Serviço de Importação de Reservas - Tudo que você precisa saber

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Este é um serviço pago, se você deseja utilizá-lo, verifique se você possui no mínimo 100 reservas para serem importadas, pois esse é um requisito para utilizar o serviço de importação.

• Reservas canceladas ou com status 'no show' não serão importadas.

• Em alguns casos, precisaremos da ajuda da propriedade para fornecer informações manualmente, caso a fonte não forneça algumas informações obrigatórias.

• Não iremos inserir nenhum dado manualmente a não ser os devidos ajustes em nossa ferramenta de importação para que os dados fiquem compatíveis.

Visão Geral

A importação de reservas geralmente é dividida em duas etapas:

Importação de Reserva Padrão

Incluirá todas as reservas atuais (Hospedados) e chegadas futuras.

Importação do Histórico de Reservas

Isso incluirá todas as reservas que já realizaram check-out, durante o período que você solicitou

Atualmente, limitamos nossa importação do histórico de reservas em até 24 meses no passado

Reservas com status Cancelado e No Show não serão importadas.

Se você deseja ter suas reservas existentes importadas do seu sistema anterior, OTA ou arquivo, podemos oferecer nosso serviço de importação. Saiba que diferentes sistemas ou arquivos podem não ser compatíveis e os dados sempre exigem alguns ajustes manuais de nossa equipe.

• Primeiro, precisamos recuperar os dados do PMS ou OTA (Fonte) atual da propriedade, algumas fontes fornecem um arquivo claro com todas ou a maioria das informações necessárias, algumas contém apenas dados parciais e outras não tem nenhum recurso de exportação.

• Caso os sistemas não sejam compatíveis para extração de dados, podemos importar de um arquivo (xls ou csv), neste caso iremos fornecer uma lista de dados necessários.

• Com todas as informações em mãos, iniciaremos o processo de converter esses dados em um formato compatível para serem importados para o sistema Cloudbeds.

Faremos o nosso melhor para extrair todas as informações necessárias, no entanto, não é possível saber quais informações estarão disponíveis e a qualidade dos dados, até que o processo de reserva esteja em andamento.

Antes de Começar

Certifique-se do seguinte:

1. A configuração da sua propriedade deve estar 100% concluída pois, logo após a importação, os canais e seu sistema serão ativados.

2. As origens devem ser criadas, especialmente se você trabalha com impostos. Nesse caso, os impostos/taxas devem ser configurados e vinculados com as origens necessárias. Por favor, consulte o seu Coach de Implantação em caso de dúvidas. Clique aqui para ver o tutorial completo.

3. Os tipos de quartos devem ser definidos de forma semelhante aos da origem dos dados da importação (de outros PMS / OTA) e preferencialmente com o mesmo nome ou nome similar. Se alguma alteração for realizada na acomodação configurada ao mudar para o sistema Cloudbeds, forneça uma lista de correspondência dos quarto, por exemplo:

>O Dormitório Feminino deixará de existir e todas as reservas dos dormitórios femininos deverão ser importadas para o Dormitório Misto.
>O quarto Standard agora será chamado de Quarto Duplo.

4. Na data de importação, a disponibilidade deve ser fechada em todos os canais e no motor de reservas, garantindo assim que o sistema seja atualizado logo após o processo. Se você deseja manter seus canais abertos, você precisará verificar manualmente a atividade durante a importação.

Durante o Processo

Durante a importação, você deve interromper todas as atividades relacionadas a reservas e processamento de pagamento no sistema anterior e em seus canais, começaremos a importar reservas e informaremos quando a importação for concluída. Isso pode levar aproximadamente 24 horas. Caso você não consiga interromper as atividades, precisará anotar todas as modificações e verificá-las manualmente após a conclusão da importação.

Se você receber uma reserva direta (e-mail, telefone, etc.) durante o processo de importação, você pode incluir manualmente no seu sistema, neste caso, por favor, verifique a disponibilidade com seu sistema anterior / OTA.

Após a Conclusão da Importação

Após a conclusão da importação, você estará pronto para ativar seus canais, e o novo motor de reservas estará preparado para ser instalado em seu site.

