No Extrato do Grupo, você pode gerenciar facilmente o que o grupo deve pagar e o que já foi pago.
O extrato é semelhante ao extrato de reservas individuais: a partir daqui, você pode adicionar o pagamento ou estorno, adicionar taxas/tarifas ou item. É possível também rotear as transações de reservas existentes para o extrato do grupo, que recalculará o saldo, ou irá configurar a transferência automática de transações para o extrato do grupo, após a criação da reserva no grupo.
Extrato do Grupo - Visão Geral
1. Acesse a aba Grupos e clique no nome do grupo desejado
2. Acesse a aba 'Extratos'
Nesta página você pode:
3. Adicionar extratos e editar a configuração do extrato (disponível somente se você tiver a funcionalidade Multi Extrato ativada)
4. Utilizar o Filtro para procurar transações específicas
5. Verificar todas as transações adicionadas ao extrato do grupo
6. Adicionar / estornar o pagamento no extrato do grupo
7. Adicionar / ajustar a pagamentos ao extrato do grupo
8. Mover transações entre os extratos (disponível somente se você tiver a funcionalidade do Multi Extrato ativada)
9. Enviar Extrato do Grupo via email*
Ao clicar para enviar o extrato do Grupo via email, o usuário será direcionado para uma página com alguns parâmetros. Se houver mais de um contato criado no perfil do grupo, o formulário de e-mail será preenchido com o primeiro email, mas também permitirá que o usuário altere.
* Para fazer o envio do extrato do Grupo para mais de um e-mail de uma só vez, adicione uma vírgula (,) entre os endereços.
Adicione Novas Transações no Extrato do Grupo
Ao adicionar novas transações ao extrato do grupo na aba "Extratos", elas aparecerão no extrato sem vínculos com nenhuma reserva específica, mas ainda pertencerão ao grupo.
Se você deseja transferir a transação de uma reserva para o extrato do grupo - consulte a seção "Routing Transactions from Reservations to Group Folio" abaixo
Adicionar ou estornar um pagamento, adicionar cobrança ou item ao extrato do grupo segue exatamente o mesmo processo de uma reserva comum. A única exceção é que, nesse caso, a transação aparecerá no extrato do grupo e não pertencerá a nenhuma reserva específica, mas sim ao grupo.
Exemplo:
1. Na aba Extrato, clique em "Adicionar Pagamento"
2. Preencha os detalhes do pagamento e clique em 'Continuar'
3. A transação aparecerá no extrato do grupo e afetará o saldo pendente do grupo
Na coluna "Transferido de", você verá o código do grupo, o que significa que a transação pertence ao grupo e não foi trasferiada de uma reserva específica:
Você pode adicionar o pagamento para o grupo através da aba "Cartão de crédito" no perfil do grupo, caso a funcionalidade Processador de Pagamentos estiver ativada.
Veja esse tutorial para aprender mais: Groups - Adding a Credit Card to a Group Profile
Transfira Transações de Reservas para o extrato do Perfil do Grupo
Ao vincular uma reserva a um Perfil de Grupo que possui a funcionalidade de transferência automática ativa, você pode esperar o seguinte:
- As transações já lançadas serão mantidas na reserva (não serão transferidas para o extrato do grupo)
- Todas as transações pendentes, para as quais a transferência está configurada, serão transferidas para o extrato do grupo.
Para configurar transferência automática de transaçõs para o extrato do grupo, você precisará:
PASSO 1. Configurar a Transferência Automática nas configurações do Perfil do Grupo
Ao criar ou editar um perfil de grupo (creating or editing a group profile) você precisará selecionar as seguintes opções:
1. Lançar Transações diretamente no extrato do Grupo > SIM
2. Tipos de Transações > selecione os tipos de transação que você deseja transferir das reservas vinculadas ao grupo
3. (opcional) Selecione a configuraçãodo extrato (apenas se a funcionalidade Multi Extrato estiver habilitada)
Importante: Se você já possui um perfil de grupo com a opção de Transferência de Transação para o Extrato do Grupo -> Não e você mudar para "Sim", todas as transações pendentes serão transferidas automaticamente para o extrato do grupo e vice-versa. Todas as transações lançadas existentes não serão transferidas automaticamente e nem desvinculadas.
