Introdução
As Políticas Inteligentes permitem que seu estabelecimento defina regras financeiras para garantir reservas, coletar pagamentos e aplicar taxas de cancelamento e no-show.
Uma vez configuradas, a Cloudbeds segue automaticamente essas regras para reservas elegíveis, ajudando a reduzir o trabalho manual e manter condições consistentes de pagamento e cancelamento em todo o seu estabelecimento.
Este guia explica como criar e configurar as Políticas Inteligentes, definir uma política padrão, designar políticas a planos tarifários e revisar como as informações das políticas aparecem para a equipe e os hóspedes.
Importante: disponibilidade das Políticas Inteligentes
As Políticas Inteligentes estão atualmente em lançamento limitado. Novos estabelecimentos têm esse recurso habilitado por padrão, enquanto estabelecimentos existentes estão sendo habilitados progressivamente como parte de um lançamento faseado.
Se as Políticas Inteligentes não estiverem disponíveis para o seu estabelecimento, entre em contato com nossa equipe de suporte para mais informações sobre elegibilidade e pacotes disponíveis.
Antes de começar
Antes de configurar as Políticas Inteligentes, revise os seguintes requisitos e limitações:
- Disponibilidade do recurso: As Políticas Inteligentes devem estar ativadas para o seu estabelecimento.
-
Reservas elegíveis: As Políticas Inteligentes se aplicam às reservas diretas criadas por meio de:
- O Motor de Reservas da Cloudbeds.
- Reservas manuais inseridas no PMS da Cloudbeds.
- Reservas OTA: Reservas recebidas por meio de agências de viagens on-line continuam seguindo suas regras existentes de Depósito do Canal. As Políticas Inteligentes não substituem as configurações de depósito das OTAs.
- Reservas com pagamento pelo canal: Quando o canal de reservas realiza a cobrança, as regras de pagamento das Políticas Inteligentes não se aplicam.
Revise sua Política Inteligente padrão antes de usar o recurso. A Cloudbeds aplica automaticamente a política padrão à sua Tarifa Base e aos planos tarifários sem outra Política Inteligente designada. Certifique-se de que as regras de pagamento, cancelamento e no-show estejam alinhadas com as condições pretendidas para o seu estabelecimento.
Configure suas Políticas Inteligentes
Siga os passos abaixo para criar suas Políticas Inteligentes, configurar suas regras financeiras e designá-las aos planos tarifários apropriados.
Passo 1 - Acesse a Configuração de Políticas
- Vá para a página Estabelecimento
no menu Configurações
.
- Abra a guia Políticas.
- Selecione Pagamento e Cancelamento.
Passo 2 - Criar ou Editar uma Política Inteligente
Na página Pagamento e Cancelamento, escolha como deseja configurar sua política:
-
Criar uma política personalizada: Comece do zero clicando em
.
-
Editar um modelo de política pré-configurado: Abra o menu de mais opções
ao lado da política que deseja modificar.
O editor de políticas permite configurar garantias de pagamento, saldos restantes, condições de cancelamento, penalidades por no-show e informações adicionais exibidas aos hóspedes.
Configure as Regras de Pagamento
Na guia Pagamento, configure o seguinte:
- Nome interno da política: Insira um nome que ajude sua equipe a identificar a política.
-
Método de garantia: Escolha como a reserva será garantida. Os métodos disponíveis incluem:
- Cobrar um valor.
- Autorizar um valor.
- Capturar os dados do cartão de crédito.
- Não coletar garantia.
- Plano de pagamento do saldo restante: Defina como e quando qualquer saldo pendente será tratado. Dependendo da sua configuração, você pode cobrar um valor, autorizar um valor ou coletar o pagamento manualmente.
Configurar um valor fixo de pagamento
Ao usar Cobrar valor ou Autorizar valor, o menu suspenso Valor determina como o pré-pagamento é calculado.
