E-mails - Perguntas frequentes e solução de problemas

Este tutorial inclui as dúvidas mais frequentes com a solução de problemas relacionados à seção de e-mail no PMS da Cloudbeds.

Perguntas frequentes

O que acontece se as condições da programação de envio não forem cumpridas?

Exemplo 1

  • Eu crio uma programação para que o "e-mail de boas-vindas" seja enviado 2 dias antes do check-in.
  • Hoje é dia 15 de Fevereiro, uma nova reserva entrou com check-in para o dia 16 de fevereiro.

Como funcionará?

  • O e-mail de boas-vindas não será enviado para essa reserva, pois 2 dias antes do check-in para essa reserva seria no dia 14 de Fevereiro, ou seja, no passado. O sistema não reconhecerá essa reserva como aplicável para receber a programação desse e-mail.
  • Se uma reserva com data de check para o dia 18 de fevereiro - o e-mail será programado, já que dois dias antes do check-in será dia 16 de fevereiro que é uma data futura.

Exemplo 2

  • Eu crio uma programação para que um e-mail seja enviado 0 dias após o check-out às 12:00 pm.
  • Meu hóspede fará o check-out hoje

Como funcionará?

  • Se eu fizer o check-out do hóspede às 12:05 PM - o e-mail não será programado, pois o horário requisito da programação já passou.
  • Se eu fizer o check-out do hóspede às 11:50 AM - o e-mail será programado, pois ainda está dentro da janela do requisito.
O que acontece com os e-mails programados se eu alterar o meu fuso horário?
  • O horário escolhido para o e-mail será o mesmo.
  • Por exemplo: o e-mail foi progrado para ser enviado às 4 PM (GMT 00:00). Depois o fuso horário, foi alterado para GMT +01:00, o e-mail seguirá programado para ser enviado às 4 PM, mas agora no horário GMT +01:00.
Não consigo encontrar o e-mail na aba "E-mails enviados", ele está programado?

Com base na origem e status da reserva, há determinados critérios que o sistema usa para exibir o e-mail programado na aba E-mails enviados. Veja abaixo mais detalalhes:

  • Verifique se as reservas relacionadas estão de acordo com os seguintes requisitos:
    • O status da reserva mudou (cancelada, no show, check-in feito, check-out feito, confirmada, pendente de confirmação)
    • Outro motivo (com base na data da reserva, data de check-in/check-out)
  • Se depois de se certificar que os critérios acima estão corretos e o problema persistir, entre em contato com a nossa equipe de suporte para obter ajuda.

O e-mail de check-in feito aparecerá na aba de e-mails enviados na página de detalhes da reserva quando o status atual da reserva for hospedado.

Como o PMS da Cloudbeds determina o idioma do e-mail de confirmação do hóspede?

O PMS da Cloudbeds envia um e-mail de confirmação ao seu hóspede quando a reserva é criada manualmente no PMS ou através do motor de reservas. O seu hóspede receberá um e-mail de confirmação de reserva confirmada ou confirmação pendente, dependendo do tipo de confirmação nas suas políticas.

  • Reserva feita através do Motor de Reservas: Quando o seu hóspede faz a reserva de uma acomodação no Motor de Reservas, ele pode selecionar o idioma da plataforma no canto superior direito da tela. Isso determina o idioma do e-mail de confirmação.
  • Reserva feita no PMS da Cloudbeds: Quando uma reserva é criada manualmente, o idioma do e-mail de confirmação é determinado pelo país que foi inserido nos Detalhes do Hóspede.

Para reservas realizadas através de uma OTA (agência de viagens online), a OTA é responsável por enviar os e-mails de confirmação. Para mais informações sobre a seleção de idioma, entre em contato diretamente com a OTA.

Solução de problemas de e-mails/notificações

Problema: O meu hóspede não está recebendo os e-mails enviados do PMS da Cloudbeds

O possível motivo do erro no envio dependerá do tipo de e-mail:

Tipo de e-mail Possível motivo do e-mail não ter sido enviado

Reserva confirmada

Esse e-mail é enviado automaticamente apenas para reservas diretas, mas não para reservas feitas via OTA

  • O e-mail de Reserva Confirmada pode ser enviado automaticamente apenas para reservas diretas (criadas no PMS da Cloudbeds e no motor de reservas da Cloudbeds) se configurado corretamente.
  • Esse e-mail não será enviado automaticamente ao hóspede se a reserva foi feita através de uma OTA (Agência de Viagens Online). A OTA é responsável por enviar e-mails de confirmação. Você ainda pode usar a funcionalidade de Compor Mensagem para enviar a Reserva Confirmada aos seus hóspedes, se necessário.

Esse e-mail é enviado ao mudar o status da reserva para Confirmado clicando em "Confirmar e enviar e-mail ao hóspede"

  • Ao mudar o status da reserva para Confirmado no PMS da Cloudbeds, foi selecionada a opção Confirmar, ao invés da opção Confirmar e enviar e-mail ao hóspede. Portanto, o e-mail de Reserva Confirmada não foi enviado ao hóspede.

A opção "Enviar ao hóspede um e-mail automático de confirmação de reserva" nas configurações do motor de reservas não está ativa

  • O e-mail será enviado apenas se essa opção estiver ativa nas configurações do motor de reservas.

