Como usar o Verifactu para Faturamento Eletrônico na Espanha

Introdução

Verifactu é o sistema de faturação eletrônica da Espanha para reportar faturas à autoridade fiscal espanhola. No Cloudbeds, você pode emitir faturas que cumprem os requisitos do Verifactu, incluindo faturas simplificadas (para valores até €3.000) e faturas completas (para valores maiores ou destinatários específicos).

Este guia cobre a emissão, retificação e anulação de faturas, além da solução de problemas comuns.

Neste artigo

• Confirme os dados do hóspede e os requisitos de validação
• Emitir faturas
• Retificar uma fatura com novas transações
• Anular uma fatura e suas faturas de retificação
• Solução de problemas para faturas com falha
• Escolher o campo correto de identificação do hóspede

Confirme os dados do hóspede e os requisitos de validação

⚠️Importante: O PMS da Cloudbeds valida os dados do hóspede independentemente de o Verifactu estar conectado. Esta é uma validação a nível de PMS, separada da validação da autoridade fiscal.

Validação a nível de PMS

Ao criar uma Fatura Completa, o PMS verifica se o contato de cobrança selecionado possui os campos obrigatórios. Se algum campo estiver faltando, aparecerá o seguinte:

• "O hóspede selecionado está com informações obrigatórias faltando" ⚠️ (exibido em vermelho)
• Resultado: O botão "Criar Fatura" fica desabilitado.
• Essa validação ocorre independentemente de o Verifactu estar conectado. Ela impede a emissão de dados incompletos.

Validação a nível de integração

Quando o Verifactu está conectado e processa ativamente uma fatura, a autoridade fiscal valida a fatura e pode retornar erros como:

• "Contribuinte suspenso"
• "Formato de Identificação Fiscal inválido"
• "Campo obrigatório ausente"

Resultado: A fatura parece ser emitida no Cloudbeds, mas falha na autoridade fiscal. Os erros aparecem em Conta→ Utilitários→ Sincronização de Integração (NÃO na janela Criar Fatura).

Essa validação ocorre somente quando o Verifactu está conectado. Estabelecimentos desconectados não verão esses erros.

Comparar faturas simplificadas e completas

• Fatura simplificada: Não exige dados do destinatário, suporta totais até €3.000 e pode ser criada quando os dados do hóspede estão incompletos.
• Fatura completa: Exige dados do destinatário e deve ser usada para totais acima de €3.000 ou quando um destinatário nomeado é necessário. O botão Criar Fatura fica desabilitado se os detalhes obrigatórios estiverem faltando.

Detalhes obrigatórios do destinatário para faturas completas

Faturas completas exigem dados específicos do destinatário da fatura. Os requisitos variam conforme a nacionalidade do hóspede:

Destinatários espanhóis

Se o hóspede possuir uma identificação fiscal espanhola válida:

Nome legal (nome completo ou nome da empresa)
Número de Identificação Fiscal do hóspede: NIF, CIF, DNI ou NIE válido
Endereço completo: Rua, cidade, código postal, estado/província, país

Se o hóspede não possuir um número de identificação fiscal espanhol:

Nome legal
Tipo de documento (passaporte, etc.)
Número do documento
País emissor do documento
Endereço completo: Rua, cidade, código postal, estado/província, país

Destinatários estrangeiros

Se o hóspede possuir um número de identificação fiscal:

Nome legal
Número de identificação fiscal: Para residentes da UE, prefixe com o código do país (p.ex., PT123456789 para português). Residentes fora da UE: não é necessário prefixo.
Endereço completo: Rua, cidade, código postal, estado/província, país

Se o hóspede não possuir número de identificação fiscal:

Nome legal
Tipo de documento
Número do documento
País emissor do documento
Endereço completo: Rua, cidade, código postal, estado/província, país

Emitir faturas

Emitir uma fatura simplificada

Faturas simplificadas são limitadas a um valor total de 3.000 EUR. Elas não exigem detalhes específicos.

Passos para emitir uma fatura simplificada

1. Acesse os detalhes da reserva.

2. Verifique se as transações podem ser faturadas:

   Certifique-se de que todas as transações tenham VAT. Não deve haver transações sem VAT.

3. Selecione Ações -> Gerar nova fatura:

4. A caixa de diálogo para criação da fatura será exibida:

5. Selecione todas as transações que deseja incluir na fatura.

6. Clique em Criar fatura simplificada para enviar a solicitação de criação da fatura para a integração.
7. Você pode então acessar a seção Documentos, selecionar Faturas no menu suspenso e visualizar todas as faturas criadas para essa reserva e seus status.

