Bloqueios de Alocação - Criação e Gerenciamento

O módulo de Grupos e Eventos da Cloudbeds é uma central unificada e redesenhada que permite às propriedades gerenciar negócios de grupos com maior flexibilidade e visibilidade multipropriedade. Ao separar os dados de organização de alto nível (Perfis) dos detalhes operacionais específicos da propriedade (Eventos), este módulo serve como uma ferramenta poderosa para hotéis que dependem de reservas corporativas, agências de viagens e grupos.

Visão Geral

Bloqueios de Alocação funcionam como a camada de configuração específica da propriedade no módulo Eventos. Enquanto um Perfil representa o relacionamento em toda a organização, o Evento captura a ocasião específica da reserva e o Bloqueio de Alocação gerencia os detalhes granulares de inventário e tarifas.

Uma característica arquitetural fundamental do módulo de Grupos e Eventos é a capacidade de um único evento suportar múltiplos bloqueios de alocação.

Isso permite que você gerencie diferentes segmentos de hóspedes (p.ex., "Grupo do Casamento" vs. "Hóspedes Gerais") com tarifas e regras de cobrança únicas dentro de um único evento.

Sumário

1. Como acessar a guia de Bloqueios
2. Criando um novo Bloqueio de Alocação
3. Configurando roteamento de bloqueios
4. Monitorando e Gerenciando o Desempenho

Como acessar a guia de Bloqueios

1. Faça logon no PMS da Cloudbeds;
2. No menu de navegação principal, clique em Grupos e Eventos;

3. O módulo abre por padrão na guia Eventos. Clique no nome com link do Evento desejado para abrir o Painel do Evento;

4. Certifique-se de que a guia Bloqueios esteja selecionada. Se nenhum bloqueio de alocação tiver sido configurado anteriormente para o evento, clique no botão Adicionar bloqueio para começar.

Criando um novo Bloqueio de Alocação

1. Inicie o Bloqueio: Clique no botão + Bloqueio de Alocação para abrir a janela de criação;

2. Configure os Detalhes do Bloqueio: Preencha as configurações operacionais principais para este segmento:
   • Nome e Status do Bloqueio: Dê um nome descritivo ao bloqueio e defina o status: Lead (Cliente Potencial), Provisório ou Confirmado.
   • Datas da Estadia e Dias da Semana: Defina o intervalo de datas. Você também pode especificar se o bloqueio se aplica apenas a certos dias (p.ex., apenas aos fins de semana) usando as caixas de seleção dos Dias da Semana.
   • Tipo de Alocação:
     • Bloqueio: Realiza o bloqueio rígido de um inventário específico para o grupo.
     • Com base na Disponibilidade: Permite que os hóspedes reservem a partir do inventário geral do hotel com a tarifa de grupo para os tipos de acomodação específicos selecionados para o bloqueio. Esta opção permanece disponível até que esses tipos de acomodação específicos não estejam mais disponíveis no inventário geral da propriedade.

   • Programação de Liberação: Determine como o inventário que não foi reservado é devolvido ao 

     inventário geral do hotel. As opções incluem:

     • Não liberar inventário.
     • Liberar todo o inventário para todas as datas simultaneamente.
     • Liberar inventário dia a dia.
   • Tarifa: Selecione um plano tarifário existente ou escolha Personalizado.

3. Adicionar Datas de Margem (Opcional): Use o botão Adicionar para configurar os intervalos de pré-chegada e pós-partida. Isso garante que os hóspedes possam reservar estadias prolongadas com a tarifa de grupo antes ou depois das datas principais do evento;
4. Definir o escopo do inventário (tipo de acomodação ou unidade): Estabeleça se o inventário é alocado por categorias gerais de quartos ou fixado em espaços físicos específicos:
   • Tipo de acomodação: aloca uma quantidade numérica de quartos a partir de categorias gerais de quartos. Essa configuração é adequada para contratos de grupo padrão, nos quais qualquer quarto disponível dentro da categoria selecionada atende aos critérios do bloqueio.
   • Unidade: ancora o bloqueio a números de quartos específicos ou a unidades físicas individuais. Essa seleção oferece um controle de inventário granular para fluxos de trabalho operacionais que exigem uma alocação especializada, como o monitoramento de VIPs, requisitos específicos de categorias de grupos ou configurações arquitetônicas voltadas para eventos.
5. Finalizar: Revise suas configurações e clique em Salvar para adicionar o bloqueio ao evento.

Configurando roteamento de bloqueios

Use o campo de Roteamento para definir como as transações das reservas criadas a partir do bloqueio de alocação são roteadas para os extratos.

A regra de roteamento no nível do evento funciona como padrão para o evento. Se um bloqueio de alocação tiver sua própria regra de roteamento, a regra do bloqueio terá prioridade para as reservas criadas a partir desse bloqueio.

As opções de roteamento disponíveis incluem:

Igual ao evento: Segue a regra de roteamento configurada no nível do evento. Apenas quarto: Roteia cobranças relacionadas ao quarto, incluindo Diária, Receita de Hospedagem manual, taxa de no-show e taxa de cancelamento. Quarto e Imposto: Roteia cobranças do quarto e seus respectivos impostos. Quarto, Imposto e Taxa: Roteia cobranças do quarto e seus respectivos impostos e taxas. Todas as cobranças: Roteia todas as transações financeiras para o Extrato selecionado. Personalizado: Permite selecionar tipos específicos de transação e escolher se os impostos e taxas relacionados devem seguir a cobrança principal para o mesmo extrato.

A configuração da regra de roteamento exibe os tipos de transação incluídos na opção de roteamento selecionada e o extrato para onde essas transações devem ser enviadas. Ao usar Personalizado, selecione os tipos de transação específicos para rotear.

Monitoramento e Gerenciamento de Desempenho

Uma vez que seu bloqueio de alocação esteja ativo, o módulo Eventos oferece visibilidade em tempo real do desempenho do seu grupo. Isso permite monitorar o consumo do inventário e gerenciar o acesso dos hóspedes de forma eficaz por meio do resumo da tabela de Bloqueios.

1. Grade Detalhada de Inventário: Clique na seta ao lado do nome do bloqueio para expandir a visualização dia a dia. Aqui você pode acompanhar o desempenho por Tipo de Acomodação específico e ver o número exato de quartos bloqueados, reservados e disponíveis para cada data no calendário.
2. Resumo de Desempenho do Bloqueio: Os cabeçalhos principais da tabela fornecem uma visão geral do status contratual e operacional do bloqueio:
   • Reservas efetivadas / Alocados: Veja em tempo real quantos quartos foram reservados em relação ao seu inventário total alocado.
   • Status e Programação de Liberação: Monitore o status atual dos seus protocolos de liberação de inventário (p.ex., Programado, Em Andamento ou Liberado) e os respectivos intervalos de tempo configurados.
   • Código de Reserva / URL: Acesse o código único e use o ícone de copiar para obter a URL do Motor de Reservas com os parâmetros do grupo pré-aplicados para autorreserva dos hóspedes.

3. Ações do Bloqueio: Clique no menu de três pontos para gerenciar o bloqueio conforme o evento evolui. Nesse menu, você pode selecionar Editar Bloqueio de Alocação para atualizar os detalhes, Liberar datas individuais para devolver manualmente o inventário não reservado para o hotel em dias específicos, ou Excluir o bloqueio de alocação.

Além do resumo geral fornecido na tabela de Bloqueios, o módulo oferece ferramentas especializadas para as operações diárias e coordenação com hóspedes. Explore as seções abaixo para aprender como acompanhar a reserva em tempo real e compartilhar links de reserva direta: