Cotações no módulo de Grupos e Eventos

Visão Geral

A funcionalidade de Cotações de Grupo dentro do módulo Grupos e Eventos permite que os Gerentes de Vendas deixem de usar planilhas fragmentadas e cadeias de e-mails manuais.

Essa ferramenta centraliza o processo de cotação, permitindo que os usuários gerem cotações profissionais em PDF com a marca diretamente a partir dos bloqueios de alocação existentes e as enviem instantaneamente aos clientes.

Ao oferecer visibilidade em tempo real do ciclo de vida da cotação, essa funcionalidade reduz o esforço manual, minimiza erros de preço e acelera o ciclo de vendas de reservas em grupo.

Índice

• Visão Geral
• Como Criar uma Cotação de Grupo
• Layouts e Personalização da Cotação
• Envio e Gerenciamento de Cotações
• Limitações Importantes
• Perguntas Frequentes

Para começar a usar as cotações:

1. Vá ao Menu Principal ;
2. Clique em Grupos e Eventos ;
3. Clique na guia Cotações no topo da central.

Como criar uma Cotação de Grupo

Existem duas formas de iniciar o processo de criação da cotação:

1. Escolha seu ponto de partida:

   1. Na guia de Cotações Global: Navegue até a guia Cotações na central de Grupos e Eventos e clique em +Cotação. Essa é a melhor opção para ver todas as cotações de diferentes eventos em um só lugar.

      

   2. Evento Específico: Abra um evento específico e clique no botão Criar Cotação no topo da página. Isso vincula automaticamente a cotação a esse evento, poupando um passo no processo.

      

2. Selecione o Evento e os Bloqueios de Alocação: Se você começou pela guia global, pesquise e selecione o Evento relevante. Em seguida, escolha os bloqueios de alocação confirmados que deseja incluir na precificação;
3. Escolha um Layout: Na seção de Detalhamento de preço, selecione entre duas opções de exibição para o seu PDF:
   • Visualização em lista: Um detalhamento completo, data a data, de quartos, unidades e tarifas.
   • Visualização em grade: Uma tabela resumida mostrando tipos de acomodação, quantidades e preços por pernoite.
4. Adicione Termos Personalizados: Use a seção de Informações Adicionais para inserir manualmente detalhes específicos, como termos de pagamento (p.ex., exigências de depósito), políticas de cancelamento e termos e condições;
5. Pré-visualização: Clique em Pré-visualizar cotação para revisar o documento com a marca, incluindo o logotipo da sua propriedade e os dados de contato;

6. Finalização: Na tela de pré-visualização, você pode:
   • Salvar como rascunho: Para armazenar a cotação no sistema sem enviá-la.
   • Baixar PDF: Para salvar uma cópia da cotação no seu dispositivo local.
   • Enviar por e-mail: Para abrir o modal de e-mail, personalizar sua mensagem e enviar a cotação diretamente ao cliente.

Layouts e Personalização da Cotação

Ao criar uma cotação, você pode escolher entre dois layouts principais de PDF, dependendo do nível de detalhe que seu cliente precisa:

• Visualização em Grade: Este layout resumido exibe uma grade mostrando o tipo de acomodação, quantidade e preço por pernoite, seguido de um total estimado incluindo impostos e taxas. Este formato é recomendado para intervalos de datas mais curtos, garantindo que o documento permaneça claro e legível em tamanhos de papel padrão.
• Visualização em Lista: Este layout oferece um detalhamento por itens, dia a dia, de todas as unidades e tarifas. É uma opção mais detalhada que apresenta os preços em um estilo semelhante a uma fatura consolidada, sendo ideal para eventos que exigem um detalhamento diário transparente.

Campos de Informações Adicionais

A ferramenta de Cotações para Grupos inclui várias seções de texto livre que permitem adicionar políticas e detalhes específicos da propriedade diretamente na cotação:

• Condições de Pagamento: Defina cronogramas de pagamento únicos ou exigências de depósito, como uma porcentagem a ser paga no momento da assinatura para garantir o inventário. 
  • Por exemplo: "É exigido um depósito não reembolsável de 25% do subtotal total da acomodação dentro de 72 horas após a aceitação da cotação para garantir o bloqueio de quartos. O saldo restante deve ser pago integralmente, no máximo, 14 dias antes da data de chegada do grupo".
• Política de Cancelamento: Descreva regras personalizadas para cancelamentos ou alterações tardias específicas do contrato do grupo. 
  • Por exemplo: "Cancelamentos recebidos com mais de 30 dias antes da chegada não terão penalidade. Cancelamentos feitos entre 15 e 29 dias antes da chegada serão cobrados em 50% do custo total estimado. Cancelamentos dentro de 14 dias da chegada ou 'no-shows' estarão sujeitos a uma taxa de cancelamento de 100%".
• Termos e Condições: Adicione qualquer linguagem legal geral ou regras da propriedade que o cliente deve aceitar.
  • Por exemplo: "Todas as tarifas cotadas incluem impostos locais e uma taxa de serviço de 10%. Esta cotação é válida por 7 dias a partir da data de emissão. A propriedade reserva-se o direito de liberar quaisquer quartos não retirados do bloqueio de alocação após a data limite estabelecida".
• Informações Adicionais: Uma seção flexível para quaisquer outros detalhes relevantes ou instruções especiais para o hóspede. 
  • Por exemplo: "Wi-Fi de alta velocidade gratuito e acesso ao centro de negócios estão incluídos para todos os participantes do grupo. Por favor, informe ao coordenador quaisquer necessidades especiais de dieta ou acessibilidade com pelo menos 7 dias de antecedência da data de início do evento".

