Importação de Reservas Cloudbeds - Tudo que você precisa saber

• A configuração da sua propriedade deve estar concluída: Logo após a importação, os canais serão ativados e seu sistema será ativado.
• As origens devem ser criadas (especialmente se você trabalha com impostos): Nesse caso, os impostos/taxas devem ser configurados e vinculadas às origens necessárias. Consulte seu Agente de Implantação em caso de dúvidas. Saiba mais sobre como adicionar ou editar fontes de reserva primárias e de terceiros.
• Os tipos de quartos devem ser configurados de forma semelhante aos da origem de importação (outro PMS/OTA) e preferencialmente com o mesmo nome ou similar. Se houver alterações na configuração dos quartos ao mudar para o sistema Cloudbeds, forneça uma lista de correspondência de quartos, por exemplo:
• O Dormitório Feminino deixará de existir, importe todas as reservas de dormitório feminino para Dormitório Misto.
• O quarto Standard agora será chamado de Quarto Duplo.

• Durante a importação, você deve interromper todas as atividades relacionada a reservas e processamento de pagamentos no sistema anterior e em seus canais, começaremos a importar reservas e avisaremos assim que a importação estiver completa, isso pode levar aproximadamente 24 horas.
• Caso não consiga interromper suas atividades de reserva, precisará anotar todas as modificações e verifica-las manualmente após a conclusão da importação.
• Se você receber uma reserva direta (e-mail, telefone, etc.) durante o processo de importação, você pode adicioná-las manualmente à sua conta. Nesse caso, verifique a disponibilidade com seu sistema anterior/OTA.

Após a conclusão da importação você estará pronto para ativar seus canais, e o novo motor de reservas estará preparado para ser instalado em seu site.

Caso você opte por importar reservas anteriores, é importante estar ciente das seguintes informações:

• As reservas com o status "check-out feito" terão todas as cobranças lançadas no sistema, incluindo impostos e taxas, quando disponíveis.
• Para reservas com status "check-out feito", se a data de pagamento estiver ausente, ele será lançado na data de chegada.
• Os pagamentos serão adicionados como Importado do sistema anterior se os dados do tipo de pagamento não estiverem disponíveis.
• Geralmente, importamos reservas passadas com pagamento completo (diárias + impostos + taxas), isso pode ser alterado sob demanda, caso prefira manter saldos pendentes nos dados históricos.
• Geralmente, reservas com o status "cancelado" e "no show" não são importadas, isso pode ser alterado sob demanda, caso prefira manter suas reservas canceladas.

Se fornecido pelo seu sistema ou arquivo anterior, podemos extrair e importar os seguintes dados:

• Nome do hóspede principal (Nome e Sobrenome)
• Endereço de E-mail: se não for fornecido ou estiver incorreto, um endereço de e-mail “fictício” será inserido para que as reservas possam ser importadas.
• País: Se não for fornecido, um país padrão será inserido com base no país da propriedade.
• Número de Telefone
• Endereço
• Cidade
• Estado
• CEP
• Data de Chegada
• Data de Saída
• Data de Inclusão da Reserva
  • Se não estiver disponível, a data de check-in será usada como data de inclusão da reserva para reservas passadas e a data da importação será usada para reservas futuras.
• Número de Quartos
• Número de Adultos e Crianças
• Valor Total da Reserva
  • As reservas serão importadas com o preço total dividido em partes iguais entre os dias da hospedagem, portanto, caso você edite as reservas e os preço das diárias sejam diferentes, o saldo deve ser ajustado de acordo.
• Tipo de Acomodação:
  • As reservas serão importadas aos tipos de acomodação corretos. E, se disponível, serão alocadas às acomodações exatas.
  • Caso a alocação não esteja disponível, os tipos de acomodação e a ocupação ainda estarão corretos e as reservas estarão prontas para serem alocadas manualmente ou automaticamente.
• Origens da Reserva: De onde veio a reserva (OTAs, Website, etc)
  • Para as OTAs, se claramente indicado, vamos importá-la como "Hotel Collect" ou "Channel Collect". Caso contrário, por padrão, elas serão importadas como "Hotel Collect"
  • Se uma origem não for criada no PMS da Cloudbeds, usaremos "website/motor de reservas" no lugar
• ID da Reserva de Terceiros: Se não for fornecido, ficará em branco. Isso pode causar problemas:
  • As OTAs podem enviar alterações para uma reserva específica. Se o ID da reserva da OTA não estiver incluído na reserva, uma nova reserva poderá ser criada causando duplicidade, ou então, dependendo da OTA, nenhuma atualização será recebida. Isso significa que a modificação da OTA precisará ser ajustada manualmente.
• Status: As reservas serão importadas com status "confirmação pendente", para que a propriedade possa verificar se as informações estão corretas e, em seguida, confirmá-las.
  
