Serviço de Importação de Reservas - Tudo que você precisa saber

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A Importação de Reservas é um serviço pago e está sujeito a restrições dependendo da compatibilidade entre os diferentes sistemas e formatos de arquivo.

Caso queira contratar esse serviço, entre em contato conosco usando o botão Envie uma solicitação no canto superior direito desta página.

Visão geral do processo

A importação de reservas geralmente é dividida em duas etapas:

  1. Importação de Reserva Padrão
    • Incluirá todas as reservas atuais (Hospedados) e chegadas futuras.
  2. Importação do Histórico de Reservas
    • Isso incluirá todas as reservas que já realizaram check-out, durante o período que você solicitou
    • Atualmente, limitamos nossa importação do histórico de reservas em até 10 anos no passado
    • Reservas com status Cancelado e No Show não serão importadas

Se você deseja ter suas reservas existentes importadas do seu sistema anterior, OTA ou arquivo, podemos oferecer nosso serviço de importação. Saiba que diferentes sistemas ou arquivos podem não ser compatíveis e os dados sempre exigem alguns ajustes manuais da nossa equipe.

  • Primeiro, precisamos recuperar os dados do PMS ou OTA (origem) atual da propriedade, algumas fontes fornecem um arquivo claro com todas ou a maioria das informações necessárias, algumas contém apenas dados parciais e outras não tem nenhum recurso de exportação.
  • Caso os sistemas não sejam compatíveis para extração de dados, podemos importar de um arquivo (xls ou csv), neste caso iremos fornecer uma lista de dados necessários.
  • Com todas as informações em mãos, iniciaremos o processo de converter esses dados em um formato compatível para serem importados para o sistema Cloudbeds.

Faremos o nosso melhor para extrair todas as informações necessárias. Nem sempre saberemos quais informações estarão disponíveis e o seu formato antes de verificarmos o seu sistema ou arquivo(s).

Antes de Começar

Certifique-se do seguinte:

  1. A configuração da sua propriedade deve estar 100% concluída - logo após a importação, os canais e seu sistema serão ativados.
  2. As origens devem ser criadas (especialmente se você trabalha com impostos) - Nesse caso, os impostos/taxas devem ser configurados e vinculados às origens necessárias. Consulte o seu Agente de Implantação em caso de dúvidas.

Para obter mais informações, leia o tutorial: Como adicionar ou editar origens primárias e externas

  1. Os tipos de quartos devem ser definidos de forma semelhante aos da origem dos dados da importação (de outros PMS / OTA) e preferencialmente com o mesmo nome ou nome similar. Se alguma alteração for realizada na acomodação configurada ao mudar para o sistema Cloudbeds, forneça uma lista de correspondência dos quarto, por exemplo:
    • O Dormitório Feminino deixará de existir e todas as reservas dos dormitórios femininos deverão ser importadas para o Dormitório Misto
    • O quarto Standard agora será chamado de Quarto Duplo
  2. Na data de importação, a disponibilidade deve ser fechada em todos os canais e no motor de reservas, garantindo assim que o sistema seja atualizado logo após o processo. Se você deseja manter seus canais abertos, você precisará verificar manualmente a atividade durante a importação
Durante o Processo

Durante a importação, você deve interromper todas as atividades relacionadas a reservas e processamento de pagamento no sistema anterior e em seus canais, começaremos a importar reservas e informaremos quando a importação for concluída. Isso pode levar aproximadamente 24 horas. Caso você não consiga interromper as atividades, precisará anotar todas as modificações e verificá-las manualmente após a conclusão da importação.

Se você receber uma reserva direta (e-mail, telefone, etc.) durante o processo de importação, você pode incluir manualmente no seu sistema, neste caso, por favor, verifique a disponibilidade com seu sistema anterior / OTA.

Leia o seguinte tutorial para aprender Como criar uma nova reserva no PMS da Cloudbeds

Após a Conclusão da Importação

Após a conclusão da importação, você estará pronto para ativar seus canais, e o novo motor de reservas estará preparado para ser instalado em seu site.

É importante saber:

  • A propriedade é responsável pela alocação das reservas
    • As reservas serão inseridas com o tipo de quarto correto, mas não serão alocadas em nenhuma acomodação específica.
    • A opção alocar automaticamente irá alocar na primeira acomodação disponível do tipo de categoria do quarto.
  • Somente o pagamento total e o valor pago serão importados.
    • Por padrão, o tipo de pagamento será registrado como Voucher para as reservas importadas caso as informações da forma de pagamento não estejam disponíveis.
  • As reservas serão importadas com o preço total dividido em partes iguais entre os dias da hospedagem, portanto, caso você edite as reservas e os preço das diárias sejam diferentes, o saldo deve ser ajustado de acordo.
  • O PMS da Cloudbeds pode gerar relatórios de maneira diferente do PMS anterior.
    • Por exemplo: se você tiver uma quantidade diferente de quartos ou de categorias, o relatório de ocupação mostrará dados diferentes. Por causa disso, o Relatório de Ocupação pode não ter informações precisas e deve ser considerado como uma referência ao invés de ser considerado um dado oficial.
Histórico de Dados

Caso você opte por importar reservas anteriores, é importante estar ciente das seguintes informações:

  • As reservas com status "check-out feito" terão todos as cobranças lançadas no sistema, incluindo impostos e taxas. isso significa que, se houver algum saldo devido nessas reservas, isso precisa ser ajustado manualmente
  • As reservas anteriores não serão exibidas no calendário, pois serão importadas com status "Check-out feito" e não terão um quarto alocado.
  • O valor total será calculado pelo sistema e lançado na data de chegada para reservas com status 'check-out'
  • Os pagamentos serão adicionados como 'Voucher' para diferenciar dos pagamentos regulares.
  • As reservas com status "check-out feito" serão inseridas com o valor total definido como pago, neste caso, o sistema não levará em consideração o pagamento pendente de reservas que já está em check-out.
  • As reservas canceladas e com status "no show" não serão importadas.

Em caso de dúvidas, leia o tutorial: Serviço de Importação de Reservas - perguntas frequentes ou entre em contato com a nossa Equipe de Suporte.

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