Grupos - Recibos

Na página do Perfil do Grupo, é possível gerar recibos ou enviá-los ao e-mail do Grupo de forma fácil.

Começando

Verifique as suas configurações de recibos. O sistema leva em consideração as configurações feitas pelo usuário na aba de "Configuração de Recibos" (a mesma para reservas normais).

Essa é uma etapa obrigatória para gerar recibos de Grupos, caso contrário, se o usuário clicar em "Enviar recibo por e-mail" ou "Gerar e baixar recibo" e se a configuração de recibos ainda não foi feita, aparecerá o seguinte aviso.

Configurações do recibo do Grupo

Na seção de Configuração, clique em "Configuração de Recibos" e preencha todos os campos obrigatórios e os opcionais que desejar.

Veja o seguinte tutorial para obter mais detalhes sobre configuração de recibos: Recibos - Como Configurar e Utilizar

Como não há uma página separada para a configuração de recibos de Grupo, veja abaixo quais campos serão aplicados para os recibos de Grupo:

Nome do campo Aplicado ao recibo de Grupo?
Você gostaria que o recibo seja gerado com base no país de origem do hóspede?
Esse campo determina o idioma do recibo
SIM
  • O recibo será gerado com base no país especificado no perfil do Grupo
  • Se o país não estiver preenchido no perfil do Grupo, o recibo será gerado com base no idioma padrão do sistema
Título, prefixo, número de controle inicial, tax ID SIM
Exibir a razão social da empresa no recibo SIM
Mostrar a coluna com o número da acomodação no recibo  SIM
Data de vencimento padrão SIM
Mostrar os impostos/taxas detalhados no recibo SIM
Você quer que os recibos sejam gerados imediatamente ao criar uma reserva, ou gerar manualmente quando precisar? NÃO
  • Todos os recibos do Grupo precisam ser gerados manualmente pelo usuário
Emitir Recibo Compacto NÃO

 

Como gerar recibos de Grupos

Na página do Perfil do Grupo, clique em Ações. Nesse menu, você tem as seguintes opções:

Opção 1 - Gerar um novo recibo

Depois que o usuário clicar em "Gerar e baixar o recibo", o sistema abre uma nova janela que permite que o usuário selecione qual extrato ele gostaria de usar para gerar o recibo.

É possível escolher um extrato específico ou todos. Depois, clique em "Continuar"

RB Hotel - Central de Grupos - Google Chrome

O usuário será redirecionado automaticamente para a aba de Documentos, onde todos os recibos gerados para o grupo especificado serão armazenados.

Na aba de documentos, os usuários podem clicar no link do PDF para visualizar o recibo gerado. No recibo, você poderá visualizar:

  1. Nome do perfil do grupo
  2. Código do grupo
  3. Endereço do perfil do grupo, se disponível
  4. Transações lançadas e pendentes do(s) extrato(s) selecionado(s)
  5. Opções para fazer o download ou imprimir o recibo
  • As transações aparecerão no recibo da mesma forma que estão no extrato do grupo
  • Se você atualizar as informações do Perfil de Grupo (endereço de e-mail, número de telefone, etc), recibos anteriores não serão atualizados.
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Opção 2 - Enviar recibo por e-mail

Depois que o usuário clicar em "Enviar recibo por e-mail", o sistema abrirá uma janela:

  1. Selecione qual extrato você quer usar > Escolha um extrato específico ou todos os extratos:
    • Se o usuário selecionar apenas um extrato - o recibo será enviado com base nesse extrato específico, não para todo o perfil do Grupo.
    • Se o usuário selecionar todos os extratos, o recibo será enviado com base em todo o perfil do Grupo.
  2. Especifique o(s) endereço(s) de e-mail para envio
  3. Clique em "Continuar"

Se houver algum endereço de e-mail cadastrado no Perfil do Grupo, o campo será preenchido automaticamente. Se necessário, é possível alterar o e-mail ou adicionar diversos e-mails separados por vírgula.

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Depois de clicar em "Continuar", o usuário verá a seguinte mensagem de confirmação:

RB Hotel - Central de Grupos - Google Chrome

Depois da confirmação, o e-mail será enviado e o recibo também será automaticamente armazenado na aba Documentos.

O e-mail ficará assim:

Customização do recibo enviado por e-mail

O texto no recibo é padrão para o recibo de Grupos enviado por e-mail. Para customizar o texto pré-definido:

  1. Clique em "Modelos de E-mail"
  2. Clique na seta do menu e selecione "Editar" para realizar as mudanças ao modelo de Recibo de Grupo (Group Profile Invoice).

Leia o seguinte tutorial para aprender mais sobre Modelos de E-mails

Idioma do recibo e traduções
Especificado por país? Possui tradução do modelo de e-mail? Idioma do modelo de e-mail
SIM - Por exemplo: Itália SIM Italiano
SIM NÃO O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais da Conta)
NÃO NÃO O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais da Conta)
Como as informações de contato são geradas para novos recibos?

O sistema puxa as informações de contato da aba "Perfil do Grupo" para gerar o recibo:

Jing
  • Caso haja um contato associado ao perfil do Grupo e tal contato possua um endereço de e-mail e telefone comercial disponíveis, essas informações também aparecerão no recibo.
  • O telefone residencial nunca aparecerá no recibo
  • Se o contato possui endereços de e-mail pessoal e comercial, apenas o e-mail comercial aparecerá no recibo
RB Hotel - Group Housing - Google Chrome
open_invoice - Google Chrome
  • Se houver mais de 1 contato no perfil do Grupo:
    • O sistema usará o e-mail de negócios do primeiro contato
    • O sistema sempre seleciona o endereço corporativo, quando disponível. Se o e-mail de negócios está disponível apenas para o segundo contato, o sistema usará os dados do segundo contato.
RB Hotel - Group Housing - Google Chrome
open_invoice - Google Chrome

Perguntas frequentes

Como a numeração de recibos de Grupo se difere de recibos comuns?

A única diferença entre eles é o nome do PDF:

  • Recibos de Grupos: o número do Grupo aparecerá no nome do PDF
  • Recibos de reservas comuns: o número da reserva aparecerá no nome do PDF

Veja as seguintes telas como exemplo:

DEMO - Karina's Hostel - Reservas - Google Chrome
DEMO - Karina's Hostel - Central de Grupos - Google Chrome
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