar recibo não são documentos fiscais assinados pelo RKSV. |
Introdução
Após configurar o Austria Fiskaly, o Cloudbeds pode enviar faturas e notas de crédito elegíveis para o Fiskaly realizar a emissão fiscal RKSV. O Fiskaly assina o documento, e o documento fiscal completo é armazenado no Cloudbeds.
A distinção mais importante no fluxo de trabalho diário é entre uma fatura e um recibo de pagamento. Use Criar fatura quando precisar de uma fatura fiscal RKSV. Gerar recibo cria apenas um recibo de pagamento e não atende aos requisitos da fiscalização RKSV.
Use os fluxos de trabalho abaixo para criar faturas fiscais, entender como pagamentos e gorjetas os afetam, revisar documentos fiscais e resolver problemas comuns.
Importante: Selecione Criar fatura para uma fatura fiscal RKSV. Não use Gerar recibo como substituto. Recibos de pagamento não são assinados criptograficamente pela RKSV.
Neste artigo
- Quem isso afeta e como
- Criar uma fatura fiscal manualmente
- Automatizar a criação de faturas fiscais
- Entender a classificação de pagamentos em faturas fiscais
- Gerenciar faturas, notas de crédito e status dos documentos fiscais
- Entender como as gorjetas aparecem nos documentos fiscais
- Entender os fechamentos automáticos de períodos
- Solução de problemas da fiscalização RKSV na Áustria
Quem isso afeta e como
O fluxo de trabalho diário de fiscalização envolve diferentes responsabilidades dependendo se você cria documentos, gerencia configurações do estabelecimento ou supervisiona operações fiscais.
| Papel | O que você precisa saber |
|---|---|
| Recepção | Registre o pagamento antes de criar a fatura, use Criar fatura e revise o documento fiscal finalizado antes de enviá-lo ao hóspede. |
| Gerente/Diretor Geral | Entenda o comportamento automatizado das faturas, status dos documentos, classificação de pagamentos, fechamentos de períodos e o que fazer quando a fiscalização falha. |
| Administrador | Mantenha a configuração Fiskaly da Áustria, o mapeamento de impostos, exclusões de VAT e as configurações automatizadas de faturas que suportam a fiscalização diária. |
Criar uma fatura fiscal manualmente
Crie uma fatura fiscal a partir do extrato da reserva após o pagamento do hóspede ter sido registrado. O pagamento registrado é importante porque a Cloudbeds utiliza as informações de pagamento disponíveis no momento em que a fatura é enviada para assinatura.
- Abra a reserva do hóspede e selecione a guia Extrato.
- Confirme que o pagamento aplicável foi registrado no extrato.
- Clique no menu de três pontos no canto superior direito do extrato.
- Selecione Criar fatura.
- A Cloudbeds envia a fatura para emissão fiscal através da Fiskaly.
- Revise o documento completo na guia Documentos da reserva.
O menu inclui tanto Criar fatura quanto Gerar recibo. Selecione Criar fatura para o fluxo fiscal RKSV.
Gerar recibo reconhece um pagamento, mas não cria uma fatura assinada pelo RKSV. Faturas e suas respectivas notas de crédito são os tipos de documentos fiscalizados.
Automatizar a criação de faturas fiscais
A Cloudbeds pode criar e fiscalizar faturas automaticamente quando um evento configurado ocorre. Isso pode reduzir o trabalho manual da recepção, mantendo o mesmo processo de emissão fiscal da Fiskaly na Áustria.
- Vá para Configurações
> Financeiro
> Faturas e Documentos.
- Selecione a guia Fatura.
- Em Configurações de Fatura, defina Gerar fatura como Automaticamente.
- Em Quando gerar uma fatura automaticamente, selecione o gatilho que se encaixa no fluxo de trabalho do estabelecimento.
| Gatilho | Quando cria a fatura | Quando considerar |
|---|---|---|
| No check-out | Quando a reserva é finalizada com o check-out. | O fluxo padrão para estabelecimentos que finalizam o extrato no check-out. |
| Quando um pagamento é alocado | Quando um pagamento é registrado e alocado no extrato. | Estabelecimentos que recebem o pagamento antes do check-out, incluindo pagamentos antecipados ou fluxos pré-pagos via OTA. |
Antes de ativar Quando um pagamento é alocado, confirme com seu gerente de conta da Cloudbeds se o gatilho se encaixa no fluxo de pagamento do seu estabelecimento, especialmente sobre como as informações de pagamento estarão disponíveis quando a fatura fiscal for assinada.
