A Importação de Reservas é um serviço pago da Cloudbeds sujeito a restrições, dependendo da compatibilidade com diferentes sistemas e formatos de arquivo. Este artigo oferece uma visão geral desse serviço, o respectivo processo e as perguntas mais frequentes.
Para usar este serviço, pergunte ao seu Agente de Implementação se você está na fase de configuração, ou entre em contato com nossa Equipe de Suporte para mais informações sobre os passos a seguir. Este serviço pode ser personalizado para incluir reservas anteriores, presentes e futuras.
Visão geral
Para ter suas reservas existentes importadas do seu sistema anterior, OTA ou arquivo, podemos oferecer nosso serviço de importação de reservas.
O processo de importação de reservas geralmente é dividido em 2 seções:
- Importação de reservas padrão: Inclui todas as reservas atuais (clientes hospedados) e futuras chegadas;
- Importação do histórico de reservas: Inclui todas as reservas com check-out feito para o período solicitado.
Considerações importantes
Esteja ciente de que diferentes sistemas ou arquivos não são compatíveis e os dados sempre necessitam de alguns ajustes manuais de nossa equipe.
- O acesso aos seus hóspedes e detalhes da reserva é necessário para que o especialista em importação complete o serviço.
- Primeiramente, precisamos obter os dados do seu provedor atual (PMS ou OTA); alguns sistemas fornecem arquivos de relatório com todas ou a maioria das informações necessárias, então convidamos você a compartilhar um arquivo .csv ou .xlsx de amostra contendo dados de reserva organizados por linha.
- Se possível, inclua vários relatórios com diferentes tipos de informações, como Reservas, Hóspedes e Pagamentos, para que possamos avaliar se os dados podem ser unificados e usados para fins de importação.
- Se você não souber como proceder, não hesite em solicitar um arquivo de reserva ao gerente de conta do seu sistema atual. Além disso, teremos o maior prazer em agendar uma chamada de vídeo em seu horário conveniente para orientar no processo de extração e responder a quaisquer dúvidas ou preocupações que você possa ter.
- Com todas as informações em mãos, iniciaremos o processo de conversão desses dados em um formato compatível para ser importado no sistema Cloudbeds.
- Nós fazemos o possível para extrair todas as informações necessárias. Pode ser que não saibamos quais informações estarão disponíveis e em qual formato antes de verificar seu sistema ou arquivo(s).
- Recomendamos importar dois anos do histórico de reservas para fins de relatório. Além disso, se você usa OTAs como Booking.com ou Expedia, as reservas futuras podem ser sincronizadas automaticamente assim que as conexões com as OTAs forem estabelecidas.
Processo de importação de reservas
Antes de começar
- A configuração da sua propriedade deve estar completa: Logo após a importação, os canais serão ativados e seu sistema será colocado on-line.
- As origens devem ser criadas (especialmente se você trabalha com impostos): Neste caso, elas devem ser configuradas e vinculadas às suas origens. Consulte seu Agente de Implementação se tiver dúvidas. Saiba mais sobre como adicionar ou editar origens de reserva primárias e de terceiros.
-
Os Tipos de acomodações devem ser configurados de forma semelhante à fonte de importação (outro PMS/OTA) e preferencialmente com o mesmo nome ou similar. Se houver alterações na configuração dos quartos ao mudar para o sistema da Cloudbeds, por favor, forneça-nos uma lista de correspondência de quartos, por exemplo:
- O Dormitório Feminino deixará de existir, importe todas as reservas de dormitórios femininos para Dormitório Misto.
- O quarto padrão agora será chamado de Quarto Duplo.
Na data da importação, a disponibilidade deve ser fechada em todos os canais e no Motor de Reservas, desta forma garantimos que o sistema seja atualizado imediatamente após o processo. Se desejar manter seus canais abertos, então será necessário verificar manualmente a atividade durante a importação
Durante o processo
- Durante a importação, você deve interromper toda atividade relacionada a reservas e processamento de pagamentos no sistema anterior e nos seus canais, começaremos a importar reservas e avisaremos quando a importação estiver completa, isso pode levar aproximadamente 24 horas.
- No caso de não poder interromper suas atividades de reserva, tome nota das modificações e verifique manualmente após a conclusão da importação.
