Recibos e Alocação de Pagamentos - Um guia

Visão geral

Um recibo é a prova oficial de que um pagamento foi realizado. Embora sejam um componente central dos fluxos de trabalho de emissão fiscal (integrados com parceiros como Fiskaly, Fiskaltrust ou Invopop), estão disponíveis para todos os usuários da Cloudbeds, independentemente dos requisitos governamentais.

Recibo vs. fatura: qual é a diferença?

É comum usar esses termos de forma intercambiável, mas eles desempenham dois papéis distintos na sua contabilidade:

Disponibilidade dos tipos de recibo por país

Embora a funcionalidade padrão de recibo esteja disponível globalmente, certos tipos de documentos especializados são restritos a regiões específicas para cumprir as regulamentações fiscais locais. Consulte a tabela abaixo para ver quais tipos de documentos estão disponíveis no seu país:

Tipos de recibo

Existem duas formas de categorizar um recibo na Cloudbeds, dependendo de como o pagamento é tratado:

1. Recibo simples: Um recibo simples é gerado quando um pagamento é registrado, mas não está associado a nenhuma transação específica do extrato (como uma cobrança de quarto ou um imposto). Ele confirma que o dinheiro foi recebido, mas não "fecha" um item específico.
2. Recibo alocado: Um recibo alocado é gerado quando um pagamento é vinculado a transações específicas do extrato.
   - Detalhe: Mostra exatamente pelo que o hóspede pagou (p.ex., "Receita de Hospedagem - segunda-feira à noite").
   - Prevenção: Uma vez que uma transação é alocada a um recibo, ela não pode ser vinculada a outro, evitando cobranças duplicadas acidentais.
   

Configurando a alocação de pagamentos

Para usar recibos alocados, você deve primeiro ativar o recurso nas suas configurações.

1. Navegue até: Conta->Sistema-> Preferências;
2. Localize o seletor para Permitir Alocação de Pagamento e altere para Ativado;
   Opcional: Ative Permitir Alocação para Transações Pendentes se precisar associar depósitos a cobranças futuras (como tarifas por noite para uma estadia que ainda não ocorreu);

3. Clique em Salvar.
   

   Quando essa configuração está desativada, os usuários só poderão criar recibos simples. Quando está ativada, os usuários verão opções para associar um pagamento a transações do extrato ou a uma fatura específica.

Permitindo alocação para transações pendentes

1. Após ativar a alocação de pagamento, uma segunda opção fica disponível: Permitir Alocação para Transações Pendentes;
   
2. Transações pendentes são cobranças programadas, mas ainda não lançadas - por exemplo, tarifas futuras por noite. Ativar essa opção é útil para propriedades que precisam receber um depósito antes da chegada do hóspede e associá-lo antecipadamente a uma receita específica de hospedagem.

Como gerar um recibo

Você tem três formas principais de criar um recibo, dependendo do seu fluxo de trabalho:

Opção A: Recibo simples (sem alocação)

1. Acesse o extrato da reserva e clique em Adicionar pagamento;
2. Quando solicitado, escolha "Não selecionar cobranças";
3. Após adicionar o pagamento, clique no ícone de engrenagem ao lado e selecione Gerar recibo.
   

Opção B: Recibo alocado (direto)

1. Clique em Adicionar pagamento no extrato;
2. Quando solicitado, selecione Por extrato ou Por fatura;
3. Verifique as transações específicas que este pagamento cobre. O valor do pagamento será preenchido automaticamente;
4. Conclua o pagamento. O recibo alocado é gerado automaticamente e adicionado à guia Documentos.
   

Opção C: Alocar após o fato

1. Se você já recebeu um pagamento como "Recibo simples", clique no ícone de engrenagem ao lado desse pagamento;
2. Selecione Alocar pagamento;
3. Selecione as cobranças que deseja vincular;
4. Confirme, e o recibo será atualizado automaticamente para o status Alocado.

Gerenciando o ciclo de vida do recibo

Anulando um recibo

Se você cometer um erro ou precisar alterar quais cobranças um pagamento cobre:

1. Encontre o recibo na seção Documentos ou pelo ícone de engrenagem do pagamento;
2. Selecione Anular.

❗Observação: Isso não exclui o pagamento. Apenas "desvincula" as cobranças e cancela esse documento específico para que você possa recomeçar.

Perguntas frequentes

Preciso de uma fatura antes de gerar um recibo?

Não. Recibos exigem apenas um pagamento registrado. Eles podem existir totalmente independentes das faturas.

Uma transação pode ser incluída em mais de um recibo?

Não. Isso evita a dupla cobrança de receita. No entanto, você pode alocar partes de uma transação (p.ex., pagar metade de um pernoite), deixando o restante disponível para um recibo futuro.

O que acontece com o dinheiro se eu anular um recibo?

Nada. O pagamento permanece no extrato. Apenas o documento de "comprovante de pagamento" é cancelado.

Como vejo o que ainda precisa ser pago?

Quando você usa o método de alocação "Por Extrato", a plataforma da Cloudbeds mostrará apenas as transações que ainda não foram alocadas a um recibo. Se não estiver na lista, já foi coberto!