| Objetivo | Criar, configurar, editar ou excluir assinaturas de relatórios que enviam arquivos de relatório por e-mail em uma programação recorrente. |
| Ideal para | Titulares da propriedade, administradores da propriedade, gerentes e membros da equipe que revisam ou distribuem dados de relatórios regularmente. |
| Use quando | Você quiser que o Cloudbeds envie automaticamente um ou mais relatórios acessíveis, em vez de abrir e exportar manualmente toda vez. |
| Requisitos | Acesso a cada relatório e aos dados incluídos nele. A permissão de autor é necessária para criar ou modificar relatórios, mas não é necessária para criar, editar ou excluir assinaturas. |
| Resultado esperado | Os destinatários selecionados recebem os relatórios configurados por e-mail conforme a programação da assinatura. |
| Limitações | Usuários de relatórios podem ter até 10 assinaturas ativas. Usuários do Cloudbeds Insights podem ter assinaturas ilimitadas. Cada assinatura pode conter até 15 relatórios. |
Introdução
As assinaturas de relatórios automatizam o envio recorrente de dados do estabelecimento. Em vez de abrir os relatórios e exportar os mesmos relatórios toda vez que forem necessários, você pode configurar quais relatórios enviar, quando enviá-los, qual formato de arquivo usar, quem deve recebê-los e como os destinatários podem acessar o download.
Os relatórios disponíveis para uma assinatura dependem da sua experiência com relatórios e do acesso aos dados.
- Usuários do Reporting podem assinar Relatórios Cloudbeds elegíveis.
- Usuários do Cloudbeds Insights também podem assinar relatórios criados, copiados e salvos por eles mesmos ou por outros usuários, desde que tenham acesso para abrir esses relatórios.
Use este artigo quando precisar criar uma nova entrega recorrente ou gerenciar uma existente. Ele explica os caminhos disponíveis para criação, seleção de relatórios e regras de exportação, configurações de entrega, segurança no download e como as configurações salvas do relatório afetam os e-mails de assinatura futuros.
Neste artigo
- Comparar acesso e limites de assinatura
- Criar uma assinatura de relatório
- Selecionar relatórios e opções de exportação
- Configurar entrega e acesso ao download
- Gerenciar assinaturas de relatórios
- Entender quais configurações de relatório uma assinatura usa
- Artigos relacionados
Comparar acesso e limites de assinatura
Usuários do Reporting e do Cloudbeds Insights criam e gerenciam assinaturas na mesma área de Reporting, mas os relatórios que podem incluir e o número de assinaturas ativas que podem manter são diferentes. Use esta comparação para confirmar quais regras se aplicam à sua conta antes de iniciar a configuração.
| Experiência de Reporting | Relatórios disponíveis para assinaturas | Limite de assinaturas ativas |
|---|---|---|
| Reporting | Relatórios Cloudbeds elegíveis. | Até 10 assinaturas ativas. |
| Cloudbeds Insights | Relatórios Cloudbeds elegíveis e relatórios criados, copiados e salvos pelos usuários. | Assinaturas ilimitadas. |
O gerenciamento de assinaturas não requer permissão de Autor. A permissão de Autor é necessária apenas para criar ou modificar relatórios. Você pode criar, editar e excluir assinaturas para qualquer relatório ao qual tenha acesso.
Os relatórios disponíveis nos resultados da busca de assinaturas dependem dos dados que seu papel pode acessar. Se um relatório incluir dados que você não tem permissão para visualizar, ele não aparecerá como opção ao criar a assinatura. Essa regra também se aplica a relatórios criados por outros usuários: um Visualizador pode assinar um desses relatórios quando puder abri-lo e acessar os dados que ele contém.
Se um relatório esperado não aparecer, peça a um titular da propriedade ou administrador para revisar seu papel designado e seus privilégios. Para instruções sobre como revisar ou atualizar o acesso ao papel, consulte Adicionar, editar ou excluir papéis.
Quando o relatório estiver disponível e você puder abri-lo, continue para a próxima seção para criar a assinatura.
Criar uma assinatura de relatório
Usuários que precisam de uma nova entrega recorrente de relatório podem começar a partir de três locais no Reporting. O melhor caminho depende de onde você está trabalhando: use Início ou Assinaturas ao construir uma assinatura com um ou mais relatórios, ou comece a partir de um relatório aberto quando o relatório suportar a ação Assinar.
- Abra o Menu Principal
- Selecione Reporting
- Inicie a assinatura usando um destes caminhos:
- A partir de Início, clique em Assinar.
