Como criar, editar, ativar ou desativar modelos de e-mail customizados

Modelos de e-mails customizados podem ser criados e customizados pela propriedade para serem enviados posteriormente no PMS da Cloudbeds. O tutorial explica como criar um modelo de e-mail customizado.

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Como criar um modelo de e-mail customizado

Passo 1 - Acesse os e-mails
  1. No seu menu da conta, acesse a página de Configurações e clique na seção de E-mail.
  2. Acesse a aba Modelos
  3. Clique em +Criar modelo
Passo 2 - Preencha os detalhes do e-mail
  1. Nome do modelo - Especifique o nome do modelo. Isso é usado para você definir qual a finalidade do e-mail. Não ficará visível ao público.
  2. Modelos com um idioma específico - Ativar a funcionalidade de preenchimento automático para todos os idiomas substituirá todos os idiomas do modelo com a versão abaixo.

A opção de preenchimento automático preencherá todos os idiomas com o texto que você adicionou ao seu modelo de idioma padrão do sistema. Por exemplo: se você usa o PMS da Cloudbeds em inglês, todos os modelos serão substituídos pela versão inglês; se você usa o sistema em português, todos os modelos serão substituídos pelo texto em português, etc.

  1. Enviar de - Um endereço de e-mail que o hóspede verá como o endereço de e-mail de quem está enviando. Alguns domínios de e-mail (como o Yahoo) não permitem que a Cloudbeds envie e-mails utilizando esse endereço, sugerimos que você primeiro realize um teste.
  2. Responder a - Um endereço de e-mail onde a resposta do hóspede será enviada caso o hóspede escolha responder.
  3. CC e BCC  - Lista de todos os endereços de e-mail aos quais você deseja enviar cópias (CC/BCC). Separe os e-mails usando vírgula. O limite máximo são 5 endereços de e-mail.

Não insira vírgulas nos campos Enviar de e Responder a, pois isso causa um erro no envio do e-mail pelo sistema.

  1. Tipo de e-mail (apenas para propriedades com GDPR habilitado): Se o GDPR estiver habilitado, todos os modelos de e-mail terão um botão para especificar se o e-mail está relacionado a marketing. Todos os modelos marcados como e-mails de marketing serão enviados apenas aos hóspedes que optaram receber esse tipo de mensagem. Os e-mails não relacionados a marketing serão enviados a todos os hóspedes com os quais você possui relações.
  • Todos os modelos de e-mail padrão no PMS da Cloudbeds já estão com o endereço de e-mail preenchido como admin@cloudbeds.com. Esse endereço é apenas para referência. Ele não representa um e-mail real, ou seja, os e-mails enviados a admin@cloudbeds.com ou info@cloudbeds.com não chegarão ao suporte. Para entrar em contato com a nossa equipe de suporte, clique aqui.
  • É necessário editar esses endereços de e-mail com os endereços do seu departamento de Recepção ou com um e-mail considerado pela gerência do hotel.
DEMO - Beach Life Testing - Modelos de Emails - Google Chrome
Passo 3 - Preencha os detalhes do corpo da mensagem
  1. Assunto - O texto aparecerá como assunto do e-mail. Para adicionar conteúdo dinâmico, como o nome do hóspede ou número de telefone, utilize o Código de Atalho Tag abaixo.
  2. Anexos - Faça o upload dos anexos que você gostaria de enviar.
  3. Modelo de Alinhamento - clique em Alterar e você poderá (12) escolher estilos pré-definidos de design ou criar um design HTML.
  4. Digite e customize seu texto
  5. Salve as alterações

Código de atalho é uma seção entre chaves (por exemplo: [hotel name]), atalhos preenchidos de forma dinâmica.

Por exemplo::

  • Vamos supor que você deseja exibir o nome da sua empresa em um modelo de e-mail, você pode escrevê-lo cada vez que desejar exibi-lo ou você pode usar o código de atalho [hotel name].
  • Quando seu hóspede ler o e-mail, o nome completo do seu hotel aparecerá sempre que você usar esse código. Também temos códigos de atalho que adicionam números de confirmação, números de cancelamento e outros automaticamente.
  • Recomendamos não alterar os códigos de atalho padrão.
  • O código de atalho [table], que preenche as tarifas da reserva de forma automática não funcionam para os modelos de e-mail customizados.
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Saiba mais sobre modelos de e-mails.