O mesmo se aplica se você estiver mudando a seleção dos tipos de transação.
PASSO 2. Crie a reserva para o grupo
1. No perfil do grupo, clique em "Reservas"> "Criar nova reserva"
Atenção:
- Você também pode criar uma nova reserva através do calendário
- Ao adicionar uma nova reserva através de um Perfil de Grupo, você precisa selecionar o bloqueio de alocação correspondente
2. Na página de "Nova Reserva", selecione o "Bloqueio de Alocação".
Preencha os dados do hóspede e finalize a criação da reserva seguindo as instruções padrões
3. A reserva será criada com o perfil de grupo e o bloqueio de alocação selecionados.
4. As transações que forem selecionadas na página "Perfil do Grupo" serão automaticamente transferidas para o extrato do grupo, as que são transferidas serão destacadas em amarelo:
5. Clique no ícone "i" ao lado da transação para verificar de onde ele foi transferida
6. Clique em "Visualizar" para ser redirecionado para a página do Grupo:
As mesmas transações aparecerão na página de Extratos do Grupo, também com o ícone 'i'. Ao clicar em 'i' o sistema exibirá o local de onde a transação foi transferida. Clicando em "Ver" o usuário será redirecionado para a reserva.
Só é possível transferir as transações para do extrato do grupo se a reserva estiver vinculada ao grupo
Para transferir a transação para o extrato do grupo:
PASSO 1. Vincule a Reserva ao Grupo
1. Na página do Grupo, acesse a aba "Reservas" e clique em "Lincar com Reserva Existente"
2. Vincule a(s) reserva(s)
3. Acesse a reserva vinculada (você pode clicar no ID dentro do perfil do grupo)
4. No extrato da reserva, clique em "Mover transações"> "Transferir para uma conta de Grupo"
5. Selecione:
• Mover Transações Individuais - se você quiser selecionar manualmente quais transações transferir, selecione-as marcando as caixas de seleção ao lado das transações
• Mover esse tipo de transação - se você deseja transferir várias transações de uma vez com base em seu tipo
6. (opcional) Selecione para qual extrato as transações devem ser movidas (disponível somente se a opção Multi Extrato estiver ativada)
7. Clique em "Mover Transações" quando finalizar:
8. As transações que foram transferidas serão destacadas em amarelo:
9. Clique no ícone "i" ao lado da transação para verificar de onde ele foi transferida
10. Clique em "Visualizar" para ser redirecionado para a página do Grupo:
As mesmas transações aparecerão na página de Extratos do Grupo, também com o ícone 'i'. Ao clicar em 'i' o sistema exibirá o local de onde a transação foi transferida. Clicando em "Ver" o usuário será redirecionado para a reserva.
Observe que as transações que são transferidas para o extrato do grupo afetam apenas o saldo devedor do grupo e não afetam mais o saldo pendente da reserva.
Se você possui transações que foram transferidas de uma reserva para o Extrato do Grupo, o sistema não permitirá que você movimente essas transações transferidas entre extratos na reserva (isso é para você manter registro de qual extrato a transação veio).
Caso você queira movimentar uma transação não transferida para um extrato diferente, movimente as transações individualmente ou selecione um tipo de transação que não inclua aquelas transferidas. Leia como mover transações entre extratos.
Perguntas frequentes
Esse erro pode aparecer quando você tenta excluir um extrato que possui transações transferidas ou vinculadas pendentes.
Dessa forma, protegemos os usuários de excluir dados importantes do sistema. Primeiro, transfira todas as transações pendentes para um extrato diferente, depois você poderá excluir o extrato.
Leia o seguinte tutorial para mais detalhes sobre como mover transações entre extratos.