- Abra Assinaturas e clique em Adicionar Assinatura.
- Abra um relatório elegível e clique em Assinar.
Nem todo relatório fornecido pela Cloudbeds suporta iniciar uma assinatura a partir do relatório aberto. Use Início ou Assinaturas quando a opção Assinar não estiver disponível no relatório.
A partir de Início, use o botão Assinar no canto superior direito. A guia Assinaturas oferece outro ponto principal para criar e gerenciar assinaturas.
Quando um relatório aberto suporta assinaturas, o botão Assinar aparece com as ações do relatório no canto superior direito.
Selecionar relatórios e opções de exportação
Após abrir o formulário de assinatura, os usuários selecionam os relatórios que devem ser entregues juntos e escolhem como os dados resultantes devem ser formatados. Esta parte do fluxo de trabalho se aplica independentemente de a assinatura ter sido iniciada a partir da Home, da página Assinaturas ou de um relatório aberto elegível.
- Abra o Menu Principal
- Selecione Relatórios
- Abra Assinaturas.
- Clique em Adicionar Assinatura.
- Insira um título de relatório no campo de busca de relatórios.
- Revise os resultados da busca. Os resultados podem estar identificados como Relatório ou Relatório Cloudbeds.
- Selecione o relatório e clique em Adicionar.
- Repita o processo de busca e seleção para cada relatório adicional que desejar incluir.
Cada assinatura pode conter até 15 relatórios. A busca retorna apenas os relatórios que o usuário atual pode acessar.
O fluxo de trabalho atual usa um único botão Adicionar. O rótulo do relatório identifica se o resultado da busca é um Relatório ou um Relatório Cloudbeds.
No formulário de assinatura, os relatórios selecionados aparecem abaixo do campo de busca. Cada item exibe seu tipo de relatório, enquanto o único botão Adicionar abre o fluxo de busca e seleção de relatórios.
Escolher uma visualização e formato de exportação
A visualização de exportação controla a quantidade de estrutura do relatório incluída no arquivo entregue. Escolha a visualização com base em como os destinatários usarão os dados, como revisar um relatório pronto para apresentação, trabalhar com uma tabela estruturada ou realizar cálculos com linhas detalhadas.
| Visualização de exportação | O que inclui | Formatos disponíveis |
|---|---|---|
| Relatório formatado | A apresentação do relatório, incluindo cabeçalhos aplicáveis, agrupamentos e informações de filtro. | XLSX e PDF. |
| Tabela | Resultados estruturados do relatório apresentados como uma tabela de dados. | CSV e JSON. |
| Apenas detalhes | Linhas de detalhes sem elementos resumidos de apresentação. Essa visualização pode suportar cálculos adicionais ou uploads para outro sistema. | XLSX, CSV, JSON e PDF. |
Entenda o comportamento de exportação de relatórios mistos
Usuários com Cloudbeds Insights podem incluir itens de Relatório e Relatório Cloudbeds na mesma assinatura. Quando os tipos de relatório são misturados, o Cloudbeds ajusta as configurações de exportação para que todos os relatórios selecionados possam ser entregues juntos em um único arquivo compatível.
- Quando a assinatura contém apenas itens de Relatório ou apenas itens de Relatório Cloudbeds, todas as visualizações e formatos de exportação compatíveis permanecem disponíveis.
- Quando a assinatura contém itens de Relatório e Relatório Cloudbeds, o Relatório formatado é selecionado automaticamente e o Excel é o único formato disponível.
Para uma assinatura mista, a interface exibe: Receba um arquivo Excel com múltiplos relatórios. Apenas formato Excel.
Em uma assinatura mista, o aviso aparece no topo do formulário. Relatório formatado permanece selecionado, enquanto visualizações de exportação incompatíveis, como Tabela, ficam indisponíveis.
Configurar entrega e acesso para download
Após a seleção do relatório e a configuração da exportação estarem completas, você define quando a assinatura será executada, quem receberá o e-mail e se o link para download exigirá autenticação na Cloudbeds. Use essas configurações para adequar a entrega ao cronograma operacional do estabelecimento e à sensibilidade dos dados do relatório.
- Abra o Menu Principal
- Selecione Relatórios
- Abra Assinaturas.
- Clique em Adicionar Assinatura ou abra uma assinatura existente e clique em Editar.
- Após selecionar os relatórios desejados, escolha uma Frequência:
- Diária
- Semanal
- Primeiro dia do mês
- Para uma assinatura semanal, selecione um ou mais dias da semana.
- Selecione o horário de entrega.