- Se você receber uma reserva direta (e-mail, telefone, etc.) durante o processo de importação, você pode adicioná-las manualmente à sua conta. Neste caso, por favor, verifique a disponibilidade com seu sistema anterior/OTA.
Após a importação ser concluída
Após a importação ser concluída, você estará pronto(a) para ativar seus canais, e o novo motor de reservas estará preparado para ser instalado em seu site.
Importante:
- Apenas as tarifas totais dos quartos e o valor total pago podem ser importados. Isso também calculará o saldo restante.
- Tipos de pagamento e datas de pagamento podem ser importados; quando o tipo de pagamento não estiver disponível, isso será registrado como "Importado do sistema anterior".
- Pagamentos extras (não relacionados às tarifas dos quartos) só podem ser importados como notas.
- As reservas serão importadas com o preço total dividido igualmente entre os dias, portanto, caso você edite reservas com preços diários diferentes, o saldo devido precisa ser ajustado adequadamente.
- O PMS da Cloudbeds pode gerar relatórios de forma diferente do seu PMS anterior.
- Por exemplo, se você tiver uma quantidade diferente de quartos ou tipos de acomodações, o Relatório de Ocupação mostrará dados diferentes. Por causa disso, o Relatório de Ocupação pode não ser preciso e deve ser considerado como uma referência, em vez de dados oficiais.
Dados históricos
No caso de você optar por importar reservas passadas, é importante estar ciente das seguintes informações:
- O check-out feito terá todas as cobranças lançadas no sistema; isso inclui impostos e taxas, quando disponíveis.
- Para reservas com check-out feito, se a data de pagamento estiver faltando, ela será lançada na data de chegada.
- Pagamentos serão adicionados como Importado do sistema anterior se os dados do tipo de pagamento não estiverem disponíveis.
- Normalmente, importamos reservas passadas com pagamento total (receita do quarto + impostos + taxas), isso pode ser alterado sob demanda, caso prefira manter saldos pendentes nos dados históricos.
- Normalmente, as reservas canceladas e de no-show não são importadas, isso pode ser alterado sob demanda, caso prefira manter suas reservas canceladas.
Perguntas frequentes
Quais dados podem ser importados?
Se fornecido pelo seu sistema anterior ou arquivo, podemos extrair e importar o seguinte:
- Nome do hóspede principal (Nome e Sobrenome)
- Endereço de e-mail: Se não fornecido ou estiver incorreto, um endereço de e-mail "fictício" será gerado para que as reservas possam ser importadas.
- País: Se não fornecido, um país padrão será gerado com base no país da propriedade.
- Número de telefone
- Endereço
- Cidade
- Estado
- Código postal
- Data de chegada
- Data de partida
-
Data que a reserva foi feita:
- Se não estiver disponível, a data de check-in será usada como data da reserva para reservas passadas, e a data da importação será usada para reservas futuras.
- Número de quartos
- Número de adultos e crianças
-
Valor total da reserva:
- As reservas serão importadas com o valor total dividido igualmente entre os dias, portanto, caso você edite reservas com preços diários diferentes, o saldo devido precisa ser ajustado adequadamente.
-
Tipo de acomodação:
- As reservas serão importadas para os Tipos de acomodação corretos e, se disponível, a acomodação exata será alocada.
- Caso a alocação não esteja disponível, os Tipos de acomodaçãoe a Ocupação ainda estarão corretos, e as reservas estarão prontas para serem confirmadas manualmente ou automaticamente.
-
Origem da reserva: De onde veio a reserva (OTAs, site, etc.):
- Para OTAs, se estiver claramente indicado, importaremos como "Hotel Collect" ou "Channel Collect". Caso contrário, serão importados como Hotel Collect por padrão.
- Se uma das fontes não estiver criada no PMS Cloudbeds, usaremos o "Website / Motor de Reservas" como fonte padrão.
-
ID da reserva de terceiros: Se não fornecido, ficará em branco. Pode causar problemas:
- OTAs podem enviar alterações para uma reserva específica. Se o Número da Reserva da OTA não estiver incluído na reserva, uma nova reserva pode ser criada causando uma duplicata, ou, dependendo da OTA, nenhuma atualização será recebida. Isso significa que a modificação na OTA precisará ser ajustada manualmente.