Outras opções de modelos de e-mail

Editar, ativar/desativar ou excluir modelos de e-mail customizados

No modelo de e-mail é possível:

  1. Ativar/desativar o modelo de e-mail, clicando no botão verde
  2. Editar/excluir um modelo de e-mail existente, clicando no ícone de engrenagem
Adicione imagens e iten clicáveis
1. Hospede a sua imagem online

Atualmente, diferentes provedores de serviços de e-mail suportam diferentes tipos de imagens. Portanto, precisamos ter certeza de que o método usado funciona adequadamente para todos eles (Hotmal, Gmail, etc.) ao enviar imagens aos hóspedes por e-mail. Sugerimos usar a opção de URL de imagem, ao invés de selecionar arquivos do seu computador, pois a imagem incorporada funcionará apenas com os seguintes provedores de serviço de e-mail:

  • iOS Mail
  • Outlook 2003
  • Apple Mail
  • Android default

Use o site de hospedagem de imagens de sua preferência e certifique-se de que o formato da imagem é compatível com todos os provedores de serviços de e-mail.

Importante:

  • O Gmail não aceita imagens regulares incorporadas e as exibirá incorretamente.
  • Imagens incorporadas não funcionam no:
    • Outlook 2007+
    • Hotmail (Outlook.com)
    • Yahoo! Mail
    • Gmail
2. Adicione a imagem ao modelo de e-mail
  1. Siga as instruções para editar seu modelo de e-mail para escolher o local no texto e coloque o seu cursor onde deseja inserir a imagem
  2. Clique no ícone da imagem dentro do modelo de e-mail
  3. No campo da URL, cole o link da imagem

Apenas o link da origem da imagem em http://link da imagem (depois do <img src=) deverá ser mantido. Depois que você colar o link, apague o resto da URL, conforme mostramos abaixo

Exemplo:

  • Link original (exemplo): <a href="https://ibb.co/KsQWrTc"><img src="https://i.ibb.co/ZgwxMqR/Beach.jpg" alt="Beach" border="0"></a>
  • Parte do link que será mantida: https://i.ibb.co/ZgwxMqR/Beach.jpg
  1. Clique em inserir imagem quando terminar
  2. Salve as alterações
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3. Adicione ícones de redes sociais
  • Antes de começar, siga as instruções para hospedar uma imagem online e faça o upload da imagem do ícone da rede social de sua preferência (Instagram, Facebook, etc.).
  • Certifique-se de selecionar o link HTML completo ao copiar a URL da imagem de origem do seu site de hospedagem de imagens.
  1. No seu PMS da Cloudbeds, edite o modelo de e-mail que preferir e clique em code view (visualização em código). Escolha o local no texto e coloque o cursor onde o ícone da rede social deverá ser inserido.
  2. Adicione o link do seu perfil da rede social e cole o link da imagem após a seção img src (destacado em roxo abaixo)
  3. Clique em Salvar
  4. O ícone da rede social ficará clicável e os seus hóspedes poderão acessar seu perfil ao clicar na imagem.

Lembre-se de substituir o link de exemplo da rede social (https://instagram.com) no exemplo abaixo pelo link do perfil da rede social da sua empresa (por exemplo: https://instagram.com/yourhotelprofile)

Solução de problemas com modelos de e-mail

Erro - Subject: This field is required (Assunto: esse campo é obrigatório)
  • Motivo: esse erro ocorre quando o campo de assunto não foi preenchido no idioma padrão da propriedade.
  • Solução: preencha o assunto no idioma padrão correspondente. Por exemplo: se o idioma padrão da sua propriedade for o inglês, o modelo em espanhol também precisará de um assunto para a versão em inglês.
  • Visualização do erro:
Erro - We detected that you probably use MS Word to generate an HTML email (Detectamos que você provavelmente usa MS Word para gerar um e-mail HTML)
  • Motivo: Esse erro ocorre quando o sistema detecta que o MS Word foi usado para criar o e-mail, já que isso pode causar incompatibilidade e mostrar símbolos ao invés do texto esperado.
  • Solução: Siga as instruções abaixo:
    • Encontre o modelo desejado e clique em Editar
    • Role a tela até a caixa de texto
    • Selecione todo o texto e corte-o
    • Cole-o na mesma área de caixa de texto
    • Salve as alterações
  • Visualização do erro:
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