Um Bloqueio de Alocação de Grupo é um bloqueio de disponibilidade para datas específicas. Dentro de um grupo, como uma festa de casamento, a propriedade precisará criar bloqueios no sistema para reservar a disponibilidade a um preço especial ou utilizar a tarifa base.
Ao criar um bloqueio de alocação, a propriedade pode decidir bloquear a disponibilidade para uma quantidade de quartos específica ou então negociar uma tarifa especial para o grupo sem precisar bloquear a disponibilidade.
Um perfil de grupo pode ter vários bloqueios de alocação.
Para criar um bloqueio de Alocação, você precisa primeiro criar um Perfil de Grupo:
Como criar um Bloqueio de Alocação
1. Na página "Grupos", acesse o perfil do grupo
2. Clique na aba "Bloqueios de Alocação"
3. Nessa página, clique em "+ Criar Bloqueios"
1. Digite o nome do bloqueio de alocação
2. Selecione o status do bloqueio
• Tentativa: permite especificar a disponibilidade, mas não retira quartos do seu inventário atual (as acomodações ainda estão sendo vendidas a partir do inventário geral para qualquer hóspede) e não permite realizar reservas dentro do bloqueio
• Definido: significa que pode haver quartos especificamente para este bloqueio de alocação (como regra, esta opção é selecionada se a estadia do grupo foi pré-paga / garantida ou houve um contrato para manter determinada quantidade de quartos para o grupo) e permite realizar reservas dentro do bloqueio.
Quando o bloqueio de alocação está com o status "Tentativa", nenhuma acomodação será alocada do inventário da propriedade. Para reservar uma das acomodações do bloqueio, o status precisa ser atualizado para "Definido".
1. Selecione o tipo de Tarifa - você verá configurações diferentes para o intervalo do bloqueio de alocação com base no tipo de tarifa selecionada
• Tarifa Base: significa que este bloqueio de alocação trará as tarifas base que você configurou para sua propriedade, para cada tipo de acomodação correspondente
• Tarifas Especiais ou Pacote (para usar esta opção, você precisa primeiro criar um pacote): significa que as tarifas serão retiradas do pacote criado na página Tarifas Especiais e Pacotes - Você precisará selecionar o plano tarifário para obter as tarifas
• Customizar: você terá que inserir tarifas personalizadas para o bloqueio de alocação manualmente
Não é possível alterar o tipo de tarifa do bloqueio de alocação após ele ser criado e salvo.
Se você associar um bloqueio de alocação com um plano tarifário:
- o bloqueio de alocação será criado para os mesmos tipos de acomodação e para o mesmo período que o plano tarifário. Se uma data fora desse período for selecionada, aparecerá um erro.
- o bloqueio de alocação se tornará indisponível quando o plano tarifário expirar.
- não será possível desativar um Plano Tarifário na página de Tarifas Especiais e Pacotes se ele estiver vinculado a um Bloqueio de Alocação ativo.
2. Selecione o Tipo de Bloqueio
- Bloqueio: significa que você precisa especificar o número de quartos a serem alocados para este bloqueio de alocação ao especificar as datas (os quartos serão bloqueados de modo que não poderão ser reservados por ninguém fora do grupo). Esta configuração também ativa a opção "Atualização Automática" (consulte a explicação sobre a "Atualização Automática"). O usuário deverá configurar o número de acomodações alocadas ao adicionar o intervalo de datas.
- Baseado na Disponibilidade: significa que a disponibilidade para este bloqueio de alocação será tirado de sua disponibilidade geral atual (ou seja, se houver 2 quartos disponíveis em sua propriedade - eles estarão disponíveis para o grupo; se você estiver esgotado - o grupo não pode reservar através desse bloqueio também)
3. Configure a Liberação Automática - se você selecionou a opção "Bloqueio" como seu tipo de bloqueio - você poderá definir a "liberação automática"
- Não: As acomodações não vendidas serão liberadas automaticamente de volta ao inventário da propriedade (por exemplo: se você alocou 3 de 5 acomodações para serem reservadas pelo grupo e apenas 2 foram, 1 acomodação será mantida como bloqueada para todos os seus hóspedes fora do grupo, a menos que você faça a liberação manual dessa acomodação). A liberação manual pode ser feita na página Pickup do perfil do grupo.
- Sim: As acomodações serão liberadas automaticamente de volta ao inventário da propriedade com base no número de dias anteriores à reserva e horário especificado.