- Valor fixo por noite: O valor configurado é multiplicado pelo número de acomodações e noites. Esta opção era anteriormente chamada de Valor fixo; seu cálculo não mudou.
- Valor fixo por reserva: O valor configurado é aplicado uma única vez para toda a reserva, independentemente do número de acomodações, noites ou hóspedes.
Exemplo: Você configura um depósito de R$ 50 para uma reserva com duas acomodações e três noites.
- Com Valor fixo por reserva, o depósito permanece R$ 50.
- Com Valor fixo por noite, o depósito calculado é R$ 300 (R$ 50 x 2 acomodações x 3 noites).
Para coletar um depósito único, selecione Valor fixo por reserva, insira o valor e salve a política.
Limites do depósito fixo: A Cloudbeds não coleta mais do que o subtotal da reserva antes de impostos e taxas. Se o valor configurado exceder esse subtotal, apenas o subtotal será cobrado. Impostos e taxas não são adicionados ao valor fixo do pré-pagamento. Um valor configurado como zero não gera cobrança nem falha no pagamento.
Incluir impostos e taxas no saldo restante
A caixa de seleção Incluir impostos e taxas não altera um pré-pagamento de Valor fixo por reserva. Em vez disso, ela determina se os impostos e taxas aplicáveis serão incluídos em uma regra subsequente de Saldo restante.
Exemplo: Uma reserva tem um subtotal de R$ 100 e R$ 65 em impostos e taxas, totalizando R$ 165. A tabela abaixo mostra como o pré-pagamento fixo e o saldo restante funcionam juntos.
| Valor fixo | Incluir impostos e taxas | Pagamentos recebidos |
|---|---|---|
| R$ 25 | Selecionados | R$ 25, depois R$ 140 |
| R$ 25 | Não selecionados | R$ 25, depois R$ 75 |
| R$ 200 | Selecionados | R$ 100, depois R$ 65 |
| R$ 200 | Não selecionados | Apenas R$ 100 |
As automações programadas da Política Inteligente são processadas às 0h00 (meia-noite) no fuso horário local do estabelecimento.
Configure a Política de Cancelamento
Na guia Política de Cancelamento, defina as regras que determinam quanto o hóspede deve pagar ao cancelar uma reserva.
-
Selecione o tipo de cancelamento:
- Não reembolsável: Os hóspedes são cobrados 100% independentemente de quando cancelarem.
- Parcialmente reembolsável: O valor cobrado depende de quando o hóspede cancelar.
- Totalmente reembolsável: Os hóspedes podem cancelar gratuitamente dentro do período definido pela política.
- Configure os prazos de cancelamento e os valores das taxas: Defina quando cada condição de cancelamento se aplica e a taxa correspondente. Você pode configurar até três níveis em uma única política.
Exemplo: Uma política de cancelamento pode permitir cancelamento gratuito até sete dias antes da chegada, cobrar 50% entre sete e três dias antes da chegada e cobrar 100% dentro de três dias da chegada.
A opção existente de penalidade fixa agora está rotulada como Valor fixo por reserva. Seu cálculo não foi alterado.
Prazos de cancelamento: Os prazos de cancelamento encerram-se às 0h00 (meia-noite) no fuso horário local do estabelecimento na data limite aplicável.
Valor fixo por reserva: Esta opção se comporta de forma diferente dependendo de onde é configurada.
- Etapa de pagamento: O pré-pagamento fixo não adiciona impostos ou taxas ao valor fixo configurado.
- Etapa de cancelamento: A penalidade fixa é calculada antes dos impostos e taxas. Os impostos e taxas aplicáveis selecionados na política são adicionados separadamente ao extrato.
Configure a Política de No-Show
Em Como você lida com no-shows?, escolha como a taxa de no-show deve ser calculada.
- Igual à política de cancelamento: Esta é a opção padrão. A taxa de no-show segue a política de cancelamento aplicável. O Cloudbeds exibe o valor que se aplica a um no-show e mantém esse alinhamento quando você atualiza os termos de cancelamento.