Enviando e Gerenciando as Cotações

Depois que sua cotação for gerada, você pode compartilhá-la com seus clientes e acompanhar seu progresso durante o ciclo de vendas diretamente no módulo Grupos e Eventos.

Enviando uma Cotação

Quando estiver pronto para compartilhar uma cotação, clicar em Enviar Cotação abre uma janela de e-mail dedicado. Isso facilita a comunicação ao manter todas as interações dentro do sistema.

• Detalhes Preenchidos Automaticamente: O sistema preenche automaticamente os campos De, Para, CC e Responder para (Reply-to) com base no perfil vinculado.
• Mensagem Personalizada: Você pode editar o corpo da mensagem para incluir instruções específicas ou uma nota pessoal antes de enviar.
• Anexo Automático: A cotação em PDF com a marca é automaticamente anexada ao e-mail.

1. Clique no botão azul Enviar Cotação na parte inferior da tela de revisão da cotação para abrir a janela de e-mail;
2. Revise: 
   1. Edite os campos Para e Responder para, que são preenchidos automaticamente com base no perfil vinculado.
   2. Personalize o corpo da Mensagem para seu cliente.
3. Verifique se o PDF da cotação está anexado na parte inferior da janelae clique no botão azul Enviar para enviar o e-mail.

Acompanhando o Status da Cotação

O sistema oferece visibilidade em tempo real do seu pipeline ao acompanhar o status de cada cotação. Embora o status seja atualizado automaticamente para Enviado para revisão após o envio por e-mail, você também pode alterar o status manualmente para refletir a decisão do cliente.

• Rascunho: Estágio inicial para novas cotações que ainda não foram enviadas.
• Enviado para revisão: A cotação foi compartilhada com o cliente e está aguardando uma resposta.
• Aceito: Use este status quando o cliente aprovar o preço e os termos.
• Rejeitado: Use este status se o cliente recusar a cotação.
• Expirado: Use este status para cotações que ultrapassaram o período de validade.

1. Clique no botão de filtro Status: Todos no topo da tabela de Cotações para ver todas as categorias de status disponíveis;
2. Use as caixas de seleção para marcar ou desmarcar status específicos, como Rascunho ou Aceito, para isolar cotações específicas em seu funil de vendas;
3. Clique fora do menu para aplicar o filtro e atualizar a visualização da tabela.

1. Localize a coluna Status na sua lista de Cotações e clique no indicador do status atual (p.ex., Enviado para Avaliação) da cotação que deseja atualizar;
2. Selecione o novo status no menu, como Aceito ou Rejeitado, para avançar manualmente a cotação no ciclo de vendas.

Ações Disponíveis

Na tabela de Cotações (tanto no nível global quanto no nível do evento), clicar no menu de três pontos ao lado de uma cotação permite que você execute as seguintes ações:

• Visualizar cotação
• Enviar Cotação
• Baixar PDF
• Excluir cotação

1. Clique nos três pontos no extremo direito de qualquer linha de cotação para revelar as ações de gerenciamento disponíveis;
2. Selecione Visualizar cotação para revisar os detalhes, Enviar Cotação para abrir a janela de e-mail, ou Baixar PDF para salvar o documento no seu dispositivo;
3. Escolha Excluir cotação para remover uma entrada; observe que esta ação está disponível apenas para cotações atualmente no status Rascunho.

Limitações Importantes

Por favor, tenha em mente as seguintes limitações de abrangência e funcionalidade para esta versão inicial:

• Escopo do Módulo: As cotações são suportadas exclusivamente dentro do novo módulo Grupos e Eventos. Elas não estão disponíveis para o módulo de Grupos antigos ou reservas individuais.
• Automação: Aceitar uma cotação não cria automaticamente uma reserva. Todas as reservas ainda devem ser gerenciadas manualmente através do bloqueio de alocação confirmado associado.
• Registros de Atividades: Atualmente, não há registro ou rastreamento de eventos do ciclo de vida da cotação (como quando uma cotação foi enviada ou visualizada pelo cliente) dentro do PMS.
• Visibilidade de Preços: Detalhamentos completos de preços estão visíveis apenas durante o processo de criação da cotação ou no PDF gerado. Atualmente, não há uma interface de detalhamento de preços independente disponível no hub.
• Relatórios: Um painel de controle para acompanhar métricas de desempenho, como taxas de conversão de cotações ou o valor total de cotações enviadas versus aceitas, ainda não está disponível.
• Requisito de Alocação: As cotações só podem ser geradas a partir de bloqueios de alocação confirmados existentes.

Perguntas Frequentes