Gerenciamento de depósitos de segurança (caução) no extrato da reserva (processo manual)

Um depósito de segurança (depósito caução) é um valor cobrado do hóspede no momento do check-in e posteriormente reembolsado ou liberado após o check-out, caso não sejam encontrados quaisquer danos.

Este guia explica o processo manual para lidar com depósitos de segurança no PMS da Cloudbeds.

Para a configuração automatizada via Motor de Reservas, veja Adicionar automaticamente depósitos de segurança para reservas diretas.

Passo 1 – Crie a taxa do depósito caução ou item

Você pode configurar o depósito como uma taxa ou um item (produto/serviço).

• Taxa: adicionada manualmente ao extrato OU, se vinculada à origem da reserva, aparece automaticamente quando aplicada.
• Item: adicionado manualmente ao extrato.

Para criar o depósito,

Como uma Taxa:

1. Acesse a página de configurações de Pagamentos;
2. Vá para a guia de Impostos e Taxas;
3. Adicione uma nova taxa como Depósito Caução (ou Depósito Caução para Danos);
4. Defina como taxa exclusa por reserva;
5. Insira o valor (p. ex., 200 EUR):
   • Normalmente, nenhum VAT é aplicado.
6. Salve.

Como um Item:

1. Acesse a página de configurações de Produtos;
2. Na guia de Itens e Serviços, clique para adicionar novo item;
3. Preencha o formulário:
   1. Dê um nome e escolha o tipo de item como preferir;
   2. Nenhuma categoria é necessária;
   3. Inclua o valor;
   4. Imposto não está incluído.
4. Salve.

Passo 2 – Adicione o Depósito no Check-In

Quando o hóspede chega no check-in (ou durante o check-in antecipado):

1. Abra o extrato da reserva do hóspede;
2. Clique para adicionar uma taxa ou item;
3. Adicione o Depósito Caução (como uma taxa ou item, dependendo da sua configuração):
   • O valor padrão aparecerá, mas você pode ajustá-lo se necessário.

4. Processe o pagamento:
   1. Cobrança → coletar os fundos via terminal, cartão de crédito ou link de pagamento.
   2. Autorização → colocar uma retenção no cartão do hóspede sem coletar.
5. (Opcional) Alguns hotéis criam um extrato separado para gerenciar depósitos.

O valor do depósito será exibido no extrato.

Passo 3 – Reembolso ou Anulação do Depósito no Check-Out

No check-out, se não houver danos:

1. Vá para o extrato do hóspede;
2. Reembolse (se cobrado) ou Anule (se autorizado) a transação do depósito:
   • Se você usar o Cloudbeds Payments: selecione a transação -> Reembolsar.
   • Para autorizações: selecione Anular para liberar o valor retido.

Passo 4 – Remova a taxa/item de Depósito do Extrato (para cenários de Reembolso)

Após reembolsar uma taxa de depósito, o saldo devido exibirá o valor reembolsado. Se você não anular a taxa/item, o extrato pode mostrar um saldo pendente.

1. Anule a taxa/item de Depósito de Segurança do extrato;
2. Confirme que o saldo do extrato retorna a 0.

Fluxo de exemplo de Depósito Caução

1. Hóspede faz check-in → Depósito de caução de €200 é adicionado ao extrato.
2. Pagamento coletado ou autorizado.
3. No check-out → depósito reembolsado/anulado.
4. Item/taxa de Depósito Caução é removido → Saldo do Extrato = €0.