Como gerenciar as Listas de Hóspedes

Visão Geral 

A ferramenta de Lista de Hóspedes no módulo Grupos e Eventos permite que você designe nomes de hóspedes para bloqueios de alocação específicos de forma eficiente. Em vez de inserir manualmente cada reserva, você pode importar os dados dos hóspedes em bloco, validar as informações para garantir a precisão antes da criação e até delegar a entrada de dados para coordenadores externos de grupos por meio de um link seguro. Isso garante que seus bloqueios de quartos sejam preenchidos corretamente, reduzindo a carga administrativa da sua equipe de recepção.

Índice

• Criação de um Modelo de Lista de Hóspedes
• Criação de uma Nova Lista de Hóspedes
• Formas de Adicionar Informações dos Hóspedes
  • Entrada Manual
  • Upload de Arquivo (Excel)
  • Link público da Lista de Hóspedes (Entrada Delegada)
• Validação e Envio da Lista de Hóspedes
• Limitações
• Perguntas Frequentes

Para começar a usar as listas de hóspedes:

1. Vá para o Menu Principal ;
2. Clique em Grupos e Eventos ;
3. Clique na guia Lista de Hóspedes no topo do hub
4. Selecione as listas de hóspedes importadas para ver as listas existentes ou Modelos para gerenciar seus formatos de importação.

Criação de um Modelo de Lista de Hóspedes 

1. Na seção Lista de Hóspedes, clique na guia Modelos;
2. Selecione + Modelo;

3. Insira um Nome do Modelo e uma Descrição;
4. Configure as Colunas: Arraste os campos de Colunas disponíveis para Colunas selecionadas;
5. Use o seletor de Obrigatório para qualquer campo que precise ser preenchido antes que a lista possa ser enviada;
6. Clique em Salvar.

Criação de uma Nova Lista de Hóspedes

A plataforma da Cloudbeds oferece três pontos de entrada flexíveis para iniciar uma lista de hóspedes, permitindo que você escolha o fluxo de trabalho que melhor se adapta à sua tarefa atual. Seja gerenciando um bloqueio de eventos específico ou auditando várias chegadas de grupos ao mesmo tempo, você pode acessar a ferramenta pelos seguintes métodos:

1. A partir de um Bloqueio de Alocação (Recomendado)

Este é o método mais eficiente, pois anexa automaticamente a lista ao inventário específico desse bloqueio.

1. Abra seu Evento > guia de Bloqueios > Selecione um bloqueio específico > Navegue até o subguia Lista de Hóspedes dentro dos Detalhes do Bloqueio;

2. Selecione o Modelo que deseja usar no menu;
3. (Opcional) Configure as opções do Link Público se quiser delegar o acesso a um coordenador;
4. Clique em Continuar.

 Próximos Passos: Depois de iniciar a lista, você será redirecionado para a interface de gerenciamento. Siga para a seção de Formas de Adicionar Informações do Hóspede abaixo para aprender como preencher os dados dos hóspedes usando entrada manual, upload em bloco ou link público para coordenação externa.

2. A partir da Visão Global

Este método é ideal para gerentes que querem ver todas as tarefas ativas da lista de hóspedes em diferentes eventos em um só lugar.

Vá para a navegação principal da Lista de Hóspedes na central de Grupos e Eventos e clique em + Lista de Hóspedes.

 Próximos Passos: Depois de iniciar a lista, você será redirecionado para a interface de gerenciamento. Siga para a seção de Formas de Adicionar Informações do Hóspede abaixo para aprender como preencher os dados dos hóspedes usando entrada manual, upload em bloco ou link público para coordenação externa.

3. Pela guia de Reservas

Abra seu Evento > a guia de Reservas > clique em + Lista de Hóspedes.

 Se você iniciar o processo pelo guia Reservas, consulte nosso guia com instruções passo a passo específicas sobre o fluxo de importação rápida: Como importar uma Lista de Hóspedes.