8. A fatura recém-criada pode ser visualizada clicando no seu número interno (em azul):

9. O arquivo PDF oficialmente gerado pode ser baixado ou enviado. Basta abrir o menu do documento e selecionar a ação:

Emitir uma fatura completa

Faturas completas têm um destinatário específico. Geralmente são emitidas porque você precisa de uma fatura para um destinatário específico, que pode ser ele mesmo, outra pessoa ou uma empresa, ou porque o valor total excede 3.000 EUR.

Faturas completas são, na verdade, apenas “faturas” e é assim que são chamadas dentro do Cloudbeds.

Dados obrigatórios do destinatário

Para emitir uma fatura completa, é necessário incluir dados específicos do destinatário na fatura, portanto, esses dados precisam estar disponíveis no Cloudbeds no momento da emissão. Aqui estão os diferentes casos e quais dados são exigidos:

Destinatário estrangeiro:

• Nome Legal:
  • Para uma pessoa, é o nome completo.
  • Para uma empresa, é o nome da entidade legal da empresa.
• Detalhes de Identificação:
  • Se um Número de Identificação Fiscal for fornecido:
    • Para destinatários espanhóis, o valor deve ser um NIF válido (CIF, DNI ou NIE).
    • Para destinatários estrangeiros de países dentro da União Europeia, o valor deve ser prefixado pelo código ISO 3166-1 alpha-2 do país. Por exemplo, se o valor for um NIF português como 123456789, então o valor deve ser ”PT123456789”.
    • Para destinatários estrangeiros de países que não pertencem à União Europeia, o valor é apenas o Número de Identificação Fiscal, sem necessidade de prefixar com o código ISO 3166 alpha-2 do país.
  • Se um Número de Identificação Fiscal não for fornecido, então os seguintes detalhes são necessários:
    • País emissor do documento
    • Tipo de documento
    • Número do documento
• Endereço Completo:
  • Os seguintes campos são obrigatórios:
    • Linha de Endereço 1
    • Cidade
    • CEP ou Código Postal
    • Estado ou Província
    • País

Passos para emitir uma fatura completa

1. Acesse os detalhes da reserva.
2. Certifique-se de que o hóspede destinatário da fatura possui os dados necessários:
   • Se o destinatário for uma pessoa com NIF válido, confirme que o NIF está no campo “Número de Identificação Fiscal do Hóspede” e que os dados de endereço estão completos.
   • Se o destinatário for um hóspede estrangeiro, verifique se o “Tipo de Documento”, “País Emissor do Documento” e “Número do Documento” estão todos preenchidos.
3. Verifique se as transações são faturáveis. Confirme que todas as transações possuem VAT. Não deve haver transações sem VAT.
4. Após confirmar que todos os campos foram preenchidos, selecione “Ações -> Gerar Nova Fatura”:

5. Selecione o hóspede que deseja como destinatário da fatura.

   Anotação: Se o hóspede tiver nome da empresa e identificação fiscal da empresa preenchidos, o destinatário será a empresa.

6. Selecione todas as transações que deseja incluir na fatura.
7. Clique no botão Criar Fatura para emitir a fatura completa.
   
8. Você pode então acessar a seção Documentos, selecionar Faturas no menu suspenso e visualizar todas as faturas criadas para essa reserva e seus status.
   
9. A fatura recém-criada pode ser visualizada clicando em seu número interno (em azul):
   
10. O PDF gerado oficialmente pode ser baixado ou enviado. Basta abrir o menu do documento e selecionar a ação:
    

Solução de problemas para aviso de informações faltantes

Se você está tentando reproduzir o aviso "Hóspede selecionado está com informações obrigatórias faltando" mas não o vê, aqui está o motivo:

Faturas simplificadas não exigem dados do destinatário

O botão de Fatura Simplificada permanece habilitado mesmo quando os dados do hóspede estão faltando. Se você vê apenas o botão "Criar fatura simplificada" habilitado e o botão "Criar Fatura" desabilitado, isso é o comportamento correto. Você ainda pode emitir uma fatura simplificada.

O hóspede já possui os campos obrigatórios

O PMS pode considerar que o hóspede possui os campos mínimos obrigatórios se:

O contato de cobrança tem nome da empresa + identificação fiscal da empresa, ou
O contato de cobrança tem nome completo + NIF/documento válido + endereço

Verifique se todos esses campos estão realmente em branco. Para confirmar:

Vá para o perfil do hóspede
Apague o Número de Identificação Fiscal do hóspede e o endereço completo (ou Tipo de Documento, Número e País, se for estrangeiro)
Reabra o modal Criar Fatura
O aviso "O hóspede selecionado está com informações obrigatórias faltando" deve aparecer agora
O botão "Criar Fatura" deve estar desabilitado
 

O estabelecimento possui configurações de conta diferentes

Estabelecimentos em diferentes pilotos de faturamento ou com configurações fiscais distintas podem apresentar comportamentos ligeiramente diferentes. Verifique a configuração de faturamento do seu estabelecimento com o suporte caso o comportamento seja diferente do esperado.