4. Configure o Calendário de Liberação - se você selecionou para o bloqueio de alocação ser liberado automaticamente, você poderá escolher uma das seguintes opções
- Liberar todo o inventário para todas as datas simultaneamente: O sistema liberará simultaneamente todas as acomodações não vendidas do bloqueio de alocação.
- Liberar todo o inventário um dia de cada vez: O sistema fará a liberação das acomodações não vendidas do bloqueio de alocação um dia por vez, com base nos dias faltantes e horário programado.
- Liberar todo o inventário um intervalo por vez: Em caso de mais de um intervalo configurado em um único bloqueio de alocação, o sistema liberará um intervalo por vez com base nos dias faltantes e horário programado.
Veja exemplos na seção abaixo de Cenários de Liberação Automática
Exemplo:
- Os eventos corporativos da Empresa XYZ ocorrerão em dois finais de semana consecutivos 9-11 de outubro de 2020 e 16-18 de outubro de 2020, a empresa solicitou que a sua propriedade reserve 10 acomodações para cada dia de evento.
- Então, você criou um bloqueio de alocação com dois intervalos: 9-11 de outubro de 2020 e 16-18 de outubro de 2020.
- Você também configurou o bloqueio para que ele seja liberado 3 dias antes às 10:00 AM se as acomodações não tiverem uma reserva oficial feita pelo grupo, para que você possa vendê-las a outros hóspedes fora da Empresa XYZ.
Veja o resultado de cada opção de Liberação Automática:
- Liberar todo o inventário para todas as datas simultaneamente: Todas as acomodações não vendidas de ambos os intervalos de bloqueio de alocação serão liberadas 3 dias antes da primeira data de chegada (dia 9 de outubro), ou seja, todas as acomodações não vendidas serão liberadas em 6 de outubro às 10:00 AM.
- Liberar todo o inventário um dia de cada vez: Para o primeiro intervalo de bloqueio: Acomodações não vendidas para o 9 de outubro serão liberadas em 6 de outubro às 10:00 AM; para 10 de outubro, as acomodações não vendidas serão liberadas dia 7 de outubro, e assim por diante.
O mesmo se aplica ao último bloqueio de alocação. Nesse caso, as acomodações não vendidas para o 16 de outubro, serão liberadas no dia 13 de outubro. - Liberar todo o inventário um intervalo por vez: Em 6 de outubro às 10:00 AM, o sistema fará a liberação das acomodações não vendidas do primeiro intervalo (9-11 de outubro de 2020) e todas as acomodações não vendidas do último intervalo serão liberadas no dia 13 de outubro.
- Você pode adicionar vários intervalos para um bloqueio de alocação
- Ao adicionar um intervalo, os campos de Disponibilidade só serão exibidos se a opção "Bloqueado" tiver sido selecionada como seu tipo de Bloqueio; Os campos de tarifas serão exibidos apenas se a opção "Customizar" foi selecionada como o tipo de tarifa.
A quantidade de acomodações alocadas para o bloqueio não pode ser maior que a quantidade de acomodações disponíveis para o Tipo de Acomodação correspondente.
Para criar um intervalo de datas, clique em "+ Adicionar Datas".
As configurações aqui dependerão das opções de tarifa e disponibilidade que você selecionou nas etapas anteriores.
1. Selecione os "Tipos de acomodações"
2. Selecione a data de início e término do intervalo
3. Selecione os dias da semana
4. Se você selecionou previamente o Tipo de Bloqueio = "Bloqueado", você precisará inserir manualmente o número de quartos a serem alocados para este intervalo.
5. Clique em "Adicionar Intervalo"
1. Selecione os "Tipos de acomodações"
2. Selecione a data de início e término do intervalo
3. Selecione os dias da semana
Você não precisa inserir as tarifas porque elas serão baseadas no plano tarifário selecionado no Passo 2
4. Se você selecionou previamente o Tipo de Bloqueio = "Bloqueio", você precisará inserir manualmente o número de quartos que serão alocados para este intervalo.
5. Clique em "Adicionar Intervalo"
1. Selecione os "Tipos de acomodações"
2. Selecione a data de início e término do intervalo
3. Selecione os dias da semana
4. Defina os parâmetros de intervalo, se necessário (Mín de Noites, Max de Noites, Limite de Reserva Antecipado, Reserva de Última Hora, Fechado para E ntrada / Saída)
5. Digite as tarifas para as acomodações selecionadas
6. Se você selecionou previamente o Tipo de bloqueio = "Bloqueio", precisará inserir manualmente o número de quartos para esse intervalo.