Formas de adicionar informações dos hóspedes

Depois de iniciar uma nova lista de hóspedes a partir de um Bloqueio de Alocação ou da Visão Global, você pode escolher o método que melhor se adapta ao tamanho e estilo de organização do seu grupo:

1. Entrada Manual

Digite diretamente os detalhes dos hóspedes na grade interativa. Esse método é a melhor opção para grupos pequenos ou acréscimos de última hora, quando é mais rápido digitar diretamente no sistema do que gerenciar uma planilha separada. Ele fornece uma resposta visual imediata conforme você preenche cada campo obrigatório.

• Suporte a Múltiplos Hóspedes: Para adicionar hóspedes secundários (Adultos ou Crianças) a um único quarto, clique no ícone de mais (+) ao lado da linha do hóspede principal. Isso garante que todos os hóspedes estejam vinculados a um único registro de reserva, evitando reservas divididas.
• Adicionando Reservas: Clique no botão + Reserva na parte inferior da grade para adicionar novas linhas em branco. Isso permite que você aumente a lista manualmente conforme recebe informações do líder do grupo.

2. Upload de Arquivo (Excel)

Importar um arquivo é a escolha mais eficiente para grandes eventos, como conferências corporativas ou grandes casamentos. Isso permite organizar os dados em um formato de planilha familiar off-line antes de realizar um upload em bloco.

• Revisar Disponibilidade do Bloqueio de Alocação: Use o menu Visualizar detalhes do bloqueio de alocação ao lado do botão de download. Isso permite que você confira os tipos de acomodação, contagem de inventário e intervalos de datas designados para o bloqueio, garantindo que seu arquivo corresponda ao seu espaço disponível.
• Clique em Baixar Modelo para gerar um arquivo personalizado .xlsx que inclui as colunas específicas do seu modelo.
• Clique em Enviar e selecione seu arquivo. O sistema iniciará imediatamente a Validação Completa do Arquivo, destacando quaisquer erros em vermelho para que você possa corrigir.

Depois que seus dados estiverem preenchidos — seja manualmente ou via upload — o sistema oferece flexibilidade para gerenciar seu progresso. Tanto a equipe interna quanto os coordenadores externos visualizam a mesma 'fonte única da verdade'.

• Salvar como Rascunho: Escolha esta opção se você ainda estiver aguardando informações dos hóspedes ou precisar revisar os dados depois. Seu progresso será salvo e permanecerá editável.
• Enviar: Use esta opção quando a lista estiver finalizada. Clicar em Enviar bloqueia a lista para futuras edições e aciona a criação de reservas individuais no PMS da Cloudbeds.

3. Link Público da Lista de Hóspedes

O Link Público é um divisor de águas para a colaboração. Em vez de atuar como intermediário dos dados dos hóspedes, você fornece um link seguro para seu parceiro externo (p.ex., um organizador de casamentos ou líder de grupo) para que ele possa inserir os detalhes dos hóspedes diretamente. Isso reduz significativamente o trabalho administrativo da recepção, garantindo que o coordenador veja a disponibilidade do inventário em tempo real.

Use o menu Status do Link para gerenciar as seguintes ações:

Ativando o Link

Se você não ativou o link durante a configuração inicial da lista de hóspedes, pode fazer isso a qualquer momento.

1. Clique no menu do Status do Link (inicialmente marcado como Inativo);
2. Selecione Criar Link.

O status será atualizado para Ativo e uma URL segura será gerada para esse bloqueio de alocação específico.

Gerenciando as configurações de aprovação

Controle como as reservas são criadas quando o coordenador envia a lista. No menu Status do Link, selecione Editar configurações de aprovação para escolher entre:

• Fluxo de Trabalho Padrão (Padrão): As reservas são criadas somente após um membro da equipe revisar e aprovar a lista enviada.
• Fluxo de Trabalho Automático: Marque Permitir criar reservas via link sem aprovação para que as reservas sejam geradas no PMS imediatamente após o envio do coordenador.

Compartilhando o Link

Uma vez ativo, você pode compartilhar o portal seguro com seu parceiro:

1. Clique no menu do Status do Link;
2. Selecione Copiar Link;
3. Envie a URL para seu coordenador por e-mail ou mensagem.

