| Objetivo | Entender como o Saldo Devido e o Resumo de Transações são calculados, onde revisá-los e por que os totais filtrados do Extrato podem diferir do saldo exibido. |
| Indicado para | Usuários da Recepção, Auditoria Noturna, Gerente/Gerente Geral e Administrador que revisam saldos de reservas ou contas. |
| Use este recurso quando | Você precisar explicar um Saldo Devido, conciliá-lo com a atividade do Extrato ou identificar transações que contribuem para o saldo de uma reserva, Extrato do Grupo ou Conta Interna. |
| Requisitos | Uma reserva, Extrato do Grupo ou Conta Interna com atividade financeira para revisar. |
| Resultado esperado | Você poderá identificar quais categorias de transações contribuem para o Saldo Devido exibido e entender como os filtros do Extrato afetam o que é visível. |
Introdução
O Saldo Devido e o Resumo de Transações usam dados de transações do PMS da Cloudbeds para fornecer uma visão consistente do valor devido. O Saldo Devido é calculado a partir de todas as transações aplicáveis da reserva ou conta, mesmo quando filtros ocultam algumas transações da visualização atual do Extrato.
O Resumo de Transações divide o saldo em categorias como cobranças, pagamentos, reembolsos e transferências de Contas a Receber. Use este artigo para entender o cálculo, encontrar o resumo e investigar casos em que os totais visíveis do Extrato parecem não corresponder ao Saldo Devido.
Sumário
- Quem é afetado e como
- Benefícios
- Componentes do resumo
- Onde encontrar o saldo devedor e o resumo das transações
- Como os filtros afetam o saldo devedor
- Perguntas frequentes
Quem é afetado e como
O saldo devedor e o resumo das transações podem atender a diferentes necessidades operacionais, dependendo do papel do usuário que está analisando a reserva ou a conta.
| Papel | O que saber |
|---|---|
| Recepção | Use o Saldo Devedor e Resumo das Transações para revisar o que uma reserva deve. Se os totais visíveis no Extrato parecerem diferentes, verifique o filtro de ID da reserva e as transações arquivadas de reserva-quarto antes de fazer ajustes. |
| Auditoria noturna | Lembre-se de que o saldo devedor usa todas as transações aplicáveis da reserva, não apenas as transações visíveis em um Extrato filtrado. Use a orientação sobre transações arquivadas de reserva-quarto ao conciliar os totais do Extrato. |
| Gerente/Gerente geral ou Administrador | Use o Resumo das Transações para entender quais cobranças, pagamentos, reembolsos e transferências contribuem para o saldo devedor. Revise como os filtros afetam a visibilidade ao investigar uma discrepância. |
Benefícios
O saldo devedor e o resumo das transações ajudam os usuários da propriedade a entender o que é devido e quais transações contribuem para esse valor nas visualizações suportadas de Extrato e conta.
- Consistência confiável: Saldo Devido e Resumo de Transações usam dados de transações do PMS da Cloudbeds para um cálculo consistente em todas as visualizações suportadas.
- Visibilidade clara nos Extratos do Grupo: O Resumo de Transações mostra os tipos de transação que contribuem para o saldo.
- Atualizações precisas: O Saldo Devido é atualizado quando transações pendentes são removidas, como após um no-show ou cancelamento.
- Visibilidade clara nas Contas Internas: Saldo Devido e Resumo de Transações fornecem visibilidade das transações que contribuem para o saldo da conta.
- Precisão independentemente dos filtros: O Saldo Devido é calculado usando todas as transações aplicáveis da reserva ou conta, mesmo quando filtros ocultam algumas transações da visualização atual.
Componentes do resumo
O Resumo de Transações agrupa a atividade financeira que contribui para o Saldo Devido. As categorias exibidas dependem das transações presentes na reserva ou conta.
- Subtotal: Tarifa base e Receita de Hospedagem.
- Itens adicionais: Itens, Serviços e Itens adicionais.
- Impostos e taxas: Impostos e taxas agrupados por tipo individual.
- Taxa de cancelamento e taxa de no-show: Exibidas quando aplicáveis.
- Total geral: Total de todas as cobranças combinadas.
- Valor pago: Total de todos os pagamentos lançados.
- Reembolso pendente: Total de todos os reembolsos programados pendentes.
- Transferência de Contas a Receber: Transferência do saldo de Contas a Receber.
- Reembolso emitido: Total de todos os reembolsos e Contestações de cobrança.
- Saldo devido: Total geral - (Valor pago + Transferência de Contas a Receber - Reembolso emitido).