Se uma fatura criada automaticamente falhar na emissão fiscal, não crie uma fatura duplicada. Entre em contato com o Suporte da Cloudbeds informando o ID da reserva e o número da fatura para que a tentativa original possa ser investigada.
Entenda a classificação de pagamento nas faturas fiscais
O pagamento registrado no extrato afeta como a fatura fiscal é classificada quando assinada. Segundo as regras fiscais austríacas, a definição de receita em dinheiro é mais ampla que notas e moedas físicas, podendo incluir pagamentos por cartão, cheque e voucher. Métodos de pagamento diferidos, como transferências bancárias ou liquidações OTA fora do estabelecimento, são tratados de forma diferente.
Para pagamentos tratados como não monetários, como transferência bancária ou liquidação OTA, os valores em dinheiro codificados na assinatura QR RKSV podem mostrar €0,00. Isso não significa que a fatura falhou na emissão fiscal. O valor total da fatura ainda aparece no documento.
A Cloudbeds determina a classificação do pagamento a partir do pagamento registrado no extrato. Você não precisa inserir manualmente a declaração de pagamento em dinheiro ou não monetário.
Registre o pagamento antes da criação da fatura. A classificação de pagamento usada na assinatura não pode ser alterada na fatura assinada posteriormente.
Uma fatura RKSV completa inclui as informações fiscais usadas para verificar o documento, incluindo seu código QR e resumo do VAT.
Gerencie faturas, notas de crédito e status de documentos fiscais
Faturas e notas de crédito fiscalizadas permanecem disponíveis na reserva para que a equipe possa revisar sua relação, status e assinatura fiscal.
Visualize documentos fiscais na reserva
- Abra a reserva.
- Selecione a guia Documentos.
- Localize a fatura ou nota de crédito que deseja revisar.
A guia Documentos mostra o tipo de documento, número de referência, valor, data e indicadores de status aplicáveis.
Os números de referência dos documentos RKSV usam um formato semelhante a RSKV-107-SUFIXO.
Entenda os status dos documentos
Um documento fiscal pode mostrar mais de um indicador de status. Por exemplo, uma fatura pode estar Anulada enquanto ainda exibe Assinada porque sua assinatura fiscal original é mantida.
| Status | O que significa |
|---|---|
| Aberto | A fatura ou nota de crédito foi criada e permanece aberta no fluxo de trabalho do documento. |
| Assinado | A fatura ou nota de crédito possui sua assinatura criptográfica RKSV. |
| Anulado | A fatura original foi substituída por uma nota de crédito. Sua assinatura fiscal original é mantida. |
| Alocado | O recibo de pagamento foi associado à fatura aplicável. |
| Falhou | A fiscalização foi tentada, mas não foi concluída com sucesso. Não emita uma fatura duplicada. |
Faturas e notas de crédito
Faturas e notas de crédito são ambas fiscalizadas. Quando uma fatura precisa ser corrigida ou compensada, a nota de crédito correspondente também é assinada via RKSV, enquanto a fatura original permanece disponível para histórico de auditoria.
- Fatura: Criada e enviada para assinatura RKSV através do Fiskaly.
- Nota de crédito: Compensa a fatura original e também é assinada pelo RKSV. A fatura original é então exibida como Anulada.
Recibos de pagamento criados com Gerar recibo permanecem separados deste fluxo de trabalho de faturas e notas de crédito e não possuem assinatura RKSV.
Enviar um documento fiscal por e-mail para um hóspede
- Abra a reserva e selecione a guia Documentos.
- Localize o documento que deseja enviar.
- Clique no menu de três pontos ao lado do documento.
- Selecione E-mail e confirme o endereço do destinatário.
Entenda como as gorjetas aparecem nos documentos fiscais
As gorjetas são incluídas no documento fiscalizado junto com as outras linhas aplicáveis do extrato. O tratamento do VAT delas depende de como a gorjeta foi registrada e de como a configuração fiscal Fiskaly da propriedade na Áustria está definida.
| Gorjeta registrada como | Tratamento do VAT | O que configurar |
|---|---|---|
| Produto de gorjeta em Produtos Isentos de VAT | Linha de VAT 0% | Adicione o produto em Produtos Isentos de VAT. |
| Produto de gorjeta com imposto VAT | A alíquota de VAT mapeada | Mapeie o imposto aplicável no Mapeamento de Impostos. |
| Gorjeta via API com imposto VAT | A alíquota de VAT mapeada | Mapeie o imposto aplicável no Mapeamento de Impostos. |
| Gorjeta via API sem VAT, ou produto de gorjeta sem VAT que não está isento | Fiscalização rejeitada | Adicione o imposto VAT mapeado apropriado ou use um produto elegível configurado em Produtos Isentos de VAT. |
Produtos Isentos de VAT aplicam-se a produtos. Se você precisar alterar o mapeamento de impostos ou exclusões de produtos, siga o Guia de Configuração da Fiscalização RKSV da Áustria.
