Brazil: SageOne - Tudo que você precisa saber

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A Cloudbeds possui integração com um software Brasileiro de Notas Fiscais do SageOne. Isso permite que as propriedades emitam facilmente as Notas Fiscais de seus hóspedes diretamente dentro da Cloudbeds na aba de detalhes da reserva. É um serviço online, portanto não há necessidade de instalar nada em seu computador.

Esse tutorial irá ajudá-lo a realizar a integração da sua conta Cloudbeds com o SageOne.

Detalhes da Integração

  • Região: Brazil
  • Nota Fiscal é um documento oficial do Brasil. Ele passa por servidores do governo para validação.
  • Tipo de Nota Fiscal: Apenas notas fiscais de serviço são atualmente suportados.
  • Esta não é uma integração com o software de contabilidade, processador de pagamentos ou outro software do SageOne.

O SageOne é integrado aos servidores do governo municipal de mais de 400 cidades no Brasil, o que torna esse serviço útil para a maioria dos assinantes com propriedades no Brasil. Acesse aqui a lista de cidades atendidas: http://br.sageone.com/nota-fiscal-de-servico/

Guia de Conexão

Passo 1 - Ativação

Visão Geral

Para ativar este serviço, você terá que:

1. Ativar a funcionalidade de Nota fiscal entrando em contato com seu Gerentes de Mercado da Cloudbeds. Uma taxa será adicionada à sua assinatura mensal (por favor, consulte o valor)

2. Separadamente, envie um email ao SageOne, uma vez que este é um serviço terceirizado. Os primeiros 7 dias são gratuitos para que você tenha uma conta de teste, portanto, eles podem usar esses 7 dias para concluir a integração.

3. Obtenha um Certificado de Segurança, caso ainda não tenha um. Para o serviço Notes Fiscais, ele precisará ser tipo A1 para ser compatível com a Cloudbeds. O SageOne oferece certificados A1 em um pacote com descontos - disponível apenas para os assinantes atuais da Cloudbeds.

4. Acesse sua conta do SageOne e preencha os Detalhes da Empresa e da Nota Fiscal.

5. Acesse a página de integrações de Nota Fical do SageOne no sistema Cloudbeds e conecte-se à conta do SageOne. Além disso, configure informações padrão adicionais nesta página.

Veja todos os detalhes abaixo:

1.1. Ativar a Funcionalidade

Entre em contato com o seu Gerente de Mercado da Cloudbeds e solicite a Conexão da Nota Fiscal através da Sage One. A taxa correspondente será adicionada à sua assinatura mensal da Cloudbeds. Nossa equipe de atendimento ativará a funcionalidade e ela aparecerá no menu de configurações da sua conta.

Caso não tenha o contato do seu Gerente de Mercado da Cloudbeds, entre em contato através do sac@cloudbeds.com e nossa equipe de suporte auxiliará nesse processo.

1.2. Inscreva-se com o SageOne

1 - Acesse a página https://app.br.sageone.com/signup/new e crie sua própria conta com o SageOne.

Você terá que preencher as informações da sua conta e aceitar os Termos e Condições. Lembrando que o SageOne oferece 7 dias gratuitos de teste.

O SageOne é um serviço terceirizado. Para obter ajuda com a configuração de uma conta do SageOne, entre em contato diretamente com a equipe de suporte do SageOne.

2 - Após esse processo, envie um email para Alessandra Quirino - alessandra.quirino@sage.com para obter mais detalhes sobre su assintura. Se (e somente se) você mencionar que é um cliente ativo da Cloudbeds, você terá acesso aos preços especiais.

Você poderá contratar um pacote que inclui o certificado de segurança ou qualquer outro pacote que não tenha o certificado.
Caso você adquira um pacote com o certificado, o Sage irá instruí-lo em como proceder com a documentação e validação (em alguns casos é necessário uma visita ao escritório mais próximo).

Se você mora em um local remoto, informe-se com o SageOne sobre a disponibilidade desse serviço na sua cidade antes de contratar o serviço ou selecionar o certificador.

1.3. Carregamento do Certificado

Na sua conta do SageOne, navegue pelas Configurações > Certificado Digital(1). Você precisará do arquivo do certificado e de sua senha.
Após realizar o carregamento do certificado (2), você precisará digitar a senha e salvar (3).

