Uma vez que as Políticas inteligentes estejam configuradas, o PMS da Cloudbeds segue as regras aplicáveis de garantia, pagamento, cancelamento e no-show para reservas elegíveis. Dependendo do processador de pagamentos conectado e do status de automação da reserva, a Cloudbeds também pode processar pagamentos programados e outras ações financeiras elegíveis.
Este artigo explica como as Políticas inteligentes se comportam ao longo do ciclo de vida da reserva, incluindo a designação da política, modificações na reserva, pagamentos programados, ações financeiras manuais e situações que exigem intervenção da equipe.
Procurando pelo processamento de taxas de cancelamento e no-show? Para cálculos de taxas, lançamento automático no extrato, impostos e taxas aplicáveis, substituições, processamento de pagamentos e relatórios, veja Como as Políticas inteligentes lançam automaticamente as taxas de cancelamento e no-show no PMS da Cloudbeds.
| Objetivo | Entender como as Políticas inteligentes afetam reservas, pagamentos programados, alterações de reserva e ações financeiras manuais. |
| Ideal para | Equipe da recepção, administradores do estabelecimento, gerentes gerais, proprietários e equipes de auditoria noturna. |
| Use quando | Gerenciar uma reserva com Políticas inteligentes, modificar cobranças da reserva, revisar pagamentos programados ou decidir se deve desativar a automação. |
| Requisitos | As Políticas inteligentes devem estar habilitadas para o estabelecimento e designadas à reserva. Algumas ações exigem permissões específicas de papel. A automação de pagamentos também depende do processador de pagamentos conectado. |
| Resultado esperado | Entender quais ações financeiras o Cloudbeds realiza automaticamente, quando os pagamentos programados mudam e quando a equipe deve completar pagamentos ou reembolsos manualmente. |
| Limitações | A Política inteligente designada a uma reserva não pode ser substituída após a criação. Se a automação for desativada, não poderá ser reativada para essa reserva. A disponibilidade pode variar conforme o estabelecimento. |
Disponibilidade das Políticas inteligentes: As Políticas inteligentes estão disponíveis para estabelecimentos elegíveis. A disponibilidade pode variar conforme o estabelecimento e o conjunto de recursos habilitados.
Neste artigo
- Como as Políticas inteligentes se aplicam às reservas
- Como funciona a automação de pagamentos
- Como as alterações na reserva afetam os pagamentos programados
- Pagamentos manuais e desativação da Política inteligente
- Cancelamentos e no-shows
- Práticas recomendadas para operações diárias
Como as Políticas inteligentes se aplicam às reservas
Quando uma reserva é criada, a Cloudbeds determina qual Política inteligente se aplica com base no plano tarifário selecionado, nas datas da estadia e em quaisquer Exceções de Política inteligente ativas.
A Política inteligente definida fica bloqueada quando a reserva é criada. Ela permanece designada a essa reserva mesmo que a reserva seja modificada posteriormente ou que a configuração original da política seja alterada.
- A Política inteligente designada não pode ser substituída por outra política após a criação da reserva.
- Mover a reserva para outro quarto ou plano tarifário não substitui a Política inteligente designada.
- Funcionários autorizados podem desativar a automação da Política inteligente para uma reserva individual, mas isso não atribui outra política.
Como as Exceções de Política inteligente afetam as reservas
As Exceções de Política inteligente permitem que os estabelecimentos substituam a Política inteligente padrão atribuída a um plano tarifário ou tarifa base para datas específicas.
Ao determinar a política aplicável, a Cloudbeds:
- Avalia cada noite da estadia, começando pela data do check-in e excluindo a data do checkout.
- Identifica a primeira noite que corresponde a uma Exceção de Política inteligente ativa.
- Aplica a política associada a essa primeira exceção correspondente para toda a reserva.
- Utiliza a Política inteligente padrão atribuída ao plano tarifário ou tarifa base se nenhuma exceção se aplicar.
Uma vez criada a reserva, a política definida permanece bloqueada. Atualizar, desativar ou excluir a exceção original não altera a política já atribuída a essa reserva.