-
Valor personalizado: Configure uma taxa de no-show independentemente da política de cancelamento. Os cálculos disponíveis incluem:
- Uma porcentagem do total.
- Valor fixo por reserva (anteriormente chamado Valor fixo).
- O preço da primeira noite.
A taxa de no-show aplicável é usada sempre que uma reserva é marcada como no-show, seja o status alterado manualmente pela equipe, por um sistema conectado ou durante a auditoria noturna.
Configure Impostos e Taxas
Na guia Cancelamento, use os cartões separados de Impostos e taxas para determinar quais impostos e taxas podem ser incluídos nas penalidades de cancelamento e no-show.
Configure as seleções de cancelamento e no-show independentemente, mesmo quando o valor do no-show segue a política de cancelamento.
Escolha uma das seguintes opções para cada tipo de taxa:
- Todos os impostos e taxas aplicáveis: Inclui todos os impostos e taxas que se aplicam à reserva e à sua fonte de reserva. Se um imposto ou taxa aplicável for adicionado ao seu estabelecimento posteriormente, esta opção o incluirá automaticamente.
- Um conjunto específico: Selecione os impostos e taxas que deseja incluir. A seleção permanece fixa. Se você adicionar um novo imposto ou taxa depois, volte à política e selecione-o se quiser incluí-lo.
- Nenhum: Não adicione impostos ou taxas à penalidade de cancelamento ou no-show.
Quando um cartão está recolhido, ele exibe um resumo da seleção, como Todos os impostos e taxas coletados, 5 de 10 coletados ou Não coletados. O resumo da política reflete a mesma seleção.
Políticas existentes: O comportamento atual de impostos e taxas permanece inalterado até que você modifique a seleção e salve a política. Na primeira vez que você abrir uma política existente, a opção de imposto e taxa exibida refletirá as configurações atuais de coleta do estabelecimento.
Entenda como os impostos e taxas são calculados
A configuração da política determina quais impostos e taxas podem ser incluídos em penalidades por cancelamento ou no-show. O valor final também depende da reserva e de suas configurações aplicáveis.
- Fonte da reserva: Um imposto ou taxa é incluído somente quando também está habilitado para a fonte da reserva. Selecioná-lo em uma Política Inteligente não substitui as restrições da fonte da reserva.
- Aplicabilidade atual: Impostos e taxas excluídos, desativados ou que não se aplicam mais são excluídos, mesmo que tenham sido selecionados anteriormente na política.
- Reservas existentes: Editar uma política não altera a política designada às reservas já feitas. Para essas reservas, a seleção específica de impostos e taxas permanece como estava no momento da reserva. No entanto, a opção Todos os impostos e taxas aplicáveis pode incluir impostos e taxas aplicáveis adicionados posteriormente.
- Alterações na alíquota de imposto: Se a alíquota de um imposto mudar entre a reserva e o cancelamento ou no-show, a Cloudbeds usa a alíquota vigente quando a taxa for lançada.
- Exceções de política: Quando uma Exceção de Política Inteligente baseada em data se aplica, sua seleção de impostos e taxas tem precedência sobre a seleção da política padrão.
Penalidades da primeira noite: Quando uma taxa de cancelamento ou no-show é baseada no preço da primeira noite, o cálculo começa com a tarifa da primeira noite.
Com Todos os impostos e taxas aplicáveis, o cálculo inclui os impostos e taxas associados àquela noite, junto com as taxas fixas aplicáveis por reserva e por acomodação. Não inclui impostos para toda a estadia.
Se um imposto selecionado se aplica a uma taxa selecionada, ambos podem ser incluídos no cálculo de uma penalidade percentual ou baseada na primeira noite por cancelamento ou no-show.
Impostos excluídos da política não são adicionados de volta à taxa base. Consequentemente, uma taxa de cancelamento percentual pode ser menor que a mesma porcentagem do valor originalmente pago pelo hóspede.