- Após escolher a visualização da exportação, selecione a opção de segurança para download:
- Exigir que o destinatário faça logon na Cloudbeds antes de baixar os relatórios.
- Permitir que qualquer pessoa com o link baixe os relatórios.
- Insira o assunto do e-mail.
- Adicione o endereço de e-mail de cada destinatário.
- Revise a configuração e clique em Salvar.
O horário de entrega selecionado utiliza o fuso horário configurado do estabelecimento. A entrega pode ocorrer dentro de uma janela aproximada de 30 minutos.
Se o fuso horário configurado do estabelecimento mudar, a assinatura mantém o horário local de entrega selecionado conforme o novo fuso horário. Por exemplo, uma assinatura configurada para as 8h00 continuará sendo executada às 8h00 no novo fuso horário configurado do estabelecimento.
Os links públicos para download permanecem ativos por sete dias após o envio do e-mail da assinatura. Exija o logon na Cloudbeds quando os relatórios contiverem informações que devem estar disponíveis apenas para usuários autorizados da Cloudbeds.
Após salvar a assinatura, a Cloudbeds continuará enviando-a na frequência selecionada até que um usuário a exclua. Os limites de 10 ou 15 aplicam-se ao número de assinaturas ativas e relatórios incluídos, não ao número de vezes que uma assinatura pode ser entregue.
Na página Assinaturas, use Adicionar assinatura para criar uma nova entrega. Para alterar uma entrega existente, abra o menu de três pontos dela e selecione Editar.
A parte inferior do formulário de assinatura contém as configurações de programação, exportação, segurança, e-mail e destinatários. Os marcadores numerados correspondem aos passos relacionados acima.
Gerenciar assinaturas de relatórios
As equipes do estabelecimento podem usar a página Assinaturas para revisar todas as entregas de relatórios ativas em um só lugar. Abra esta página quando precisar verificar a próxima entrega, alterar os relatórios ou destinatários incluídos, ajustar a programação ou interromper uma assinatura que não é mais necessária.
- Abra o Menu Principal
- Selecione Relatórios
- Abra Assinaturas.
A lista de assinaturas fornece uma visão geral de cada programação, incluindo seu identificador, relatórios incluídos, destinatários, frequência de entrega e próxima entrega.
Abra o menu de três pontos de uma assinatura e selecione:
- Editar: Reabra o formulário de assinatura para alterar os relatórios, configurações de exportação, programação de entrega, opção de segurança, assunto ou destinatários.
- Excluir: Remova permanentemente a assinatura e pare as entregas futuras.
A tabela de assinaturas mostra os relatórios, destinatários, frequência, formato e data da próxima entrega. Use o menu de três pontos no final de uma linha para abrir as ações de gerenciamento disponíveis.
Entender quais configurações de relatório uma assinatura usa
As configurações incluídas em cada entrega de assinatura dependem do tipo de relatório selecionado. Um Relatório Cloudbeds usa seus filtros predefinidos, enquanto um relatório criado ou copiado por um usuário usa a configuração salva com esse relatório.
Revise as diferenças abaixo antes de salvar a assinatura, especialmente quando os destinatários esperam filtros, agrupamentos, colunas ou níveis de detalhe específicos em cada entrega.
| Tipo de relatório | Configuração usada pela assinatura | O que isso significa para o usuário |
|---|---|---|
| Relatório Cloudbeds | Usa os filtros predefinidos do relatório. Alterações temporárias nos filtros feitas durante a visualização do relatório não são incluídas na assinatura automatizada. | Use este tipo de relatório quando a configuração predefinida atender às necessidades dos destinatários. Alterações feitas apenas durante a sessão atual de visualização não controlarão os e-mails futuros da assinatura. |
| Relatório criado ou copiado por um usuário | Usa a configuração salva do relatório. Alterações salvas no relatório podem afetar futuras exportações e entregas da assinatura. | Use este tipo de relatório quando os destinatários precisarem de uma configuração salva específica. Confirme que os filtros, campos, agrupamentos e layout pretendidos estejam salvos antes de adicionar o relatório a uma assinatura. |
Se um relatório entregue não contiver os filtros ou layout esperados, identifique primeiro seu tipo. Um Relatório Cloudbeds usa filtros predefinidos. Um relatório criado ou copiado por um usuário usa a configuração salva antes da próxima entrega.
Artigos relacionados
Agora que você entende como funcionam as assinaturas de relatórios, revise estes recursos para aprender mais sobre os relatórios disponíveis e o gerenciamento de relatórios do Cloudbeds Insights:
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