Antes de criar a fatura fiscal, você pode revisar a linha de Gorjetas junto com a diária, impostos e outras transações do extrato.
Entenda os fechamentos periódicos automatizados
A RKSV da Áustria exige recibos periódicos assinados de fechamento. A Fiskaly cria automaticamente os documentos de fechamento aplicáveis, para que a equipe do estabelecimento não precise gerá-los, imprimi-los ou enviá-los manualmente.
| Fechamento | Termo austríaco | Quando ocorre |
|---|---|---|
| Fim do dia | Tagesabschluss | Automaticamente à meia-noite de cada dia. |
| Fim do mês | Monatsbeleg | Automaticamente no último dia de cada mês. |
| Fim do ano | Jahresbeleg | Automaticamente em 31 de dezembro. |
Nenhuma ação da equipe é necessária para os fechamentos de período. Se algum documento de fechamento parecer estar faltando, entre em contato com o Suporte da Cloudbeds informando o ID da propriedade e o intervalo de datas relevante, em vez de tentar recriá-lo manualmente.
Solução de problemas da emissão fiscal RKSV na Áustria
Expanda o problema que corresponde ao que você está vendo. Se a resolução exigir o Suporte da Cloudbeds, reúna o ID da propriedade, o ID da reserva quando aplicável, o número do documento ou da fatura, as datas relevantes e os passos já tentados.
Falha na emissão fiscal da fatura
Verifique a fatura na guia Documentos da reserva ou em Menu Principal > Contabilidade > Faturas e Documentos. Se o status estiver Falhou, não emita uma fatura duplicada.
Entre em contato com o Suporte da Cloudbeds informando o ID da propriedade, ID da reserva, número da fatura e as ações já realizadas.
O documento não possui Código QR RKSV
Verifique se o documento foi criado enquanto o Modo de Treinamento estava ativado. Documentos de treinamento não são documentos fiscais RKSV válidos.
Se o Modo de Treinamento estava desativado, entre em contato com o Suporte da Cloudbeds informando o ID da propriedade, ID da reserva, número do documento e as verificações já realizadas.
O documento fiscal apresenta erro de configuração de imposto
Uma linha do extrato pode não ter um mapeamento de VAT aplicável e pode não se qualificar para uma isenção aceita. Revise a transação ou o produto identificado pelo erro.
Atualize a configuração aplicável de Mapeamento de Impostos ou Produtos Excluídos do VAT no Austria Fiskaly. Veja o Guia de Configuração da Emissão Fiscal RKSV na Áustria.
A autenticação FinanzOnline não está mais ativa
Retorne às configurações do Austria Fiskaly e revise a seção de Autenticação FinanzOnline. Reautentique quando necessário.
Se a autenticação continuar falhando, verifique as credenciais do FinanzOnline e o acesso ao Webservice. Caso precise de mais ajuda, entre em contato com o Suporte da Cloudbeds informando o ID da propriedade e os passos já realizados.
Parece faltar um documento de fechamento de período
O Fiskaly cria automaticamente os documentos de fechamento de período. Não tente recriar manualmente um fechamento que esteja faltando.
Entre em contato com o Suporte da Cloudbeds informando o ID da propriedade, a data ou intervalo de datas afetado e o tipo de fechamento esperado.
Use a guia Documentos da reserva quando estiver trabalhando com documentos fiscais para uma reserva específica. Para uma visão geral do estabelecimento, acesse Menu Principal > Contabilidade > Faturas e Documentos.
A lista centralizada de Faturas e Documentos permite revisar o tipo de documento, número, valor, status do documento e status fiscal ao investigar um problema RKSV. Para detalhes sobre a página, filtros disponíveis e opções de navegação, veja Visualização da Lista de Faturas e Documentos.
Artigos relacionados
Use estes artigos para alterações na configuração ou para mais informações sobre a lista centralizada de documentos fiscais:
- Guia de configuração da Emissão Fiscal RKSV da Áustria para autenticação FinanzOnline, mapeamento de impostos, exclusões de VAT, recibo de valor zero e Modo de Treinamento.
- Visualização da Lista de Faturas e Documentos para a lista centralizada a nível da propriedade, filtros, informações dos documentos e opções de navegação.
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