Para aprender como configurar exceções, consulte Use Exceções de Política inteligente para substituir Políticas de Cancelamento para Datas Específicas.
Como funciona a automação de pagamentos
Uma vez que uma reserva tenha uma Política inteligente ativa, a Cloudbeds pode automatizar ações financeiras elegíveis de acordo com as regras configuradas na política.
Dependendo do processador de pagamentos e da elegibilidade da reserva, essas ações podem incluir:
- Pagamentos iniciais ou autorizações de pagamento.
- Cobrança programada dos saldos restantes.
- Captura de valores previamente autorizados.
- Ações financeiras elegíveis para cancelamento e no-show.
Para uma explicação detalhada sobre o lançamento automático de taxas de cancelamento e no-show, consulte Como as Políticas Inteligentes lançam automaticamente taxas de cancelamento e no-show no PMS da Cloudbeds.
A automação de pagamentos depende do seu processador de pagamentos conectado. Estabelecimentos sem automação completa devem realizar algumas ou todas as ações de pagamento manualmente.
Pagamentos automatizados bem-sucedidos e falhos
Quando um pagamento automatizado é bem-sucedido ou falha, a Cloudbeds pode enviar uma notificação por e-mail se as notificações de pagamento estiverem ativadas.
Se um pagamento automatizado falhar, a equipe deve entrar em contato com o hóspede ou solicitar uma forma de pagamento atualizada, e então concluir qualquer ação manual de pagamento necessária no PMS da Cloudbeds.
Antes de processar um pagamento manual, revise o status da Política Inteligente da reserva e os pagamentos programados pendentes. Certas ações financeiras manuais podem desativar permanentemente a automação da Política Inteligente para a reserva.
Como as alterações na reserva afetam os pagamentos programados
Algumas modificações na reserva podem alterar o valor de um pagamento programado futuro. O resultado depende do tipo de modificação e se a reserva continua elegível para o ajuste.
Alterações que afetam os pagamentos programados
- Alterações nas datas da estadia: A Cloudbeds recalcula o saldo restante e atualiza os valores dos pagamentos programados futuros com base nas datas atualizadas.
- Alterações no tipo de acomodação ou plano tarifário: Se a reserva mudar para um tipo de acomodação ou plano tarifário com tarifa diferente, o saldo restante será atualizado quando a Política Inteligente designada estiver configurada para cobrar o saldo restante.
- Itens e itens adicionais: Adicionar um item ou item adicional ao extrato não atualiza um pagamento programado existente pelo fluxo de trabalho de ajuste de cobrança.
- Reduções manuais de cobrança: Usar Ajustar Cobrança para reduzir o total da reserva pode atualizar o pagamento programado pendente para refletir o novo saldo restante.
Como o Ajustar Cobrança atualiza um pagamento programado
Quando você reduz o total da reserva usando Ajustar Cobrança, a seção Política exibe uma pré-visualização das alterações financeiras antes de salvar.
A pré-visualização inclui os valores atuais e atualizados dos pagamentos futuros e o novo total da reserva.
O resultado depende de quanto o hóspede já pagou.
O hóspede ainda tem um saldo restante
Se houver um saldo restante após o ajuste, o Cloudbeds reduz o pagamento programado seguinte para corresponder ao novo saldo restante.
No exemplo abaixo, a pré-visualização da Política mostra o pagamento seguinte diminuindo de R$ 859,23 para R$ 750,14 antes de salvar o ajuste.
O total ajustado já está totalmente pago
Se o hóspede já pagou o suficiente para cobrir o total ajustado da reserva, o Cloudbeds reduz o pagamento seguinte para R$ 0,00 e o cancela.
Se o ajuste também gerar um pagamento em excesso, o Cloudbeds exibe um aviso de que é necessário um reembolso manual. Salvar o ajuste não reembolsa automaticamente o hóspede.
No exemplo abaixo, o pagamento seguinte diminui de R$ 641,05 para R$ 0,00, e o ajuste gera um pagamento em excesso de R$ 122,59.