É importante saber:

• A propriedade é responsável pela alocação das reservas. As reservas serão inseridas com o tipo de quarto correto, mas não serão alocadas em nenhuma acomodação específica. A opção "alocar automaticamente" irá alocar na primeira acomodação disponível do tipo de categoria do quarto.

• As reservas serão importadas com o status "Confirmação Pendente" e deverão ser conferidas e Confirmadas pelos usuários no novo sistema.

• Somente o pagamento total e o valor pago serão importados. Por padrão, o tipo de pagamento será registrado como "Voucher" para as reservas importadas.

• As reservas serão importadas com o preço total dividido em partes iguais entre os dias da hospedagem, portanto, caso você edite as reservas e os preço das diárias sejam diferentes, o saldo deve ser ajustado de acordo.

• O Myfrontdesk pode gerar relatórios de maneira diferente do PMS anterior. Por exemplo, se você tiver uma quantidade diferente de quartos ou de categorias, o relatório de ocupação mostrará dados diferentes. Por causa disso, o Relatório de Ocupação pode não ter informações precisas e deve ser considerado como uma referência ao invés de ser considerado um dado oficial.

Histórico de Dados

Caso você opte por importar reservas anteriores, é importante estar ciente das seguintes informações:

• Você não deve usar os relatórios gerados pelo myfrontdesk para histórico de dados. Esses dados provavelmente não fornecerão informações precisas sobre os números de sua propridade, especialmente dados financeiros.

• As reservas com status 'check-out' terão todos as cobranças lançadas no sistema, incluindo impostos e taxas. isso significa que, se houver algum saldo devido nessas reservas, isso precisa ser ajustado manualmente

• As reservas anteriores não serão exibidas no calendário, pois serão importadas com status 'Check-out' e não terão um quarto alocado.

• O valor total será calculado pelo sistema e lançado na data de chegada para reservas com status 'check-out'

• Os pagamentos serão adicionados como 'Voucher' para diferenciar dos pagamentos regulares.

• As reservas com status 'check-out' serão inseridas com o valor total definido como pago, neste caso, o sistema não levará em consideração o pagamento pendente de reservas que já está em check-out.

• As reservas canceladas e com status 'no show' não serão importadas.

Perguntas Frequentes
Quais dados serão importados?

Se for fornecido pelo seu sistema ou arquivo anterior, podemos extrair e importar os seguintes dados:

  • Nome do hóspede principal (primeiro e último nome)
  • Endereço de e-mail: se não for fornecido ou estiver incorreto, um endereço de e-mail “fictício” será inserido para que as reservas possam ser importadas.
  • País: Se não for fornecido, um país padrão será inserido com base no país da propriedade.
  • Número de telefone
  • Endereço
  • Cidade
  • Estado
  • Cep
  • Data de chegada
  • Data de saída
  • Data de inclusão da reserva
  • Número de quartos
  • Número de adultos e crianças
  • Valor total da reserva

> As reservas serão importadas com o preço total dividido em partes iguais entre os dias da hospedagem, portanto, caso você edite as reservas e os preço das diárias sejam diferentes, o saldo deve ser ajustado de acordo.

  • Tipos de Quartos:
    • IMPORTANTE: As reservas são importadas para uma categoria de quarto, não para uma acomodação ou cama específica. Se um tipo de categoria tiver mais de um quarto/cama, as reservas não serão necessariamente alocadas no mesmo quarto que foi alocado no PMS anterior.
    • Recomendamos desativar o recurso de alocação automática ao importar as reservas para que o sistema não aloque na acomodação incorreta.
    • Após a importação, você pode alocar primeiro as reservas que possuem o status 'Hospedado' aos quartos/camas corretos e posteriormente alocar automaticamente as que possuem chegadas futuras.
    • Se fornecido pela fonte, as informações da acomodação serão incluídas nas anotações de cada reserva, para que a propriedade possa alocá-las manualmente na acomodação correta.
  • Origens da Reserva: De onde vieram as reservas (OTAs, Website, etc)

> Para as OTAs, se claramente indicado, vamos importá-la como "Hotel Collect" ou "Channel Collect". Caso contrário, por padrão, elas serão importadas como "Hotel Collect"

> Se uma origem não for criada no myfrontdesk, usaremos "website" no lugar

  • ID das reservas de terceiros: Se não for fornecido, ficará em branco. Isso pode causar problemas:

> As OTAs podem enviar alterações para uma reserva específica. Se o ID da reserva da OTA não estiver incluído na reserva, uma nova reserva poderá ser criada causando duplicidade, ou então, dependendo da OTA, nenhuma atualização será recebida. Isso significa que a modificação da OTA precisará ser ajustada manualmente.

