Grupos - O que significa o módulo de Grupos e como iniciar

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O que significa o módulo de Grupos?

  • O novo módulos de Grupos da Cloudbeds oferece aos hoteleiros essa funcionalidade para expandir e gerenciar seus negócios de grupo a partir do sistema de gerenciamento de hospitalidade da Cloudbeds.
  • O novo recurso permitirá que os clientes da Cloudbeds reservem facilmente grupos corporativos, casamentos, agentes de viagens, atacadistas e reuniões. Além disso, os hoteleiros podem rastrear a receita gerada pelos grupos e gerenciar os pagamentos com facilidade.
Visão Geral e Definições

O módulo de grupos refere-se à capacidade de agrupar hóspedes e reservas dentro de um único grupo de reservas, bem como bloquear a disponibilidade de um grupo que deseja permanecer em uma data futura (ocasionalmente com uma tarifa negociada ou totalmente personalizada).

Normalmente, um grupo é criado para cinco ou mais hóspedes que viajam juntos e com alguns pontos em comum, como trabalhar na mesma empresa ou pertencer ao mesmo grupo de um passeio organizado. Esses grupos incluiriam grupos individuais, corporações, agentes de viagens e atacadistas.

Muitas propriedades recebem uma parcela significativa de grupos via agências de viagens, por exemplo. Assim, eles precisam saber quais reservas pertencem a um grupo, de uma maneira fácil de rastrear a receita que os grupos geram e também com a facilidade de gerenciar pagamentos e, claro, a capacidade de bloquear a disponibilidade de forma rápida.

Perfil do Grupo

Perfil principal sob o qual todas as reservas são criadas. Pode ser uma empresa, uma festa de casamento ou um agente de viagens. O grupo precisa ter um ou mais contatos associados a ele. Um contato seria semelhante a um hóspede de uma reserva. Para cada contato do grupo, será necessário saber seu nome, e-mail, número de telefone e alguns dados adicionais. Esses contatos são usados para comunicação - negociação de tarifas, como a disponibilidade deve ser tratada, envio de faturas, principal contato para concordar com a políticas de depósito e preferências de pagamento.

Bloqueios de Alocação

Um Bloqueio de Alocação de Grupo é um bloqueio de disponibilidade para datas específicas. Dentro de um grupo, como uma festa de casamento, a propriedade precisará criar bloqueio(s) para reservar a disponibilidade. Para uma festa de casamento, por exemplo, é possível saber com antecedência as datas e aproximadamente quantos quartos serão necessários, mas cada hóspede que comparecer ao casamento precisará reservar seus próprios quartos. Nesse caso, um bloqueio de alocação será criado (às vezes com tarifas base, às vezes com tarifas pré-negociadas em um plano de tarifas existente ou então com tarifas totalmente personalizadas).

Ao criar um bloqueio de alocação de grupo, a propriedade pode decidir bloquear a disponibilidade para a quantidade de quartos acordada ou pode decidir ter uma tarifa de grupo especial sem precisar bloquear a disponibilidade.

O bloqueio de alocação não é obrigatório. O perfil do grupo pode existir sem que tenha um. A principal funcionalidade do Perfil do Grupo é acompanhar os negócios de uma empresa específica e transferir cobranças de reservas para o extrato do grupo. Essencialmente, essa é uma funcionalidade de Contas a Receber / Gerenciamento de Contas que não precisa estar diretamente relacionada a Grupos e Bloqueios de Alocação e pode ser usada independentemente.

Exemplos de Utilização dos 'Grupos'

1) Festa de Casamento

Festa de casamento para 20 convidados que ficarão hospedados na propriedade durante uma semana.

  • Os noivos pagarão por 10 dessas pessoas, mas os outros 10 precisarão pagar por conta própria.
  • Esses convidados precisarão de uma maneira de criar suas próprias reservas (normalmente navegando até uma URL ou entrando em contato com a propriedade e informando um código / ID de grupo).
  • Cada reserva pode ter suas próprias datas de chegada e partida (nem todas ficarão e sairão na mesma data)
  • Como a festa de casamento está reservando 20 quartos, eles podem ter direito a um desconto. Portanto, cada hóspede precisará indicar que pertence a esse grupo para receber a tarifa especial

2) Treinamento para Grupo de Empresas

A empresa X frequentemente envia seus funcionários para o Nordeste para realizar treinamento.

• A empresa tem um acordo especial com o Hotel XY com tarifas pré-negociadas.

• Sempre que um funcionário viaja para o Nordente, o funcionário cria uma reserva neste hotel para as datas em que o funcionário está viajando. A empresa cobre todos os custos do quarto, mas o funcionário é responsável por todos os custos extras.

3) Agência de Viagens

Um agente de viagens revende quartos da propriedade a um preço negociado.

• Este agente de viagens envia hóspedes com muita frequência, por isso a propriedade concoda em oferecer a este agente de viagens 2 quartos garantidos todos os dias durante os próximos 2 anos.

• O agente de viagens é responsável por pagar por esses quartos, independentemente se houver ou não uma reserva, a menos que o agente de viagens informe com um mínimo de 7 dias de antecedência que não precisa dessa quantidade de quartos.