Por que o aviso não depende da conexão com o Verifactu

Essa validação do PMS ocorre independentemente do status do Verifactu. A conexão com o Verifactu afeta apenas erros de nível de autoridade que aparecem na Sincronização de Integração após o envio da fatura. O aviso do PMS impede que faturas incompletas sejam enviadas desde o início.
 

Retificar uma fatura com novas transações

Se você já faturou transações anteriormente ou adicionou novas cobranças ou ajustes ao extrato, pode emitir uma fatura de retificação para adicionar as novas transações à fatura emitida anteriormente.

1. Encontre a fatura emitida anteriormente, abra seu menu e selecione Retificar fatura:
   
2. Selecione as transações que deseja adicionar à fatura de retificação “por diferenças” para modificar a base tributável da fatura anterior e emitir a fatura de retificação:
   
3. Após a emissão da fatura pela integração com o TicketBAI via Fiskaly, ela estará disponível na lista de faturas:
   
4. A fatura pode ser visualizada clicando em seu número (em azul):
   
5. E também pode ser enviada clicando em seu menu e selecionando a opção para enviá-la:
   

Anular uma fatura e suas faturas de retificação

O mecanismo que nossa plataforma suporta para anular faturas é criando uma “Fatura de retificação por diferenças” que reduzirá a base tributável a zero.

1. Abra o menu da fatura e selecione Anular e emitir uma nota de crédito.
   
2. Clique para Anular e Emitir Fatura de Retificação:
   
3. Você pode verificar depois nas Faturas:
   

Solução de problemas para faturas que falharam

Escolha o campo correto de identificação do hóspede

Esta é uma das fontes mais comuns de erros em faturas para hóspedes espanhóis. Usar o campo errado faz com que a fatura falhe na autoridade fiscal, mesmo que pareça ter sido emitida com sucesso no Cloudbeds. Siga o guia abaixo para evitar erros.

Use o campo de identificação correto

Existem dois campos de identificação disponíveis ao criar uma fatura completa para um hóspede espanhol:

• Número de Identificação Fiscal do Hóspede: Use este para hóspedes com um número de identificação fiscal espanhol válido, como NIF, CIF, DNI ou NIE.
• Número do Documento: Use este para hóspedes sem identificação fiscal espanhola que utilizam passaporte ou outro documento oficial.

Esses dois campos não são intercambiáveis. Inserir um valor no campo errado fará com que o envio da fatura falhe na autoridade fiscal espanhola, mesmo que o número em si seja válido.

Cenários e resultados de identificação

O que fazer em cada situação

Hóspede espanhol com NIF, CIF, DNI ou NIE válido:

Insira o número em Número de Identificação Fiscal do Hóspede
Deixe o Número do Documento vazio
NÃO insira o número fiscal no campo Número do Documento

Hóspede espanhol sem identificação fiscal espanhola (turista, estrangeiro):

Deixe o Número de Identificação Fiscal do Hóspede vazio
Insira o número do passaporte/documento no campo Número do Documento
Preencha o Tipo de Documento e o País Emissor do Documento
NÃO insira um número fiscal no campo Número do Documento
Por que isso é importante

Quando você envia uma fatura, a Cloudbeds informa à autoridade fiscal qual campo foi usado. A autoridade valida com base no campo:

Número de Identificação Fiscal do Hóspede indica um contribuinte espanhol registrado → a autoridade valida como um número fiscal espanhol
Número do Documento indica um hóspede não registrado → a autoridade valida como um documento não fiscal

Se o tipo de número não corresponder ao campo, a autoridade rejeita a fatura.

Resolver falha na fatura causada por dados de identificação

Comece em Conta > Utilitários > Sincronização de Integração, e então siga estes passos:

1. Verifique os detalhes do erro da fatura.
2. Anule a fatura com falha usando Anular e emitir uma nota de crédito.
3. Mova o número de identificação para o campo correto do hóspede.
4. Reemita a fatura.

Artigos relacionados

Agora que você pode emitir e corrigir faturas Verifactu, revise estes recursos para requisitos de configuração e uma visão geral mais ampla da faturação eletrônica na Espanha:

• Faturação eletrônica na Espanha (Verifactu via Fiscal) - Tudo que você precisa saber
• Configurando a faturação eletrônica na Espanha (Verifactu via Documentos Fiscais)