Esse recurso está atualmente em fase de liberação gradual e pode ser ativado mediante solicitação. Se você tiver interesse em participar da fase de avaliação, por favor entre em contato com nosso suporte. Seu fcomentário é fundamental para moldar a versão final — obrigado pela sua paciência e apoio.
Visão Geral
O Relatório de Balancete Diário é um relatório contábil por noite dentro do PMS da Cloudbeds que consolida os três principais livros-razão financeiros da propriedade em uma única visualização:
- Livro-razão de Depósitos: Depósitos antecipados recebidos antes do check-in;
- Livro-razão Atual (Hóspede): extratos de clientes hospedados, extratos de grupos e contas internas;
- Livro-razão de Contas a Receber (C/R): saldos de cobrança direta, agentes de viagem e empresas após a finalização da compra.
O relatório ajuda as propriedades a verificar se toda a atividade financeira do dia foi lançada e balanceada corretamente após o processo de Auditoria Noturna.
O Relatório de Balancete Diário funciona como o relatório de “fechamento” noturno para as operações contábeis do hotel e ajuda as equipes de contabilidade a:
- Validar os saldos de abertura e fechamento.
- Revisar a atividade financeira diária entre os livros-razão.
- Confirmar que as transferências entre livros-razão estão balanceadas corretamente.
- Apoiar conciliações e auditorias.
- Exportar ou comparar saldos com sistemas contábeis externos.
Para acessar o Balanço Diário de Verificação:
- Abra o Menu Principal
;
- Vá para Contabilidade
;
- Clique na guia Balancete Diário.
Permissões e acesso
Por padrão, o acesso está disponível para:
- Titulares da Propriedade
- Usuários da Organização
- Administradores da Organização
Outros papéis de usuário podem receber acesso por meio das configurações de permissão do usuário (Permissões dos papéis de usuário). Confira Permissões dos papéis de usuário para saber mais.
Informações importantes sobre a inicialização
Antes de usar o Balancete Diário pela primeira vez, a propriedade deve completar um processo de inicialização único.
A inicialização define os saldos iniciais de todos os livros contábeis para que o relatório possa refletir com precisão a real situação financeira da propriedade.
- A inicialização é obrigatória antes que o relatório possa gerar dados.
- O relatório permanece vazio até que a Auditoria Noturna seja executada após a inicialização.
- Os saldos da inicialização não podem ser editados posteriormente.
- Os saldos sugeridos incluem transações lançadas e importadas já presentes no PMS da Cloudbeds.
Como inicializar os livros contábeis:
Defina os saldos iniciais
Ao acessar a guia Balancete Diário pela primeira vez, você será solicitado a revisar e definir os saldos dos livros-razão de Depósito, Atual e Contas a Receber.
O PMS da Cloudbeds irá exibir valores sugeridos que são gerados a partir da atividade financeira lançada e importada existente da propriedade.
Você pode escolher:
- Aceitar os saldos sugeridos.
- Substituir os saldos manualmente.
- Combinar os saldos com um sistema contábil externo.
- Definir os saldos como zero, se preferir.
A configuração escolhida depende dos fluxos de trabalho contábeis e de conciliação da propriedade.
Confirme a inicialização
Após a conclusão da inicialização:
- Os livros contábeis são ativados
- O sistema aguarda o próximo ciclo da Auditoria Noturna
- O primeiro Balancete Diário fica disponível após a conclusão bem-sucedida da Auditoria Noturna
A página de Balancete Diário está dividida em duas guias do livro-razão (Atual e Saldos) e seções contábeis que ajudam as propriedades a avaliar a atividade financeira diária e reconciliar os saldos.
O livro-razão Atual foca no detalhe das transações e na atividade operacional, enquanto a guia Saldos do Livro-razão resume os totais financeiros e os resultados da Conciliação em todos os livros-razão, sem focar no detalhe das transações. Portanto, operacionalmente:
- A guia do Livro-razão Atual = atividade detalhada
- A guia de Saldos do Livro-razão = resumo da Conciliação
O Livro-razão Atual contém atividade lançada de clientes hospedados para extratos de hóspedes, extratos de grupos e contas internas.
Este guia foca nos detalhes das transações que compõem a atividade contábil operacional diária da propriedade.