  • Status: As reservas serão importadas com status 'confirmação pendente', para que a propriedade possa verificar se as informações estão corretas e, em seguida, confirmá-las.

> As reservas com status 'Confirmação Pendente' e 'Confirmada' são reservas válidas e afetam a disponibilidade da mesma maneira. É apenas uma forma visual para ajudar a propriedade a identificar as reservas que devem ser verificadas antes de serem confirmadas.

> As reservas que já fizeram o check in também serão importadas com status 'confirmação pendente', uma vez que o sistema não permite que as reservas sejam importadas com o status 'Hospedado'

  • Anotações: Qualquer informação fornecida pela fonte como “Anotação”, será incluída nas Anotações da reserva. Além disso, todas as informações relevantes que não podem ser importadas em um campo específico serão adicionadas nessa mesma aba.

> Por exemplo, se fornecido pela fonte, o Número / Nome da Acomodação, essas informações serão incluídas nas anotações, para que a propriedade possa alocar as reservas corretamente.

> Alguns PMS possuem mais de um local para armazenar as anotações, mas nem todas as anotações são exportadas. Nesse caso, apenas o que é fornecido pode ser adicionado automaticamente.

  • Pagamento:

> Se fornecido pela fonte, os pagamentos serão adicionados às reservas.
> Formas de pagamento: se a forma de pagamento for claramente identificada, ela será adicionada à reserva
> Data do Pagamento: Se a data de pagamento estiver claramente identificada, ela será adicionada corretamente. Caso contrário, o sistema irá importá-la usando a data de reserva ou a data de chegada (para reservas com status 'Hospedado')

Quais dados não serão importados?
  • (Atenção: qualquer informação que não seja importada automaticamente pode ser adicionada pela propriedade manualmente após a conclusão da importação).

> Qualquer informação que não seja fornecida pela fonte

- Exemplo: Alguns PMSs possuem campos para Anotações, mas nem todas as informações são exportadas no arquivo de reservas.

> Detalhes do cartão de crédito

- Os detalhes do cartão de crédito são normalmente criptografados e não são exportados junto com os arquivos de reserva. Por motivos de segurança, essas informações normalmente não são acessíveis em massa.

> Campos personalizados, mesmo se criados no myfrontdesk

> Qualquer cobrança extra não relacionada aos valores das diárias da hospedagem, se disponíveis, forneceremos uma lista de reservas que precisam ser ajustadas de acordo.

> Detalhes Extra do Hóspede

- Data de aniversário, Hóspedes Adicionais, Número de ID, etc.

Recebi uma alteração / cancelamento da OTA que não foi refletida no myfrontdesk.
  • Se a reserva foi importada sem o ID de reserva da OTA, o myfrontdesk não poderá fazer a correspondência e atualizar a reserva importada. O mais provável é que o myfrontdesk crie uma nova reserva com as novas informações. Fique de olho nessas reservas que não possuem o ID
  • Isso também pode acontecer caso você receba uma alteração / cancelamento de uma OTA que não esteja conectada ao myfrontdesk, e não for recebida por ela. Nesse caso, você deve encontrá-las manualmente no myfrontdesk e realizar os ajustes necessários.
Meu relatório de ocupação não está correto, o que aconteceu?
  • O myfrontdesk pode gerar relatórios de maneira diferente do PMS anterior. Nesse caso, o Relatório de Ocupação pode não ter informações precisas e deve ser visto como um relatório de REFERÊNCIA e não como um material com dados oficiais.
  • Se você tiver adicionado ou removido tipos de acomodações ou número de quartos, o relatório poderá “reportar” um número maior ou menor.
  • Você não deve usar os relatórios gerados pelo myfrontdesk para histórico de dados. Esses dados provavelmente não fornecerão informações precisas dos números de sua propriedade, especialmente dados financeiros.
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