Os coordenadores podem acessar este portal e inserir dados em tempo real sem precisar de uma conta de usuário da Cloudbeds.

Controlando o acesso ao portal

Você pode desativar o acesso ao portal de entrada de dados conforme a data do prazo-limite do evento se aproxima:

• Para fechar o portal: Selecione Desativar link no menu de status. O status mudará para Revogado.
• Para conceder acesso novamente: Basta clicar no status e selecionar Criar link para reativar o portal.

Quando o coordenador abrir o link, ele verá quaisquer rascunhos salvos e poderá adicionar novas reservas clicando em + Adicionar reserva e inserindo os detalhes diretamente na grade.

Se a opção de Permitir a criação de reservas via link sem aprovação não estiver ativada, os coordenadores externos ainda poderão preencher a lista de hóspedes, salvar o progresso e clicar em Enviar quando estiverem prontos. Nesta etapa, as reservas ainda não são criadas; a lista de hóspedes é enviada para a propriedade para revisão.

Após o envio, o coordenador verá uma mensagem de confirmação indicando que a lista de hóspedes foi enviada com sucesso e está agora pendente de revisão.

Validação e Envio da Lista de Hóspedes

Após adicionar as informações dos hóspedes, revise, valide e envie a lista de hóspedes.

1. Abra o mesmo Bloqueio de Alocação;

2. Na janela de detalhes do Bloqueio, vá para a guia Lista de Hóspedes;

3. Revise todas as entradas;
   
   Todas as entradas são exibidas em uma única grade onde você ou o coordenador podem continuar editando antes do envio. Se houver erros de validação, o sistema os destaca claramente.

Erros de validaçãoEntradas corrigidas

Dados inválidos ou ausentes são destacados em vermelho, e um banner de Erros de validação aparece no topo.

Após a correção, os erros desaparecem e a lista fica pronta para envio.

4. Escolha como proceder:
   • Salvar como rascunho: Use esta opção se você ainda estiver revisando ou aguardando mais detalhes dos hóspedes. A lista de hóspedes permanece editável.
   • Enviar: Use esta opção quando todas as entradas estiverem completas e válidas. A lista de hóspedes será enviada para processamento.

5. (Apenas se aprovação for necessária) Revise e aprove a lista de hóspedes: Analise todos os detalhes das reservas enviadas e escolha uma das seguintes ações:
   • Rejeitar: Envie a lista de hóspedes de volta para correções.
   • Aprovar e enviar: Confirme as entradas e crie as reservas no PMS.

6. Confirme a criação da reserva:
   
   Após a finalização do envio, o sistema converte automaticamente as entradas da lista de hóspedes em reservas ativas no PMS.

   • Monitore o progresso da importação: Você pode acompanhar o status da criação das reservas navegando até a seção Listas de hóspedes importadas dentro da guia Lista de Hóspedes. Um status de Concluída com sucesso indica que todas as estadias dos hóspedes foram geradas com sucesso.

   

    Precisa auditar sua lista? Para instruções sobre como visualizar, filtrar ou excluir esses registros de importação após a conclusão, consulte nosso guia: Gerenciando Registros da Lista de Hóspedes.

   • Revise as Reservas dentro do Evento: A qualquer momento, você pode retornar à guia de Reservas dentro do painel do seu evento específico.
     • Todas as estadias importadas aparecerão na lista, incluindo todos os detalhes fornecidos dos hóspedes.
     • O sistema automaticamente marca cada reserva com seu Bloqueio de Alocação designado, facilitando o acompanhamento da captação do grupo e do uso do inventário.

   

Limitações

Para ajudar você a planejar seu fluxo de trabalho de forma eficaz, por favor, tenha em mente os seguintes limites operacionais ao usar a Lista de Hóspedes:

• Envios Bloqueados: Uma vez que uma lista de hóspedes é enviada e finalizada, ela se torna um registro permanente e não pode mais ser editada dentro da ferramenta de Lista de Hóspedes. Quaisquer alterações subsequentes nos nomes dos hóspedes, datas ou tipos de acomodação devem ser gerenciadas individualmente através de cada estadia no PMS.
• Relatórios de Desempenho: Relatórios dedicados especificamente para a atividade da Lista de Hóspedes e desempenho de captação não estão disponíveis durante esta fase.