4) Festa da Empresa

A empresa Y tem uma festa anual de final de ano na propriedade e reserva de quartos para os funcionários se hospedarem.

• Eles fazem isso todos os anos e todos os funcionários podem ficar apenas uma noite.

• A disponibilidade é bloqueada antes que qualquer reserva seja adicionada.

Como Começar
1. Crie um Perfil de Grupo

Perfil do Grupo é o perfil principal onde determinado grupo de reservas é criado ou adicionado. Pode ser uma empresa, uma festa de casamento ou um agente de viagens.

Quando criada, a página de Perfil de grupo possui várias abas a partir das quais você pode gerenciar as atividades do grupo:

  • Reservas
  • Bloqueios de Alocação
  • Extratos
  • Perfil do Grupo
  • Pickup
  • Detalhes de Cartões de crédito
  • Anotações

Aprenda como criar um perfil de grupo neste tutorial: "Grupos - Como criar um Perfil de Grupo - Visão Geral."

2. Crie um Contato para o Perfil de Grupo

Você pode adicionar detalhes do contato do grupo para navegar rapidamente pelas informações necessárias: nome do contato, função do responsável, telefone, email.

Veja como adicionar detalhes de contato neste tutorial "Editar e Criar Contatos no Perfil do Grupo."

3. Adicione dados de cartão de crédito no perfil do grupo

Na aba "Cartão de crédito", o usuário pode adicionar dados de cartão de crédito e selecionar este cartão como forma de pagamento ao adicionar uma cobrança ou estorno ao grupo.

Se você possui um Processador de Pagamentos habilitado - você pode adicionar os dados e processar uma pré autorização, cobrar  ou estornar um valor através da aba de cartão de crédito; dessa forma, a transação será exibida no extrato do grupo.

Veja como adicionar cartões de crédito neste tutorial: "Grupos - Adicione dados de Cartão de Crédito no Perfil do Grupo."

4. Crie um Bloqueio de Alocação em um Perfil de Grupo

Um Bloqueio de Alocação de Grupo é um bloqueio de disponibilidade para datas específicas. Dentro de um grupo, como uma festa de casamento, a propriedade precisará criar bloqueios no sistema para reservar a disponibilidade a um preço especial ou utilizar a tarifa base.

Ao criar um bloqueio de alocação de grupo, a propriedade pode decidir bloquear a disponibilidade para uma determinada quantidade de quartos ou pode decidir ter uma tarifa de grupo especial sem necessariamente bloquear a disponibilidade.

Um perfil de grupo pode ter vários bloqueios de alocação.

Aprenda como criar um bloqueio de alocação aqui: "Grupos - Bloqueios de Alocação - Visão Geral."

5. Compartilhe a URL do Motor de Reservas do Bloqueio de Alocação com o contato do grupo

Crie uma URL exclusiva para cada bloqueio de alocação para permitir que os hóspedes reservem as acomodações bloqueadas diretamente do motor de reservas! Você pode compartilhar a URL com um grupo de hóspedes, um agente de viagens ou uma empresa e começar a receber reservas que serão automaticamente adicionadas dentro do Perfil do Grupo / Bloqueio de Alocação.

Clique aqui para aprender como gerar a URL do motor de reservas: Grupos - Acesso à disponibilidade do Bloqueio de Alocação via URL no mybookings

7. Adicione Anotações ao Grupo / Bloqueio de Alocação / Reservas

Adicione anotações ao perfil do grupo para rastrear as informações importantes, detalhes de contato, políticas etc.

Na aba Anotações, você pode revisar, adicionar e imprimir as anotações adicionadas aos:

  • hóspedes do grupo
  • reservas do grupo
  • perfil do grupo
  • bloqueios de alocação

Aprenda como fazer isso através da nossa Base de Conhecimento: "Grupos - Adicione Anotações no Perfil do Grupo, Bloqueio de Alocação ou Reservas."

8. Revise os Pickups do Bloqueio de Alocação

Na aba "Pickup" você pode visualizar o inventário alocado/bloqueado e quantos foram selecionados. Você também pode verificar as tarifas definidas para as datas no bloqueio de alocação e liberar o inventário que não foi reservado

Neste tutorial você aprenderá mais sobre a aba de Pickup: Grupos - Revisão de Pickups do Bloqueio de Alocação

9. Visualize transações transferidas das Reservas e Gerenciar o Extrato do Grupo

No Extrato do Grupo, você pode gerenciar facilmente o que o grupo deve pagar e o que já foi pago.

O extrato é semelhante ao extrato das reservas comuns: a partir daqui, você pode adicionar o pagamento ou estorno, adicionar taxas ou itens. Também é possível transferir as transações de reservas existentes para o extrato do grupo, que recalculará o saldo, ou configurar a transferência automática de transações para o extrato do grupo, depois que a reserva no grupo for criada.

Neste tutorial você poderá aprender mais como gerenciar os extratos dos grupos: Grupos - Extratos do Grupo. Adicione e Transfira Transações para o Extrato do Grupo

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