Inclui:
- Detalhes resumidos de:
- Resumo do saldo inicial e final do Livro-razão Atual
- Saldo inicial do Livro-razão Atual
- Total das transações
- Transferências de depósitos recebidas no Livro-razão Atual
- Transferências de contas a receber movidas para fora do Livro-razão Atual
- Saldo final do Livro-razão Atual
- Detalhamento de cobranças: Exibe cobranças e ajustes lançados de clientes hospedados, incluindo:
- Tarifas e receita de hospedagem
- Cobranças por não comparecimento
- Itens e serviços
- Itens adicionais
- Itens personalizados do PDV
- Cancelamentos
- Taxas e ajustes de taxas
- Impostos e ajustes de impostos
- Atividade de pagamentos: Exibe pagamentos e reembolsos divididos por forma de pagamento, como:
- Dinheiro
- Transferência bancária
- Cartão de crédito
- Total de todas as transações: Exibe a atividade total lançada no Livro-razão Atual para o dia útil selecionado.
Guia de Saldo do Livro-Razão
A guia Saldo do Livro-Razão oferece uma visão geral de alto nível da reconciliação de todos os livros contábeis para o dia comercial selecionado.
Em vez de mostrar categorias detalhadas de transações, esta seção foca no movimento financeiro e na progressão do saldo de cada livro-razão. A visualização do Saldo do Livro-Razão ajuda as equipes contábeis a verificar se todos os livros estão reconciliados corretamente após a conclusão da Auditoria Noturna, sendo usada principalmente para finalidades de reconciliação e auditoria.
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Para cada livro-razão, o relatório exibe:
Saldo Inicial
Atividade Líquida
Transferências de Entrada e Saída
Saldo Final
A seção consolida o movimento financeiro para:
- Livro-Razão de Depósitos
- Livro-Razão Atual
- Livro-Razão de Contas a Receber
Isso permite validar rapidamente se o fluxo contábil está equilibrado corretamente em toda a propriedade.
Após o Auditoria noturna ser concluída, o PMS da Cloudbeds gera um panorama do Balancete Diário para aquele dia útil.
O relatório verifica a seguinte equação contábil: Saldo Inicial + Atividade Diária = Saldo Final
Também confirma que as transferências entre livros-razão resultam em zero líquido.
Por exemplo:
- As transferências de depósitos que saem do Livro-razão de Depósitos devem aparecer no Livro-razão Corrente
- As transferências do Livro-razão Corrente para Contas a Receber devem aparecer no Livro-razão de Contas a Receber
Esse processo de reconciliação ajuda a identificar discrepâncias de lançamentos antes que os períodos contábeis sejam finalizados.
O relatório fornece um panorama contábil consolidado que as propriedades podem usar para:
- Conciliação diária
- Avaliações contábeis
- Auditorias financeiras
- Relatórios de fim de mês
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Comparação com plataformas contábeis externas, como:
- NetSuite
- QuickBooks
- SAP
- Sage Intacct
Se os usuários modificarem transações históricas após a Auditoria Noturna, o Balancete Diário registra essas alterações na data em que a modificação ocorre. Exemplos incluem:
- Adicionar transações a reservas passadas
- Anular lançamentos históricos
- Atualizar extratos de grupo
- Ajustar contas internas
O relatório reflete o impacto dessas alterações na atividade do dia útil atual. A reconciliação adicional pode exigir:
- Relatórios de informações
- Relatórios financeiros exportados
- Análise externa em planilhas
Práticas recomendadas
Reconcile o relatório diariamente
Faça a avaliação do Saldo Diário de Teste após cada ciclo da Auditoria noturna para identificar discrepâncias cedo.
Alinhe os saldos com sistemas contábeis externos
Se usar software contábil externo, inicialize os saldos para coincidir com os registros contábeis externos sempre que possível.
Restrinja as permissões contábeis
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Conceda acesso somente aos usuários responsáveis por:
- Contabilidade
- Auditoria
- Reconciliação financeira
- Gestão de receitas
Monitore os ajustes históricos
Revise regularmente modificações retroativas e atividades incomuns de lançamentos para manter a precisão da reconciliação.
Perguntas frequentes
O recurso faz parte de um lançamento limitado e pode ser ativado mediante solicitação.
Não. O Balancete Diário está disponível atualmente sem custo adicional.
Não. O relatório é gerado após a conclusão da Auditoria noturna.
O relatório fica disponível somente após o próximo ciclo bem-sucedido da Auditoria noturna.
Atualmente, não. A inicialização foi projetada como um processo de configuração única.
O Balancete Diário registra as alterações no dia em que a modificação ocorre.
Pode ser necessária uma reconciliação adicional para identificar o impacto histórico original.
Sim. O Balancete Diário ajuda as equipes contábeis a validar a atividade financeira diária e reconciliar saldos para fins de auditoria.
Comentários
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