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Como cancelar a funcionalidade de Grupos

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Este tutorial explica como cancelar a funcionalidade de Grupos.

Antes de solicitar o cancelamento da funcionalidade de Grupos você terá que realizar as seguintes ações:

1. Compensar as transações

Há diferentes opções que você pode utilizar para compensar os Extratos de Grupo. Escolha uma das duas opções abaixo de acordo com a sua preferência, caso você esteja aguardando um pagamento do Grupo que ocorrerá logo, etc.

Você tem as seguintes opções:

Opção 1. Desvincular (essa opção é a melhor quando as reservas estão no futuro e o pagamento não será realizado tão cedo): se o extrato tiver transações tranferidas, você pode desvincular as mesmas de volta para as reservas para limpar o Extrato do Grupo de todas (ou algumas) transações.

Leia esse tutorial para mais informações: Como desvincular transações em extratos de Grupos

O que ter em mente ao considerar essa opção: 

  • O desvinculamento deve ser realizado individualmente (cada transação por vez), não é possível realizar o desvinculamento de todas de uma vez só (isso foi feito de propósito, pois o desvinculamento cria um saldo no Extrato da Reserva correspondente e precisa ser acompanhado com cuidado).
  • O desvinculamento manual deve ser realizado apenas para transações transferidas já lançadas, e não as pendentes.
  • Para desativar a transferência de futuras transações (pendentes) - a transferência deve ser removida das configurações do Perfil de Grupo, caso contrário ela será removida automaticamente quando o módulo de Grupo estiver desativado, podendo criar saldos adicionais nos extratos de hóspedes já hospedados e em reservas futuras.
  • O desvinculamento não é recomendado para reservas com o status "check-out feito", pois criará saldos nos extratos dessas reservas. Para reservas com o status de "check-out feito", recomendamos utilizar a Opção 2.
  • Antes de realizar o desvinculamento, recomendamos aos nossos clientes que eles tirem um "print"/foto da tela do extrato ou que envie o extrato para seu e-mail, para guardar o registro.

Opção 2. Lançar pagamento (essa opção é melhor para reservas que já realizaram o check-out ou que estão hospedadas e para quando o pagamento já foi recebido ou será realizado logo): se houver saldo - o cliente pode realizar a cobrança e lançar o pagamento no Grupo para compensar o extrato.

Clique aqui para saber mais detalhes sobre como lançar pagamentos no Extrato do Grupo.

Opção 3. Lançar ajustes: você também pode lançar ajustes às transações lançadas no Extrato do Grupo, ao invés de desvincular ou lançar pagamentos. Essa não é a opção que recomendamos, porém há algumas situações em que você pode escolher isso.

Para mais detalhes sobre como lançar um ajuste, leia o seguinte tutorial: Como Ajustar uma Cobrança / Adicionar Ajuste a uma Reserva

Você deve escolher a opção que melhor se encaixa para você compensar os seus Extratos do Grupo. Assim, quando a funcionalidade for desativada, não sobrará nenhum saldo pendente. Todas as transações ainda aparecerão nos relatórios, mesmo após o módulo de Grupos ser desativado. Esse procedimento é necessário para certificar de que a contabilidade não está sendo afetada pela desativação.

Eis aqui o que acontece com as transações após você desativar a funcionalidade de Grupos:

  • todas as transações pendentes que foram transferidas serão desvinculadas (ou seja, elas não serão mais lançadas no Extrato do Grupo, mas sim no extrato da reserva correspondente). Na maioria dos casos, isso ocorrerá com reservas já hospedadas e reservas futuras.
  • todas as transações lançadas manualmente e transações transferidas se manterão no Extrato do Grupo, mas não poderão ser acessadas, pois a aba de Grupos estará oculta.
  • todas as transações que "restarem" no Extrato do Grupo aparecerão nos relatórios da mesma forma que apareciam quando a funcionalidade de Grupos estava ativa.

Será assim que as transações lançadas aparecerão nos relatórios (mostramos abaixo um exemplo de relatório de Transação, mas segue a lista completa de relatórios onde essas transações aparecem):

  1. Relatório de gavetas de caixa abertas /access_open_drawers
  2. Relatório de Transações /report_transactions
  3. Relatório de Ajustes /report_adjustments
  4. Relatório de Contabilidade de Pagamentos /report_paymentLedger
  5. Relatório de turnos e gavetas de caixa /cashier_report
  6. Relatório do Processador de Pagamentos /scheduled_payments_report
  7. Relatório de Estoque & Inventário /stock_report

Observe que o campo do número da reserva possui o nome do grupo com um link. Ao clicar no link, aparecerá uma página com mais informações sobre a transação.

Se, por algum motivo, você não conseguir compensar os extratos do Grupo, após a desativação da função Grupos você verá as transações nos relatórios e poderá rastrear o que não foi compensado. Será possível lançar o pagamento necessário (ou ajuste) a uma Conta da Casa ou uma reserva falsa, apenas para fins de compensação contábil.

2. Cancelar pagamentos autorizados

Atualmente, o módulo Grupos possui a funcionalidade para Autorizar pagamentos. Para garantir que os valores não estão sendo mantidos pela propriedade por um longo período sem poder liberá-los, será necessário cancelar todas as autorizações prévias que não foram cobradas (ou seja, autorizações que não tiveram a cobrança realizada e o pagamento lançado).

Leia esse tutorial Autorizando cartões com o processador de pagamentos para saber mais sobre como cancelar autorizações existentes e fazer a liberação.

3. Alocar todos os pagamentos

Também será necessário se certificar de que todos os pagamentos estão alocados no Extrato do Grupo (caso esteja usando a funcionalidade de Alocação de Pagamento).

Leia esse tutorial para mais informações sobre alocação de pagamento: Alocação de Pagamento - Visão Geral

Determine se o pacote é ficará no modo de teste ou ativo ("trial" ou "active"):

Pacotes no modo ativo

Só é possível cancelar um Produto no modo Teste se o Produto ainda estiver dentro do Período de Teste. Quando o Período Teste termina, o Produto se torna Ativo (active) e você será cobrado por ele.

Para solicitar o cancelamento de um Pacote/Produto Ativo, envie um e-mail para: billing@cloudbeds.com.

Pacotes no modo teste

Se o seu Pacote/Produto está com o status de Teste (Trial), você poderá seguir os passos abaixo para realizar o seu cancelamento.

Jing

1. Após realizar o login na Cloudbeds, acesse o Portal de Faturamento

DEMO - Beach Life Testing - Gerenciar - Google Chrome
1.1. Escolha os pacotes atuais no menu
Billing Portal | Current Packages - Google Chrome
1.2. Encontre o Pacote no Modo Teste ("Trial") que você deseja cancelar e clique em "Cancelar Teste" ("Cancel this trial")
1.3. Confirme o cancelamento clicando em "Sim" ("Yes")

E agora aparecerá que o pacote está com o cancelamento pendente, conforme mostramos abaixo:

1.4. A cobrança do Pacote Teste será suspensa até que o cancelamento seja processado

Após solicitar o cancelamento, não será realizada a cobrança do Produto Teste, mesmo se o seu período de teste terminar antes da confirmação do cancelamento pela nossa equipe de Suporte.

1.5. Aguarde até que a equipe de Suporte da Cloudbeds confirme o seu cancelamento.
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