Reserva cancelada

Esse e-mail será enviado apenas se a opção "Cancelar e enviar e-mail ao hóspede" ou "Cancelar e enviar e-mail ao hóspede (sem as tarifas)" for selecionada

  • Caso você tenha selecionado Confirmar Cancelamento, ao invés de Cancelar e enviar e-mail ao hóspede ou Cancelar e enviar e-mail ao hóspede (sem as tarifas), o e-mail de cancelamento não será enviado ao hóspede.

O e-mail não será enviado automaticamente se o hóspede cancelar a reserva através da OTA.

  • Se a reserva foi feita via uma OTA (Agência de Viagens Online) e foi cancelada através da mesma, a OTA é responsável pelo envio do e-mail de cancelamento ao hóspede.
  • Observação importante: Cancelar a reserva realizada em uma OTA dentro do PMS da Cloudbeds é possível apenas com algumas OTAs. Para outras a reserva precisa ser cancelada na OTA. Para mais informações: Como cancelar/alterar reservas realizadas em OTAs
Problema: Eu (usuário) não estou recebendo as notificações do sistema do PMS da Cloudbeds
Problema Solução ou possível motivo
1. O seu endereço de e-mail não está incluído na lista de destinatários da notificação

Apenas usuários ou endereços de e-mail adicionados na lista de destinatários receberão a notificação. Todas as notificações têm sua própria lista na página de Preferências de Notificação do Sistema.

Verifique se você foi adicionado à lista e certifique-se de que o seu endereço de e-mail está correto: Preferências de Notificação do Sistema. Notificações de Reserva.

2. O PMS da Cloudbeds apenas envia notificações para reservas diretas e reservas feitas através de determinadas OTAs (Agências de Viagens Online) A Cloudbeds apenas envia notificações de reserva para você em nome do: 
  • Expedia
  • Booking.com
  • Hotelbeds
  • TripAdvisor
  • Reconline
  • Agoda
  • BestDay. 
Para outras OTAs, a mesma é responsável por notificar você com relação a novas reservas.
3. Os e-mails da Cloudbeds foram marcados como "spam" anteriormente

 

Pode acontecer também de você já ter marcado as mensagens da Cloudbeds como spam anteriormente e o nosso sistema de e-mail lembrou disso, evitando com que as notificações sejam enviadas.

Para verificar se isso aconteceu, entre em contato com a nossa Equipe de Suporte.

4. O e-mail foi movido, excluído ou arquivado acidentalmente

 

Peça ao hóspede para verificar a caixa de spam e de lixo eletrônico ou para procurar nos e-mails arquivados.

5. O filtro do e-mail move a mensagem automaticamente para a lixeira

Às vezes, o e-mail pode ter um filtro que move as mensagens recebidas automaticamente, peça ao hóspede para verificar todas as pastas, incluindo a lixeira.

6. A caixa de entrada do e-mail pode estar cheia e os e-mails estão voltando

 

É necessário ter espaço suficiente para receber e-mails.

Outros problemas e suas soluções
Problema Solução ou possível motivo

1. O e-mail do hóspede está faltando ou está incorreto

O endereço de e-mail do hóspede não está no sistema. Portanto, nenhuma comunicação com o hóspede via e-mail poderá ser enviada. Certifique-se de que o endereço de e-mail foi adicionado e está correto na aba Hóspede(s) dentro da reserva.

2. Você está usando um domínio de e-mail como o @yahoo.com ou @aol.com, que não permite que a Cloudbeds envie e-mails em seu nome

Alguns provedores de e-mail não permitem que sistemas externos enviem e-mails em seu nome. Se o endereço de e-mail fornecido no campo Enviar de for @yahoo.com ou @aol.com, há uma possibilidade de que o e-mail não seja enviado ao seu hóspede.

Em alguns casos, você poderá ver o endereço de e-mail admin@cloudbeds.com no campo Enviar de. Isso é para que o sistema possa continuar enviando e-mails aos seus hóspedes.

3. A sua propriedade está usando um endereço de e-mail corporativo, mas você não autorizou a Cloudbeds como remetente para o domínio da sua propriedade através do Sender Policy Framework (SPF) A sua propriedade está usando um endereço de e-mail corporativo para enviar os e-mails do sistema, mas você não autorizou a Cloudbeds como remetente para o domínio da sua propriedade através do Sender Policy Framework (SPF). Saiba mais nesse tutorial.

4. Tem uma vírgula (,) nos campos "enviar através do nome" e "responder para o nome" no modelo do e-mail

Ao editar os modelos de e-mail, você incluiu uma vírgula (,) nos campos Enviar através do nome e Responder para o nome, causando um erro no envio dos e-mails. Veja o tutorial: Como criar um modelo de e-mail customizado

5.  Tem uma vírgula inserida no Nome da Propriedade na seção de Dados da Propriedade

Erros podem ocorrer ao enviar e-mails se houver uma vírgula no Nome da Propriedade na seção de Dados da Propriedade. Certifique-se de que não há vírgula no nome da propriedade, leia essa seção para saber mais informações.

6. O e-mail foi movido, removido ou arquivado por acidente

Peça ao hóspede para verificar a caixa de spam e de lixo eletrônico ou para procurar nos e-mails arquivados.

7. O filtro do e-mail move a mensagem automaticamente para a lixeira Às vezes, o e-mail pode ter um filtro que move as mensagens recebidas automaticamente, peça ao hóspede para verificar todas as pastas, incluindo a lixeira.

8. A caixa de entrada do e-mail pode estar cheia e os e-mails estão voltando

É necessário ter espaço suficiente para receber e-mails.

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