-
Status: As reservas serão importadas como Confirmação pendente para que a propriedade possa verificar se as informações estão corretas e então confirmar:
- Tanto as reservas com Confirmação Pendente quanto as Confirmadas são reservas válidas e afetam a disponibilidade da mesma forma. É apenas um indicador visual para ajudar a propriedade a identificar reservas que precisam ser verificadas quanto a problemas antes de confirmá-las.
- As reservas com Check-in feito serão importadas como Confirmação Pendente também, uma vez que o sistema não permite que as reservas sejam importadas como tal.
-
Anotações: Qualquer informação fornecida como "Anotações" da fonte será incluída nas Anotações da reserva. Além disso, qualquer informação relevante que não possa ser importada para um campo específico será adicionada aqui:
- Alguns PMS têm mais de um local para armazenar Anotações, mas nem todas as anotações são exportadas. Nesse caso, apenas o que é fornecido pode ser adicionado automaticamente.
-
Pagamentos:
- Se fornecidos pela origem, os pagamentos serão adicionados às reservas.
- Tipos de pagamento: Se o Tipo de pagamento estiver claramente identificado, ele será adicionado à reserva.
- Data do pagamento: Se a Data do pagamento estiver claramente identificada, ela será adicionada corretamente. Caso contrário, o sistema importará isso usando a Data da reserva OU a Data de chegada (para reservas com clientes hospedados).
- Produto vendido: Podemos importar o valor total dos produtos vendidos em cada reserva, se disponível, também podemos importar o nome do item, quantidade e data do pagamento.
- Grupos: Se um conjunto de múltiplas reservas faz parte de um grupo existente, e as informações estiverem disponíveis, isso pode ser associado ao nome do grupo no seu módulo de Grupos no PMS da Cloudbeds.
O que não será importado?
Qualquer informação que não seja importada automaticamente pode ser adicionada pela propriedade manualmente após a importação ser concluída. Não é possível editar a data que a reserva foi feita.
- Qualquer informação que não seja fornecida pela origem. Exemplo: Alguns PMSs possuem campos para Anotações, mas eles não são exportados no arquivo de Reservas.
- Detalhes do cartão de crédito: Os detalhes do cartão de crédito normalmente são criptografados e não são exportados juntamente com os arquivos de reserva. Por motivos de segurança, essa informação normalmente não é acessível em massa.
- Campos personalizados, mesmo que criados no PMS da Cloudbeds. No entanto, podemos adicionar essas informações nas anotações da reserva.
- Quaisquer cobranças extras não relacionadas às Diárias, se disponíveis. Forneceremos uma lista de reservas que precisam ser ajustadas adequadamente. Também podemos adicionar o valor dessa cobrança extra nas anotações da reserva.
- Pode ser necessário a ajuda da propriedade para fornecer informações manuais, caso a origem não forneça algumas informações obrigatórias.
- Não realizaremos nenhuma entrada de dados manual além do ajuste em nossa ferramenta de importação para tornar os dados compatíveis.
Recebi uma modificação/cancelamento da minha OTA que não foi refletida no PMS da Cloudbeds. O que devo fazer?
- Se a reserva foi importada sem a ID da reserva de terceiros, o PMS da Cloudbeds não poderá relacioná-las e atualizar a reserva importada. Provavelmente, o PMS da Cloudbeds criará uma nova reserva com as novas informações. Fique atento a essas reservas, apenas por precaução.
- Se você receber uma modificação/cancelamento de uma conta de OTA que não esteja conectada ao PMS da Cloudbeds, ela não será recebida. Nesse caso, você deve encontrá-las manualmente no PMS e fazer os ajustes necessários.
Cancelamentos de reservas importadas da Expedia: Cancelamentos da Expedia de reservas criadas antes da conexão com o PMS da Cloudbeds terão que ser processados manualmente.
Meu relatório de ocupação não está batendo, o que aconteceu?
O PMS da Cloudbeds pode gerar relatórios de forma diferente do seu PMS anterior. Por esse motivo, o Relatório de Ocupação pode não ser preciso e deve ser visto como um relatório de referência em vez de dados oficiais.
Se você adicionou ou removeu tipos de acomodações ou número de quartos nesse meio tempo, o relatório pode gerar números diferentes.
Comentários
Por favor, entre para comentar.