Este artigo explica como exportar informações financeiras do PMS da Cloudbeds e como importá-las para a sua conta do Quickbooks.
Lembre-se de que o Quickbooks possui sua própria política de preços para registrar uma conta com eles. Entre em contato com a equipe de suporte do Quickbooks para obter mais detalhes.
Passo 1 - Exportando Transações do PMS da Cloudbeds
Ao fazer o logon na sua conta do Cloudbeds PMS:
- No Menu
, vá para Relatórios Clássicos
e clique em Relatórios Financeiros;
- Selecione Registro de Pagamentos;
- Selecione o(s) Tipo(s) de Pagamento que deseja exportar;
- Escolha o intervalo de Data de Pagamento;
- Se não deseja exportar Transações Associadas, remova todas as opções deste menu;
- Selecione o status da reserva (neste exemplo, não estamos considerando reservas Canceladas e No-Show);
- Clique em Aplicar para gerar o relatório;
- Em seguida, clique em Exportar para -> Excel.
Sinta-se à vontade para filtrar as transações com base em suas necessidades.
As transações 'anuladas' (mostradas em vermelho no relatório) serão exibidas na sua conta do Quickbooks na coluna Gasto.
Passo 2 - Ajustando a planilha do Excel
Antes de importar o arquivo, certifique-se de que todos os requisitos abaixo sejam atendidos.
Primeiramente, você deve separar a 'data' do 'horário'; caso contrário, o Quickbooks não aceitará o arquivo:
- Exclua o 'TOTAL GERAL' na parte inferior da planilha;
- Adicione uma nova coluna;
- Selecione todos os dados da coluna 'Data/Hora'
Observe que células mescladas não são aceitas
- No menu do Excel, clique em Dados -> Texto para Colunas;
- Selecione Largura fixa e clique em Avançar;
- Clique em Avançar novamente;
- Selecione a opção Data e escolha DMY (Dia / Mês / Ano)
Clique em Concluir.
Agora, você tem os dados em colunas separadas. Renomeie as mesmas para "Data" e "Hora", conforme mostrado abaixo.
Passo 3 - Salvar a planilha do Excel
Agora, sua planilha está pronta para ser importada. Salve-a como CSV (delimitado por vírgulas).
Passo 4 - Importando para o Quickbooks
Acesse sua conta do Quickbooks:
- Acesse a guia Bancos;
- No menu Atualizar, selecione Carregar Arquivo;
- Clique em Procurar e faça o upload do arquivo correto;
Observação: A planilha deve ter o formato CSV (separado por vírgulas).
- Selecione uma conta para fazer o upload do arquivo (você deve escolher sua conta bancária);
- Para cada campo da conta bancária, escolha um campo do Quickbooks:
-
- Data - Selecione a coluna correspondente na planilha do Excel.
- Escolha o formato de data (dd/mm/aaaa).
- Descrição - Você pode escolher qualquer tipo de descrição; pode ser o número do quarto/nome do hóspede, ID da reserva, etc.
(Dica: o ID da reserva ajudará você a encontrar a transação facilmente no futuro)
-
- Valor - Esta opção corresponde à coluna 'Crédito' em sua planilha do Excel.
- Escolha 1 ou 2 colunas (depende de sua conta bancária).
- Clique em Avançar;
- Se o Quickbooks não exibir nenhum alerta, clique em Avançar para confirmar.
Após fazer o upload do arquivo com sucesso, o Quickbooks o redirecionará para o Painel de controle
Nesta tela, você poderá ver todas as transações carregadas na guia 'Para Revisão'
As transações 'anuladas' serão exibidas na coluna Gasto e não na coluna Recebido em sua conta do Quickbooks.
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