Limitações do ajuste: Este ajuste de pagamento programado não se aplica a reservas que já estão com check-in realizado. Ajustes que aumentam o total da reserva também não estão incluídos neste fluxo de trabalho.
Após salvar um ajuste elegível, aguarde alguns minutos para que o pagamento programado reflita o valor atualizado.
Pagamentos manuais e desativação da Política Inteligente
A automação da Política Inteligente foi projetada para gerenciar atividades financeiras elegíveis conforme as regras designadas à reserva.
No entanto, certas ações financeiras manuais podem interromper essa automação. Se a Política Inteligente estiver ativa e houver pagamentos programados pendentes, o Cloudbeds exibirá um aviso antes de concluir uma ação afetada.
Ações manuais que podem desativar a Política Inteligente
O aviso pode aparecer quando a equipe realiza as seguintes ações:
- Adicionar um pagamento manual.
- Processar um reembolso.
- Cancelar um pagamento programado.
- Anular um pagamento ou liberar uma autorização.
- Adicionar um item e cobrar por ele durante o mesmo fluxo de trabalho.
Antes de concluir a ação, o Cloudbeds explica que continuar desativará a Política Inteligente e identifica os pagamentos programados pendentes que serão cancelados.
O exemplo abaixo mostra o aviso exibido durante uma ação de pagamento manual.
O que acontece quando a Política Inteligente é desativada
Se um usuário autorizado confirmar uma ação manual que desabilita a Política Inteligente, ou desligar explicitamente a automação no extrato da reserva:
- Todos os pagamentos programados pendentes são cancelados.
- O processamento automático de pagamentos é interrompido.
- O processamento automático de cancelamentos e taxas de no-show, incluindo o lançamento elegível no extrato, é interrompido.
- Pagamentos já coletados permanecem na reserva e não são reembolsados automaticamente.
- A equipe deve gerenciar manualmente qualquer saldo restante, reembolso necessário ou taxa de cancelamento ou no-show aplicável.
Desativar a Política Inteligente é permanente para a reserva. Uma vez que a automação é desabilitada, não é possível reativá-la para essa reserva. Desligá-la não atribui uma Política Inteligente diferente nem reembolsa automaticamente pagamentos já coletados.
O aviso de ação manual aparece quando a Política Inteligente está ativa e existem pagamentos programados pendentes. Se não houver pagamentos programados pendentes, essas ações continuam seu fluxo de trabalho normal.
Ações rotineiras geradas pelo sistema não desativam a Política Inteligente. Por exemplo, uma autorização liberada automaticamente pelo sistema na finalização da compra não é tratada como uma ação manual da equipe.
Como desativar a Política Inteligente para uma reserva
Se uma reserva exigir gerenciamento financeiro manual, um usuário autorizado pode desativar a Política Inteligente no extrato da reserva.
- Abra a reserva aplicável no PMS da Cloudbeds.
-
Acesse a guia Extrato e localize o controle Política Inteligente. O controle indica se a automação está atualmente Ativada ou Desativada.
-
Clique no controle Política Inteligente para abrir seu painel. Revise o status atual da automação, os pagamentos agendados pendentes e os pagamentos já processados.
- Desative o seletor da Política Inteligente.
-
Revise o aviso que explica quais ações automatizadas serão interrompidas e quais pagamentos agendados pendentes serão cancelados.
- Confirme a alteração para desativar a automação da Política Inteligente para a reserva.
Confirme que a automação está desativada
Após o processamento da alteração, a guia Extrato exibe o status da Política Inteligente como Desativada.
Você pode abrir o painel da Política Inteligente novamente para revisar o estado final. Os pagamentos agendados cancelados permanecem visíveis, os pagamentos processados continuam listados e o painel confirma que a Política Inteligente não pode ser reativada.
O registro de atividades da reserva também registra quem desativou a Política Inteligente e quando.
Permissão necessária para desativar a automação
Os usuários precisam da permissão de substituição da Política Inteligente no nível da reserva para desativar a automação.