Perguntas Frequentes

Ainda posso usar arquivos no formato CSV para a lista de hóspedes?

Sim. Embora o sistema esteja otimizado para o novo formato .xlsx, que oferece validação em tempo real e agrupamento de múltiplas ocupações, mantemos o suporte para o fluxo existente em .csv para importações mais simples.

Como agrupar hóspedes secundários com o hóspede principal no mesmo quarto via upload em bloco?

No seu modelo em Excel (.xlsx), utilize a coluna Número de Agrupamento de Quartos. Ao atribuir o mesmo número a várias linhas (p.ex., marcar três linhas de hóspedes com o número "1"), o sistema reconhece que eles pertencem ao mesmo quarto e cria uma única reserva de múltipla ocupação em um só passo.

E se eu precisar adicionar mais hóspedes depois de já ter enviado uma lista?

Depois que uma lista é enviada, as reservas criadas permanecem inalteradas. No entanto, se ainda houver inventário disponível no seu bloqueio de alocação, você pode repetir o processo clicando em Iniciar nova lista de hóspedes dentro do mesmo bloqueio. Isso cria uma nova página para novas entradas, mantendo suas importações anteriores seguras.

O "Link Público da Lista de Hóspedes" exige que o coordenador tenha acesso na Cloudbeds?

Não. O link gerado é público. Qualquer parceiro externo ou coordenador pode acessar a interface web segura e validada para inserir dados sem precisar de uma conta de usuário da Cloudbeds.

O que acontece se houver erros no arquivo carregado?

Se o arquivo carregado contiver erros de dados — como formatos de data inválidos, endereços de e-mail incorretos ou datas fora do intervalo do bloqueio — o sistema exibirá um banner de Erros de validação e bloqueará a importação para garantir a integridade dos dados.

Para resolver isso:

1. Clique no ícone de lixeira para remover o arquivo inválido da janela de upload;
2. Corrija as entradas sinalizadas na sua planilha original Excel (.xlsx);
3. Reenvie o arquivo corrigido para preencher a grade da lista de hóspedes.

Depois que os dados forem carregados na grade, você pode fazer uma revisão final antes de salvar como rascunho ou enviar.

Qual é a diferença entre salvar como rascunho e enviar a lista?

Salvar como rascunho mantém as informações editáveis e funciona como uma fonte única de verdade entre você e o coordenador.

Enviar a lista bloqueia as entradas e aciona a criação real da reserva no PMS.

Por que não consigo gerar um Link Público para meu bloqueio de alocação?

Se você vir a mensagem "O Bloqueio de Alocação já começou. Links públicos não podem mais ser gerados," isso significa que as datas da estadia para esse bloqueio já começaram ou passaram. Por segurança e para garantir a precisão do inventário, os links públicos para entrada de dados devem ser gerados e utilizados antes da data de chegada do bloqueio.

A Solução: Se o bloqueio já começou, você não pode mais delegar a tarefa a um parceiro externo via link. No entanto, você ainda pode adicionar informações dos hóspedes internamente usando os métodos de Entrada Manual ou Upload de Arquivo (Excel) diretamente na guia Lista de Hóspedes do bloqueio de alocação.

Como vou saber quando um coordenador enviou a lista de hóspedes?

Quando um parceiro externo envia entradas via Link Público, um banner de notificação amarelo aparecerá no topo da guia Lista de Hóspedes dentro daquele bloqueio de alocação específico, informando: "Lista de hóspedes enviada para revisão."

Enquanto a lista estiver com status Pendente de revisão, as entradas de reserva ficarão acinzentadas e não editáveis para evitar alterações conflitantes.

 O sistema atualmente não envia notificações automáticas por e-mail para esses envios. Recomendamos que os Coordenadores de Grupo monitorem regularmente o Status de Envio e o Status do Link dentro de seus eventos ativos para revisar e finalizar as entradas pendentes.