  • As reservas com status "Confirmação Pendente" e "Confirmada" são reservas válidas e afetam a disponibilidade da mesma maneira. É apenas uma forma visual para ajudar a propriedade a identificar as reservas que devem ser verificadas antes de serem confirmadas.
  • As reservas que já fizeram o check-in também serão importadas com status "confirmação pendente", uma vez que o sistema não permite que as reservas sejam importadas com o status "Hospedado"
• Anotações: Qualquer informação fornecida pela fonte como “Anotação”, será incluída nas Anotações da reserva. Além disso, todas as informações relevantes que não podem ser importadas em um campo específico serão adicionadas nessa mesma aba.
  • Por exemplo, se fornecido pela fonte, o Número / Nome da Acomodação, essas informações serão incluídas nas anotações, para que a propriedade possa alocar as reservas corretamente.
  • Alguns PMS possuem mais de um local para armazenar as anotações, mas nem todas as anotações são exportadas. Nesse caso, apenas o que é fornecido pode ser adicionado automaticamente.
• Pagamentos
  • Se fornecido pela fonte, os pagamentos serão adicionados às reservas.
  • Formas de pagamento: se a forma de pagamento for claramente identificada, ela será adicionada à reserva
  • Data do Pagamento: Se a data de pagamento estiver claramente identificada, ela será adicionada corretamente. Caso contrário, o sistema irá importá-la usando a data de reserva ou a data de chegada (para reservas com status "Hospedado")

Qualquer informação que não seja importada automaticamente pode ser adicionada pela propriedade, manualmente após a importação ser concluída. Não é possível editar a data de inclusão da reserva.

• Qualquer informação que não seja fornecida pela fonte. Exemplo: Alguns PMSs possuem campos para anotações, mas nem todas as informações são exportadas no arquivo de Reservas.
• Detalhes do Cartão de Crédito: Os detalhes do cartão de crédito são normalmente criptografados e não são exportados junto com os arquivos de reserva. Por motivos de segurança, essas informações normalmente não são acessíveis em massa.
• Campos Personalizados, mesmo se criados no PMS da Cloudbeds. No entanto, é possível inserir essas informações nas notas da reserva.
• Qualquer cobrança extras não relacionadas ao valores de diárias de hospedagem, se disponíveis, forneceremos uma lista de reservas que precisam ser ajustadas adequadamente. Também podemos adicionar esse valor adicional às anotações da reserva.
• Detalhes extra do hóspedes: Aniversário, Hóspedes Adicionais, Número de Identificação, etc. É possível importar os dados adicionais como anotações da reserva.

• Se a reserva foi importada sem o ID da reserva da OTA, o PMS da Cloudbeds não poderá fazer a correspondência e atualizar a reserva importada. O mais provável é que o PMS da Cloudbeds crie uma nova reserva com as novas informações. Fique de olho nessas reservas, apenas por precaução.
• Se você receber uma alteração/cancelamento de uma OTA que não esteja conectada ao PMS da Cloudbeds, ela não será enviada ao PMS da Cloudbeds. Nesse caso, você deve encontrá-las manualmente no PMS da Cloudbeds e fazer os ajustes necessários.

O PMS da Cloudbeds pode gerar relatórios de forma diferente do seu PMS anterior. Por esse motivo, o Relatório de Ocupação pode não ser preciso e deve ser visto como um relatório de referência e não como um material com dados oficiais.

Se você adicionou ou removeu tipos de acomodações ou número de quartos nesse meio tempo, o relatório pode gerar números diferentes.