Este tutorial explica como exportar informações financeiras do myfrontdesk e como importá-las para a sua conta no Quickbooks. É importante lembrar que o Quickbooks possui seu próprio preço de inscrição. Entre em contato com a equipe de suporte do Quickbooks para obter mais informações.
Após fazer o login na sua conta do myfrontdesk:
- Navegue até a Aba de Relatórios -> Relatórios Financeiros -> Contabilidade de Pagamentos
- Selecione o(s) tipo(s) de pagamento que você gostaria de exportar
- Escolha o intervalo das Datas de Pagamentos
- Se você não quiser exportar as "Transações Associadas", remova todas as opções desse menu
- Selecione o status da reserva (nesse exemplo, não consideramos reservas canceladas e com no show)
- Clique em "Filtrar" para gerar o relatório
- Agora, clique em Exportar -> XLS
Filtre as transações conforme precisar.
As transações "canceladas" (destacadas em vermelho no relatório), aparecerão na coluna "Spent" (gasto) na sua conta no Quickbooks.
Antes de importar o arquivo, certifique-se de que todas as exigências abaixo foram cumpridas.
Primeiro, você deve separar a "data" da "hora", caso contrário, o Quickbooks não aceitará o arquivo:
- Adicione uma nova coluna
- Selecione todos os dados da coluna "Data/Hora"
Células mescladas não serão aceitas! - No menu do Excel, clique em "Dados" -> "Texto para Colunas"
- Selecione "Largura Fixa" e clique em "Avançar"
Clique novamente em "Avançar" - Selecione a opção "Data" e escolha DMA (Dia/Mês/Ano)
Clique em "Concluir" - Delete o "Total Geral" do final da planilha
Agora, você tem "Data" e "Hora" em colunas separadas:
Agora, a sua planilha está pronta para ser impostada. Salve a planilha como CSV (separado por vírgulas).
Acesse a sua conta do Quickbooks:
- Navegue até a aba "Banking"
- No menu "Update", selecione "File Upload"
3. Clique em "Browse" e faça o upload do arquivo correto
Observação: A planilha deve estar no formato CSV (separado por vírgula).
4. Selecione uma conta para onde você carregará o arquivo (é obrigatório escolher uma conta bancária)
5. Para cada campo de conta bancária, selecione um campo do Quickbooks:
*Date (data) - Selecione a coluna correspondente na planilha do Excel
*Escolha o formato de data (dd/mm/aaaa)
*Description (descrição) - Você pode escolher qualquer tipo de descrição; pode ser o número do quarto/nome do hóspede, número da reserva, etc.
(Dica: o número da reserva ajuda você futuramente a encontrar a transação de forma mais fácil)
*Amount (valor) - Essa opção corresponde à coluna "Crédito" na sua planilha do Excel
* Escolha 1 ou 2 colunas (depende da sua conta bancária)
6. Clique em "next" (próximo)
7. Se o Quickbooks não mostrar nenhum altera, clique em "next" (próximo) para confirmar
Após fazer o carregamento do arquivo, o Quickbooks redireciona você para o Dashboard (painel de controle)
Nessa tela, você também pode ver todas as transações carregadas na aba "For Review" (a ser revisado)
As transações "canceladas" aparecerão na coluna Spent (gasto) e não na coluna Received (recebido) na sua conta do Quickbooks.
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