- Depósito sugerido: Valor do depósito sugerido calculado com base na Configuração da propriedade.
Onde encontrar o saldo devido e o resumo de transações
Revise o Saldo Devido na reserva quando precisar entender o que ainda falta pagar e como esse valor é composto.
- Abra a reserva cujo saldo você deseja revisar;
- Clique na guia Extrato;
- Abra o menu de Saldo Devido para revisar o Resumo de Transações e os valores que contribuem para o saldo.
O menu de Saldo Devido mostra as categorias de transações que contribuem para o saldo da reserva.
Para uma visão geral completa do Extrato e seus filtros, consulte: Extrato da reserva - Tudo que você precisa saber.
Contas internas
As Contas internas também podem exibir o Saldo Devido e o Resumo de Transações. Transações antigas podem contribuir para o saldo mesmo quando o intervalo de datas padrão não as mostra.
- Vá ao Menu Principal
, e navegue até Contas internas
;
- Selecione uma Conta interna;
- Revise o Saldo Devido e o Resumo de Transações no topo da conta.
Em uma Conta interna, o menu de Saldo Devido aparece acima do Extrato e resume as transações que contribuem para o saldo da conta.
As Contas internas usam um filtro de data padrão a partir de hoje. Se transações antigas contribuírem para o Saldo Devido, ajuste a data "De" para visualizar atividades passadas.
Como os filtros afetam o Saldo Devido
Os filtros alteram quais transações estão visíveis na visualização atual. Eles não mudam quais transações aplicáveis são incluídas no cálculo do Saldo Devido.
Transações de quartos de reserva arquivados
Em reservas com quartos de reserva arquivados, as transações associadas a esses quartos são incluídas no Saldo Devido. No Extrato da reserva, quartos de reserva arquivados podem aparecer no filtro ID da reserva com uma etiqueta Arquivado.
Selecione um registro arquivado no filtro ID da reserva para revisar as transações associadas a esse quarto de reserva. Incluir essas transações no Extrato visível pode alterar os totais de Débito e Crédito mostrados na tabela, pois os totais passam a incluir essas transações.
O filtro ID da reserva mostra quartos de reserva arquivados com a etiqueta Arquivado, e a tabela do Extrato exibe as transações associadas aos registros arquivados selecionados.
O fato de uma transação estar associada a um quarto reservado arquivado não significa que ela deve ser removida. Se uma transação não for mais necessária, siga o processo padrão em Como anular transações.
Perguntas frequentes
Use estas respostas quando precisar explicar o cálculo ou conciliar o saldo devido com as transações visíveis em um extrato ou conta interna.
Como o saldo a pagar é calculado?
O saldo a pagar é calculado usando todas as transações aplicáveis da reserva, incluindo transações pendentes e lançadas.
Saldo a pagar = Total geral - (Valor pago + Transferência de conta interna - Reembolso emitido)
Pagamentos pendentes ou programados contam para os pagamentos futuros?
Sim. Pagamentos com falhas ou incompletos devem ser removidos automaticamente assim que não estiverem mais pendentes ou após serem lançados. Se permanecerem visíveis no resumo inesperadamente, entre em contato com a Equipe de Suporte da Cloudbeds.
Por que o saldo a pagar pode ser diferente das transações atualmente visíveis no extrato?
O extrato pode ser filtrado, enquanto o saldo a pagar é calculado usando todas as transações aplicáveis da reserva. Por exemplo, transações associadas a quartos de reserva arquivados são incluídas no saldo a pagar e podem ser revisadas selecionando a entrada Arquivada correspondente no filtro ID da reserva.
Por que os totais de Débito e Crédito do extrato podem mudar ao revisar quartos de reserva arquivados?
Os totais do extrato refletem as transações incluídas na tabela visível. Quando transações associadas a quartos de reserva arquivados são incluídas na visualização, os totais de Débito e Crédito podem mudar para incluir essas transações. Isso não altera quais transações são usadas para calcular o saldo a pagar.
Por que uma conta interna exibe um saldo a pagar alto?
O saldo a pagar da conta interna usa todas as transações históricas, incluindo transações fora do intervalo de datas padrão. Transações mais antigas podem, portanto, contribuir para o saldo mesmo quando não estão visíveis na visualização padrão.
Como posso encontrar transações antigas que contribuem para o saldo a pagar da conta interna?
- Ajuste a data "De" na conta interna para incluir atividades anteriores.
- Para contas com muitos registros, use um relatório personalizado no Cloudbeds Insights para localizar transações antigas que contribuem de forma mais eficiente.
- Após identificar as transações, determine se algum ajuste é necessário.
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