Como gerenciar Perfis no módulo "Grupos e Eventos"

Visão Geral

No módulo Grupos e Eventos, os Perfis funcionam como a entidade "mãe" para organizações de clientes, como agências de viagem ou contas corporativas. Diferente dos Eventos, que são camadas de configuração específicas para cada propriedade, os Perfis são abrangentes para toda a organização. Isso significa que um perfil criado em uma propriedade fica imediatamente visível e acessível para a equipe de todas as propriedades da sua organização.

Este artigo explica como encontrar, editar e gerenciar esses registros centralizados.

Para gerenciar os perfis da sua organização:

1. Vá para o Menu Principal ;
2. Clique em Grupos e Eventos ;
3. Clique na guia Perfis no topo da central.

1. Encontre e Acesse os Perfis

A guia Perfis funciona como um diretório central para todos os relacionamentos com clientes em toda a sua organização.

• Pesquisa Global: Use a barra de pesquisa para localizar um perfil pelo Nome, Código do Grupo ou Cidade.
• Filtragem: Reduza sua lista usando os seguintes filtros:
  • Tipo: Filtre por Empresa, Agente de Viagens ou Grupo.
  • Status: Visualize perfis Ativos vs. Inativos (Observação: Atualmente, os perfis permanecem ativos por padrão).
• Visão Resumida: A tabela principal oferece uma visão rápida do Código do Grupo único, Tipo de Perfil e se o perfil está marcado como "Faturável".

2. Gerencie os Detalhes e Endereços do Perfil

Clique em qualquer nome de perfil com link para abrir o painel de gerenciamento.

Informações Gerais

Na guia Detalhes, você pode atualizar o nome do perfil e designar um Tipo de Perfil. Aqui você encontrará o Código do Grupo gerado pelo sistema, que é o identificador único usado para distinguir entre entidades semelhantes.

Gerenciamento para Endereço Duplo

Os perfis suportam dois tipos distintos de endereço para garantir precisão operacional e fiscal:

1. Endereço Físico: A localização real da organização para envio ou correspondência geral.
2. Endereço de Faturamento (Fiscal): O endereço específico exigido para faturas legais.

Como Editar um Endereço Bloqueado

Para atualizar a seção de Endereço quando estiver desativada:

1. Navegue até a seção Faturamento dentro da guia Detalhes do perfil;
2. Desmarque a caixa intitulada Usar detalhes de faturamento para Endereço do Perfil;
3. Quando os campos na seção Endereço abaixo ficarem ativos, insira os novos detalhes do endereço;
4. Role até o final da página e clique em Salvar.

IDs Externas

Use o campo Link de Referência de ID Externa para inserir identificadores de sistemas de terceiros, como um CRM ou software contábil externo, para manter os dados sincronizados.

3. Gerenciamento de Contatos

Os contatos estão vinculados ao nível do Perfil em vez de eventos individuais. Isso garante que, se um coordenador reservar eventos em várias propriedades, suas informações permaneçam centralizadas.

• Adicionando Contatos: Clique na guia Contatos e selecione + Contato.
• Papéis Funcionais: Atribua papéis específicos como Coordenador de Reservas, Gerente de Contas ou Assinante Autorizado para otimizar a comunicação da propriedade.
• Contato Principal: Defina um contato principal para o perfil para esclarecer o ponto de contato central.

O sistema permite armazenar vários métodos de contato para uma única pessoa. Clicando nos botões + E-mail ou + Telefone, você pode adicionar várias entradas para um único registro de contato.

O Contato Principal é a pessoa designada como o ponto de contato central para o perfil e será exibida na visão geral à esquerda da suíte de gerenciamento.

Para definir um contato como principal:

1. Navegue até a guia Contatos;
2. Localize o contato e clique no menu Ações (três pontos) à direita, depois selecione Editar;
3. Na caixa de Informações do Contato, marque a opção Definir como contato principal;
4. Clique em Salvar;
5. O contato agora exibirá uma etiqueta Contato Principal na lista e seus detalhes aparecerão no painel de resumo à esquerda do perfil.

4. Mapeamento de Relacionamento (A Visão Holística)

Como os Perfis abrangem toda a organização, eles oferecem uma visão poderosa e holística dos seus relacionamentos com esse cliente em todas as propriedades.

• Eventos Associados: A guia Eventos dentro de um perfil exibe todos os eventos vinculados a essa organização em todas as propriedades da sua marca. Ela lista o nome da propriedade, as datas dos eventos e o status (p.ex., Confirmado).

• Anotações Globais: A guia de Anotações oferece um espaço para informações críticas e organizacionais. Essas anotações são compartilhadas entre todas as propriedades para garantir que a equipe tenha um contexto consistente sobre o cliente.
  
  Ações principais disponíveis na guia de Anotações:
   
  • Visualização Ativa vs. Arquivada: Use o menu para alternar entre Anotações Ativas e Anotações Arquivadas e manter sua visualização organizada.
  • Adicionar/Editar Anotações: Basta clicar no campo de texto para começar a digitar sua atualização (p.ex., "Conta Corporativa VIP: Conta principal com faturamento direto; signatários autorizados: Seu Silva e Dona Maria.").
  • Salvar Alterações: Após inserir sua anotação, clique em Salvar para aplicar as alterações ou Cancelar para descartá-las.

• Documentos de Perfil: A guia Documentos de Perfil permite centralizar contratos, formulários fiscais ou acordos para que estejam acessíveis a todas as propriedades da sua marca.
  
  Como enviar documentos:
   
  1. Clique no botão Documento no canto superior direito da guia, e uma janela para Enviar Arquivos aparecerá;
  2. Arraste e solte seus arquivos na caixa azul ou clique em "procurar arquivos locais" para selecionar documentos do seu computador;
  3. Quando o envio for concluído, você pode clicar em Concluído para voltar à lista de documentos;
  4. Clique no documento para visualizar o arquivo.

5. Gerencie Cobranças e Contas a Receber no Nível de Conta

Os perfis servem como base para a contabilidade centralizada dentro do módulo de Grupos.

• Documentação Fiscal: Na guia Documentos Fiscais, você pode visualizar todas as faturas emitidas para este perfil em várias propriedades e eventos.
• Vinculando Contas a Receber: Os perfis podem ser vinculados a um razão específico de Contas a Receber, permitindo que você acompanhe o saldo total pendente desse cliente em todas as propriedades.
• Pré-requisitos para Faturamento: Para emitir uma fatura fiscal, certifique-se de que o Razão Social, a Identificação Fiscal e o E-mail para Faturamento estejam preenchidos nos detalhes do perfil.

6. Práticas recomendadas para Duplicatas e Desativação

1. Gerenciamento de Duplicatas: O sistema permite perfis com nomes duplicados, o que é útil ao gerenciar diferentes filiais ou escritórios da mesma agência.
2. Identificação Única: Como os nomes podem ser idênticos, sempre verifique o Código do Grupo gerado pelo sistema para garantir que você está vinculando o perfil correto ao seu evento.
3. Gerenciamento: Atualmente, os Perfis não podem ser excluídos ou desativados para proteger a integridade financeira histórica; no entanto, você pode usar o menu Ações para Editar os detalhes do perfil.