Entenda a exibição e automação de impostos e taxas
No Motor de Reservas da Cloudbeds, as informações da política de cancelamento e no-show incluem uma nota geral mais impostos e taxas aplicáveis. A seleção exata de impostos e taxas está disponível no editor da política.
Quando uma reserva possui um processador de pagamentos conectado com automação completa da Política Inteligente, a configuração indica se a taxa de cancelamento ou no-show será lançada no extrato.
Lançar uma taxa no extrato e processar uma cobrança ou reembolso no cartão são ações separadas.
Se a automação completa da Política Inteligente não estiver disponível para uma reserva, a equipe pode precisar gerenciar manualmente o registro do extrato aplicável e a transação financeira.
Adicionar informações adicionais da política e salvar
Use Informações adicionais da política para fornecer quaisquer detalhes extras que você queira que os hóspedes vejam no Motor de Reservas da Cloudbeds e nos e-mails de confirmação.
Mantenha essas informações consistentes com as regras configuradas de pagamento, cancelamento e no-show. O texto adicional não substitui a configuração da política. Quaisquer condições que diferirem das regras configuradas devem ser tratadas manualmente.
Quando terminar de configurar a política, clique em Salvar.
Passo 3 - Defina sua Política Inteligente padrão
Sua Política Inteligente padrão determina quais regras se aplicam quando nenhuma outra política foi designada.
A Cloudbeds aplica automaticamente a política padrão para:
- Sua Tarifa Base.
- Qualquer plano tarifário sem outra Política Inteligente designada.
Prática recomendada: Escolha a política mais usada em seu estabelecimento. Você pode alterar a política padrão a qualquer momento.
Definir a política padrão
- Acesse Configurações > Estabelecimento > Políticas > Pagamento e Cancelamento.
- Localize a política que deseja usar como padrão.
- Abra o menu de mais opções
- Selecione Definir como padrão.
Passo 4 - Designar políticas aos seus planos tarifários
Se seu estabelecimento usa múltiplos planos tarifários, você pode designar diferentes Políticas Inteligentes para cada um.
Isso permite aplicar diferentes condições de pagamento e cancelamento, mantendo sua Política Inteligente padrão para planos tarifários sem uma designação separada.
- No menu principal da Cloudbeds
, abra Planos Tarifários e Pacotes
.
- Encontre o plano tarifário que você deseja atualizar.
- Abra o menu de mais opções
- Role até o campo Cancelamento, identificado como Qual política de cancelamento você deseja definir para este plano tarifário?
- Selecione a Política Inteligente que deseja designar no menu suspenso Políticas.
- Clique em Salvar.
Repita esses passos para quaisquer planos tarifários adicionais que precisem de uma política diferente.
Precisa de políticas diferentes para datas específicas? Use Exceções de Política Inteligente para feriados, temporadas de pico ou outras condições específicas de datas, em vez de criar planos tarifários adicionais.
Saiba mais em Usar Exceções de Política Inteligente para Substituir Políticas de Cancelamento para Datas Específicas.
Passo 5 - Visualizar políticas em Reservas e no Motor de Reservas
Após configurar e designar suas políticas, revise como suas condições aparecem para a equipe e para os hóspedes.
Para sua equipe (PMS da Cloudbeds)
Quando a equipe cria uma reserva no PMS da Cloudbeds, o nome da Política Inteligente designada aparece para cada tipo de acomodação e plano tarifário.
A equipe pode passar o mouse sobre o nome da política para revisar um resumo de:
- Regras de garantia.
- Programação de pagamento do saldo restante.
- Condições de cancelamento.
- Condições de no-show.
Para um pré-pagamento de Valor fixo por reserva, a programação de pagamento reflete o valor fixo configurado, sujeito ao limite do subtotal da reserva.
