Na página do Perfil do Grupo, é possível gerar recibos ou enviá-los ao e-mail do Grupo de forma fácil.
Começando
Verifique as suas configurações de recibos. O sistema leva em consideração as configurações feitas pelo usuário na aba de "Configuração de Recibos" (a mesma para reservas normais).
Essa é uma etapa obrigatória para gerar recibos de Grupos, caso contrário, se o usuário clicar em "Enviar recibo por e-mail" ou "Gerar e baixar recibo" e se a configuração de recibos ainda não foi feita, aparecerá o seguinte aviso.
Na seção de Configuração, clique em "Configuração de Recibos" e preencha todos os campos obrigatórios e os opcionais que desejar.
Veja o seguinte tutorial para obter mais detalhes sobre configuração de recibos: Recibos - Como Configurar e Utilizar
Como não há uma página separada para a configuração de recibos de Grupo, veja abaixo quais campos serão aplicados para os recibos de Grupo:
| Nome do campo | Aplicado ao recibo de Grupo? |
|---|---|
| Você gostaria que o recibo seja gerado com base no país de origem do hóspede? Esse campo determina o idioma do recibo |
SIM
|
| Título, prefixo, número de controle inicial, tax ID | SIM |
| Exibir a razão social da empresa no recibo | SIM |
| Mostrar a coluna com o número da acomodação no recibo | SIM |
| Data de vencimento padrão | SIM |
| Mostrar os impostos/taxas detalhados no recibo | SIM |
| Você quer que os recibos sejam gerados imediatamente ao criar uma reserva, ou gerar manualmente quando precisar? | NÃO
|
| Emitir Recibo Compacto | NÃO |
Como gerar recibos de Grupos
Na página do Perfil do Grupo, clique em Ações. Nesse menu, você tem as seguintes opções:
Depois que o usuário clicar em "Gerar e baixar o recibo", o sistema abre uma nova janela que permite que o usuário selecione qual extrato ele gostaria de usar para gerar o recibo.
É possível escolher um extrato específico ou todos. Depois, clique em "Continuar"
O usuário será redirecionado automaticamente para a aba de Documentos, onde todos os recibos gerados para o grupo especificado serão armazenados.
Na aba de documentos, os usuários podem clicar no link do PDF para visualizar o recibo gerado. No recibo, você poderá visualizar:
- Nome do perfil do grupo
- Código do grupo
- Endereço do perfil do grupo, se disponível
- Transações lançadas e pendentes do(s) extrato(s) selecionado(s)
- Opções para fazer o download ou imprimir o recibo
- As transações aparecerão no recibo da mesma forma que estão no extrato do grupo
- Se você atualizar as informações do Perfil de Grupo (endereço de e-mail, número de telefone, etc), recibos anteriores não serão atualizados.
Depois que o usuário clicar em "Enviar recibo por e-mail", o sistema abrirá uma janela:
- Selecione qual extrato você quer usar > Escolha um extrato específico ou todos os extratos:
- Se o usuário selecionar apenas um extrato - o recibo será enviado com base nesse extrato específico, não para todo o perfil do Grupo.
- Se o usuário selecionar todos os extratos, o recibo será enviado com base em todo o perfil do Grupo.
- Especifique o(s) endereço(s) de e-mail para envio
- Clique em "Continuar"
Se houver algum endereço de e-mail cadastrado no Perfil do Grupo, o campo será preenchido automaticamente. Se necessário, é possível alterar o e-mail ou adicionar diversos e-mails separados por vírgula.
Depois de clicar em "Continuar", o usuário verá a seguinte mensagem de confirmação:
Depois da confirmação, o e-mail será enviado e o recibo também será automaticamente armazenado na aba Documentos.
O e-mail ficará assim:
Customização do recibo enviado por e-mail
O texto no recibo é padrão para o recibo de Grupos enviado por e-mail. Para customizar o texto pré-definido:
- Clique em "Modelos de E-mail"
- Clique na seta do menu e selecione "Editar" para realizar as mudanças ao modelo de Recibo de Grupo (Group Profile Invoice).
Leia o seguinte tutorial para aprender mais sobre Modelos de E-mails
Idioma do recibo e traduções
| Especificado por país? | Possui tradução do modelo de e-mail? | Idioma do modelo de e-mail |
|---|---|---|
| SIM - Por exemplo: Itália | SIM | Italiano |
| SIM | NÃO | O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais da Conta) |
| NÃO | NÃO | O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais da Conta) |
O sistema puxa as informações de contato da aba "Perfil do Grupo" para gerar o recibo:
- Caso haja um contato associado ao perfil do Grupo e tal contato possua um endereço de e-mail e telefone comercial disponíveis, essas informações também aparecerão no recibo.
- O telefone residencial nunca aparecerá no recibo
- Se o contato possui endereços de e-mail pessoal e comercial, apenas o e-mail comercial aparecerá no recibo
- Se houver mais de 1 contato no perfil do Grupo:
- O sistema usará o e-mail de negócios do primeiro contato
- O sistema sempre seleciona o endereço corporativo, quando disponível. Se o e-mail de negócios está disponível apenas para o segundo contato, o sistema usará os dados do segundo contato.
Perguntas frequentes
A única diferença entre eles é o nome do PDF:
- Recibos de Grupos: o número do Grupo aparecerá no nome do PDF
- Recibos de reservas comuns: o número da reserva aparecerá no nome do PDF
Veja as seguintes telas como exemplo:
