Atualizações Cloudbeds - Módulo Grupos (maio de 2020)

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O objetivo dessa atualização é apresentar a nova funcionalidade de Recibos para o módulo Grupos e outras melhorias extras.

Para mais informações sobre o nosso módulo Grupo, leia essa seção da nossa base de conhecimento.

O que é a funcionalidade Grupos?

Grupos fornece aos profissionais da hotelaria a funcionalidade de evoluir e gerenciar o seu Grupo de Negócios e negócios corporativos contratados de dentro do sistema de gestão hoteleira da Cloudbeds.

Essa é uma funcionalidade extra - Caso tenha interesse nesse módulo, entre em contato com a nossa equipe de suporte através do e-mail sac@cloudbeds.com

Veja abaixo todos os detalhes sobre as novas funcionalidades dessa atualização:

Nova funcionalidade de recibo do Grupo

Com essa atualização, é possível gerar um recibo para o seu Grupo!

  1. Na página do perfil de Grupo, clique em "Ações"
  2. No menu, você tem as seguintes opções:
RB Hotel - Central de Grupos - Google Chrome
Opção 1 - Gerar um novo recibo

Depois que o usuário clicar em "Gerar e baixar o recibo", o sistema abre uma nova janela que permite que o usuário selecione qual extrato ele gostaria de usar para gerar o recibo.

É possível escolher um extrato específico ou todos. Depois, clique em "Continuar"

RB Hotel - Central de Grupos - Google Chrome

O usuário será redirecionado automaticamente para a aba de Documentos, onde todos os recibos gerados para o grupo especificado serão armazenados.

Na aba de documentos, os usuários podem clicar no link do PDF para visualizar o recibo gerado. No recibo, você poderá visualizar:

  1. Nome do perfil do grupo
  2. Código do grupo
  3. Endereço do perfil do grupo, se disponível
  4. Transações lançadas e pendentes do(s) extrato(s) selecionado(s)
  5. Opções para fazer o download ou imprimir o recibo
  • As transações aparecerão no recibo da mesma forma que estão no extrato do grupo
  • Se você atualizar as informações do Perfil de Grupo (endereço de e-mail, número de telefone, etc), recibos anteriores não serão atualizados.
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Opção 2 - Enviar recibo por e-mail

Depois que o usuário clicar em "Enviar recibo por e-mail", o sistema abrirá uma janela:

  1. Selecione qual extrato você quer usar > Escolha um extrato específico ou todos os extratos:
    • Se o usuário selecionar apenas um extrato - o recibo será enviado com base nesse extrato específico, não para todo o perfil do Grupo.
    • Se o usuário selecionar todos os extratos, o recibo será enviado com base em todo o perfil do Grupo.
  2. Especifique o(s) endereço(s) de e-mail para envio
  3. Clique em "Continuar"

Se houver algum endereço de e-mail cadastrado no Perfil do Grupo, o campo será preenchido automaticamente. Se necessário, é possível alterar o e-mail ou adicionar diversos e-mails separados por vírgula.

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Depois de clicar em "Continuar", o usuário verá a seguinte mensagem de confirmação:

RB Hotel - Central de Grupos - Google Chrome

Depois da confirmação, o e-mail será enviado e o recibo também será automaticamente armazenado na aba Documentos.

O e-mail ficará assim:

Customização do recibo enviado por e-mail

O texto no recibo é padrão para o recibo de Grupos enviado por e-mail. Para customizar o texto pré-definido:

  1. Clique em "Modelos de E-mail"
  2. Clique na seta do menu e selecione "Editar" para realizar as mudanças ao modelo de Recibo de Grupo (Group Profile Invoice).

Leia o seguinte tutorial para aprender mais sobre Modelos de E-mails

Idioma do recibo e traduções
Especificado por país? Possui tradução do modelo de e-mail? Idioma do modelo de e-mail
SIM - Por exemplo: Itália SIM Italiano
SIM NÃO O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais da Conta)
NÃO NÃO O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais da Conta)
Configurações do recibo do grupo

O sistema leva em consideração as configurações feiras pelo usuário na aba de "Configurações de Recibos".

Veja o seguinte tutorial para obter mais detalhes sobre configuração de recibos: Recibos - Como Configurar e Utilizar

Como não há uma página separada para a configuração de recibos de Grupo, veja abaixo quais campos serão aplicados para os recibos de Grupo:

Nome do campo Aplicado ao recibo de Grupo?
Você gostaria que o recibo seja gerado com base no país de origem do hóspede?
Esse campo determina o idioma do recibo
SIM
  • O recibo será gerado com base no país especificado no perfil do Grupo
  • Se o país não estiver preenchido no perfil do Grupo, o recibo será gerado com base no idioma padrão do sistema
Título, prefixo, número de controle inicial, tax ID SIM
Exibir a razão social da empresa no recibo SIM
Mostrar a coluna com o número da acomodação no recibo  SIM
Data de vencimento padrão SIM
Mostrar os impostos/taxas detalhados no recibo SIM
Você quer que os recibos sejam gerados imediatamente ao criar uma reserva, ou gerar manualmente quando precisar? NÃO
  • Todos os recibos do Grupo precisam ser gerados manualmente pelo usuário
Emitir Recibo Compacto NÃO

 

Se o usuário clicar em "Enviar recibo por e-mail" ou "Gerar e baixar recibo" e se a configuração de recibos ainda não foi feita, aparecerá o seguinte aviso.

Se isso acontecer, clique em "OK" para fechar a mensagem acesse a página de configuração de recibos.

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Como as informações de contato são geradas para novos recibos?

O sistema puxa as informações de contato da aba "Perfil do Grupo" para gerar o recibo:

Jing
  • Caso haja um contato associado ao perfil do Grupo e tal contato possua um endereço de e-mail e telefone comercial disponíveis, essas informações também aparecerão no recibo.
  • O telefone residencial nunca aparecerá no recibo
  • Se o contato possui endereços de e-mail pessoal e comercial, apenas o e-mail comercial aparecerá no recibo
RB Hotel - Group Housing - Google Chrome
open_invoice - Google Chrome
  • Se houver mais de 1 contato no perfil do Grupo:
    • O sistema usará o e-mail de negócios do primeiro contato
    • O sistema sempre seleciona o endereço corporativo, quando disponível. Se o e-mail de negócios está disponível apenas para o segundo contato, o sistema usará os dados do segundo contato.
RB Hotel - Group Housing - Google Chrome
open_invoice - Google Chrome

Outras melhorias

Logs de atividades de envio

Nos logs de atividades de envio, o usuário pode visualizar o registro de cada recibo que foi gerado / enviado.

No filtro "Alterações Realizadas", você pode buscar por "Recibos".

RB Hotel - Log de Atividades - Google Chrome
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