Se as datas, o número de noites ou as acomodações da reserva mudarem, a Cloudbeds recalcula os pagamentos ainda não coletados usando o subtotal atualizado.
Pagamentos já coletados não são alterados ou reembolsados automaticamente.
Se o hóspede cancelar, a política de cancelamento aplicável determina se o depósito pago será retido, reembolsado ou ajustado contra a taxa de cancelamento.
Para seus hóspedes (Motor de Reservas da Cloudbeds)
Os hóspedes podem revisar as condições aplicáveis de pagamento e cancelamento ao reservar pelo Motor de Reservas da Cloudbeds.
Dependendo da política configurada, os hóspedes veem:
- Etiqueta da política: Por exemplo, Não reembolsável ou Totalmente reembolsável.
- Programação de pagamento: Um detalhamento dos valores e prazos de pagamento aplicáveis.
- Condições de cancelamento e no-show: As regras, prazos e penalidades aplicáveis.
- Informações adicionais da política: Qualquer texto extra inserido na configuração da política.
As informações sobre cancelamento e no-show incluem uma anotação geral de mais impostos e taxas aplicáveis, em vez de listar a seleção exata de impostos e taxas da política.
Exibição de valor fixo: Se o pré-pagamento fixo configurado exceder o subtotal da reserva, o texto da política exibido para o hóspede ainda pode mostrar o valor configurado. No entanto, a Cloudbeds coleta apenas até o subtotal da reserva.
Nos e-mails de confirmação e cancelamento
A Cloudbeds inclui automaticamente as informações aplicáveis das Políticas Inteligentes nos e-mails de confirmação e cancelamento quando as informações da política suportada são usadas no modelo de e-mail.
Isso inclui as condições aplicáveis de cancelamento e no-show. Nenhuma alteração nos seus modelos de e-mail é necessária ao usar as informações da política suportada.
Passo 6 - Revisar a configuração do depósito do canal (Opcional)
Quando as Políticas Inteligentes estão ativadas, as configurações de depósito para reservas OTA são gerenciadas separadamente das políticas aplicadas às reservas diretas.
Você pode revisar essas configurações na guia Depósito do Canal na página Políticas.
- Vá para Configurações > Propriedade > Políticas.
- Abra a guia Depósito do Canal.
- Revise as configurações de depósito que se aplicam às reservas recebidas dos seus canais conectados.
Se sua propriedade configurou anteriormente regras de Depósito do Canal, essas configurações permanecem inalteradas quando as Políticas Inteligentes são ativadas.
Não são necessárias alterações adicionais, a menos que você queira modificar sua configuração existente de Depósito do Canal.
Suas Políticas Inteligentes estão configuradas e prontas para uso em reservas diretas elegíveis. Antes de utilizá-las nas operações diárias, revise as políticas designadas e confirme se as condições de pagamento e cancelamento correspondem às regras pretendidas para o seu estabelecimento.
Dicas para criar Políticas Inteligentes
- Comece pelos seus principais tipos de tarifa: Considere criar uma política flexível e uma política não reembolsável.
- Revise as condições de no-show: Decida se cada política deve usar a mesma taxa de no-show da sua política de cancelamento ou um valor personalizado para no-show.
- Verifique a configuração: Revise algumas reservas após a configuração para confirmar que as regras configuradas e a automação funcionam conforme esperado.
- Mantenha as informações para o hóspede claras: Use uma linguagem simples e consistente na seção Informações Adicionais da Política.
Próximo passo
Depois que suas Políticas Inteligentes estiverem configuradas e designadas, avalie se seu estabelecimento precisa de condições de cancelamento diferentes para datas específicas, como feriados, eventos especiais ou temporadas de alta demanda.
Se for o caso, você pode usar Exceções de Políticas Inteligentes para aplicar regras específicas por data sem criar planos tarifários adicionais.
Saiba mais: Use Exceções de Políticas Inteligentes para substituir políticas de cancelamento em datas específicas.
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