7. Você também pode inserir o preço do hóspede adicional, se necessário, ou selecioná-lo para ser o mesmo que a tarifa base
8. Clique em "Adicionar Intervalo"
Você pode adicionar anotações informativas no bloqueio de alocação (descrição do evento, requisitos especiais, etc.), mas não é um item obrigatório.
- Desça até a seção "Anotações" e escreva o conteúdo
- Clique em "Adicionar Anotação"
Você também pode adicionar anotações a um Bloqueio de Alocação posteriormente (na aba de Anotações do perfil do grupo).
Salve o Bloqueio de Alocação
Certifique-se de que os detalhes do bloqueio de alocação estão corretos e clique em SALVAR
Os detalhes do bloqueio de alocação aparecerão na página do perfil do grupo, na aba "Bloqueio de Alocação", onde você poderá editá-lo a qualquer momento (verifique a seção "Altere os Detalhes do Bloqueio de Alocação".
Na aba "Bloqueio de Alocação", você poderá revisar rapidamente todos os detalhes:
- Código do bloqueio: código de bloqueio individual que começa sempre com a letra "g". É necessário gerar uma URL do bloqueio de alocação para o motor de reservas. Saiba como gerar a URL neste tutorial: Groups - Creating Group Allotment Block URL for mybookings
- Nome do Bloqueio: clique no nome para realizar alterações
- Tipo
- Data da Criação
- Primeira Chegada: a primeira data de check-in das reservas vinculadas
- Última Saída: a última data de check-out das reservas vinculadas
- Atualização Automática
- Status
- Ações: remover o bloqueio de alocação
Nessa visualização, você também pode revisar os detalhes dos intervalos dos Bloqueios de Alocação clicando no sinal de "+" à esquerda do código do bloqueio de alocação. Aparecerá uma nova seção com mais detalhes.
O status padrão da Primeira Chegada e Última Saída é N/A quando não há reservas vinculadas.
Bloqueios de Alocação - Ocupação / Disponibilidade no Calendário
A ocupação no calendário reflete todos os bloqueios de alocação do dia e esses números serão adicionados à ocupação atual - Isso ocorre apenas com os bloqueios de alocação com status "Definido" e que pertencem a perfis de grupo "abertos".
Exemplo:
- Capacidade total é de 10 quartos
- Bloqueio de Alocação = 5 quartos
- 1 reserva realizada e não pertence ao bloqueio de alocação nem ao perfil do grupo
- 2 reservas realizadas dentro do bloqueio de alocação
A ocupação no calendário deve mostrar:
5 quartos bloqueados + 1 reserva fora do Bloqueio de Alocação = 6/10 = 60% de ocupação
A disponibilidade por tipo de acomodação no Calendário também reflete todos os Bloqueios de Alocação com status "Definidos" existentes e que pertencem aos Perfis de Grupo "Abertos".
Os bloqueios de alocação também afetam o número restante de quartos que podem ser reservados no futuro para o tipo de acomodação correspondente.
Exemplo: se todos os quartos / camas deste tipo de acomodação forem mantidos no Bloqueio de Alocação - este tipo de acomodação não aparecerá ao realizar uma nova reserva (a menos que a opção de overbookings esteja habilitada).
Quando um bloqueio de alocação com status 'definido' é criado e as acomodações são alocadas, tenha em mente que:
- a disponibilidade do tipo de acomodação correspondente será modificada com base no número de quartos / camas desse tipo no bloqueio de alocação;
- nada será exibido no Calendário indicando um bloqueio (ou seja, nenhum outro elemento no Calendário) se os quartos estiverem bloqueados, mas ainda não reservados;
- sempre que a disponibilidade de um bloqueio de alocação (se o status for "definido" e se o perfil de grupo estiver "aberto") for atualizada pelo usuário no calendário para o tipo de acomodação correspondente será recalculado instantaneamente
- reservas realizadas fora do bloqueio de alocação (cujo o tipo seja "Bloqueio") não afetará a disponibilidade no calendário, porque essas acomodações já são subtraídas quando as acomodações são alocadas no intervalo de datas. Mas será contabilizada no número de "Reservas" (círculo azul) no Calendário.
Se você deseja editar ou remover um Bloqueio de Alocação, leia o seguinte tutorial: Grupos - Como editar ou remover um bloqueio de alocação.