Funcionários sem essa permissão podem revisar as informações da Política Inteligente, mas não podem concluir a ação de desativação.
Para revisar a configuração do papel, acesse Menu da Conta > Configurações > Usuários > Papéis. Selecione o papel aplicável e revise suas permissões de reserva.
Para obter informações adicionais sobre como gerenciar permissões, consulte Adicionar, editar ou excluir papéis e Permissões de papéis.
Cancelamentos e no-shows
Quando uma reserva é cancelada ou marcada como No-show, a Cloudbeds aplica os termos de cancelamento ou no-show definidos na Política inteligente designada à reserva.
Para reservas elegíveis com automação ativa, a Cloudbeds pode calcular a penalidade aplicável e realizar ações financeiras automáticas. O resultado específico depende das configurações da política e da elegibilidade da reserva.
Para informações detalhadas sobre taxas de cancelamento e no-show, lançamento automático no extrato, impostos e taxas, processamento de pagamento, substituições e relatórios, consulte Como as Políticas inteligentes lançam automaticamente taxas de cancelamento e no-show no PMS da Cloudbeds.
Cancelamentos pelo Portal do Hóspede
Os cancelamentos pelo Portal do Hóspede suportam as regras de cancelamento da Política inteligente. Quando um hóspede cancela uma reserva elegível pelo Portal do Hóspede, os termos de cancelamento da Política inteligente aplicáveis são usados para os fluxos de pagamento com cartão de crédito e pagamentos digitais suportados.
O resultado financeiro depende da Política inteligente designada à reserva, do status da automação, da elegibilidade e da configuração de pagamento. A equipe deve revisar o extrato da reserva e o histórico de pagamentos antes de processar manualmente uma penalidade ou reembolso.
Para mais informações sobre como as penalidades de cancelamento são calculadas, lançadas e processadas, consulte Como as Políticas inteligentes lançam automaticamente taxas de cancelamento e no-show no PMS da Cloudbeds.
Práticas recomendadas para operações diárias
Siga estas recomendações ao gerenciar reservas com Políticas inteligentes:
- Verifique o status da Política Inteligente: Confirme se a automação está ativa antes de gerenciar manualmente pagamentos ou reembolsos.
- Revise os avisos financeiros: Antes de confirmar uma ação manual afetada, verifique quais pagamentos agendados serão cancelados e quais processos automatizados serão interrompidos.
- Use a pré-visualização de Ajustar Cobrança: Confirme como uma redução elegível na cobrança afeta o próximo pagamento agendado antes de salvar.
- Revise os pagamentos agendados: Verifique se os valores futuros refletem o saldo atual da reserva e os requisitos operacionais.
- Planeje o acompanhamento manual: Se a automação da Política Inteligente estiver desativada, a equipe deve gerenciar quaisquer pagamentos, reembolsos ou taxas aplicáveis restantes.
- Verifique os resultados de cancelamento no Portal do Hóspede: Para fluxos de pagamento com cartão de crédito e digitais suportados, revise o resultado da Política Inteligente e o histórico de transações antes de tomar ações financeiras adicionais.
Compreender esses comportamentos ajuda sua equipe a distinguir entre ações financeiras automatizadas e manuais, reconhecer quando uma reserva requer acompanhamento e evitar desativar inadvertidamente a automação da Política Inteligente.
Artigos relacionados
- Configurar Políticas Inteligentes: Configure as Políticas Inteligentes e atribua-as aos planos tarifários.
- Como as Políticas Inteligentes lançam automaticamente taxas de cancelamento e no-show no PMS da Cloudbeds: Saiba como as penalidades por cancelamento e no-show são calculadas, lançadas no extrato, substituídas e relatadas.
- Usar exceções de Política Inteligente para substituir políticas de cancelamento em datas específicas: Configure substituições de políticas baseadas em datas.
- Adicionar, editar ou excluir papéis: Gerencie os papéis da equipe e suas permissões designadas.
- Privilégios de papéis: Entenda os privilégios disponíveis para diferentes papéis da equipe.
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