Você pode obter seu certificado incluindo no seu pacote com o SageOne, ou pode comprar de um certificador independente, como Certisign, Serasa, Valid, etc.

Para obter um certificado, você precisará fornecer a documentação da sua empresa e, às vezes, é necessário uma visita ao seu escritório (pessoalmente). A empresa certificadora normalmente cobra uma taxa anual.

Recomendamos que aqueles que não possuem um certificado adquiram o pacote do SageOne que inclui o certificado , uma vez que este tem um preço muito competitivo.

1.4. Configuração da sua Conta SageOne

Você também pode obter mais detalhes sobre o processo de configurações do SageOne nesse vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=Kr1pReF-q-4

  1. Em Configurações, navegue até Minha Empresa e preencha as informações da sua empresa.
  2. Para Nota Fiscal de Serviço (é o caso da nossa conexão), não é necessário preencher os campos do código do contribuinte e do token NFC-e.
  3. Se sua empresa não possui um Código Tributário Estadual, você pode se registrar como isento.

Se a sua empresa permite emitir Notas Fiscais para produtos, o SageOne permite isso através da sua plataforma. Atualmente, a Cloudbeds não suporta notas fiscais para produtos, nossa conexão é apenas para Notas Fiscais de serviços.

Se a sua empresa estiver registrada em uma cidade que solicite nome de usuário e senha para esse tipo de conexão (além do certificado), navegue até Configurações > Notas de Serviços e preencha essas informações.

Nesta página, você também pode preencher as informações fiscais quando necessário (teste-as, a maioria das cidades tem suas configurações de impostos registradas, portanto, não é necessário preenchê-las manualmente aqui).

Recomendamos a criação de um serviço pré-configurado. Isso permitirá que você defina informações padrão para os serviços mais comuns, portanto, não será necessário preencher os detalhes o tempo todo.

Navegue até Cadastros > Serviços > Criar Serviço.

  1. No campo Código, defina um número como referência - Você pode começar com 1, se você não tiver nenhum serviço configurado.
  2. Preencha o código LC116 (seu contador deverá te informar esse número) - Esse número é usado apenas em algumas cidades. Normalmente, esse número é ignorado por cidades que possuem seus próprios códigos de serviço, que é o próximo campo.
  3. No Código Municipal do Serviço, preencha com código de serviço em sua cidade - Caso esteja acostumado a emitir Notas Fiscais diretamente do portal da cidade, provavelmente precisará selecioná-lo sempre que emitir uma nota fiscal. Geralmente, essa informação também aparece na nota fiscal.
  4. Selecione qualquer tipo específico de tributação ou isenção que você tenha
  5. Defina a unidade padrão como "un".
  6. Descrição é uma referência para você ao navegar pelos serviços pré-definidos.

Agora você está pronto para usar os serviços do SageOne. Primeiro, teste a emissão com algumas notas Fiscais diretamente no SageOne.

Após o teste, certifique-se de Ativar sua conta do SageOne para Produção, o que significa que você não está mais no modo de teste, portanto, a conexão real com os servidores do governo da cidade estará ativa. Entre em contato com o SageOne para saber mais.

Passo 2 - Conecte sua conta SageOne com a Cloudbeds

Siga os passos abaixo para conectar sua conta SageOne com o sistema myfrontdesk da Cloudbeds. Para isso, abra outra aba no seu navegador e:

  1. Navegue até o menu de configurações da conta Cloudbeds
  2. Acesse a aba Nota Fiscal (SageOne)
  3. Clique em "Conecte sua propriedade com o SageOne"
  4. O SageOne solicitará sua permissão para conectar o myfrontdesk a ele. Clique em "Permitir"

Aguarde alguns segundos e sua conta será atualizada mostrando que a conexão está ativa.

Nesse momento, você poderá ver as informações da sua conta do SageOne (as informações que você acabou de preencher no SageOne) e os seus campos de Nota Fiscal pré-definidos.

  1. "Código Único" é o código que você deu ao seu serviço pré-definido, lembra? Se você estiver usando o código exclusivo, você pode ignorar o campo LC116 agora.
  2. A descrição do serviço é usada apenas internamente para o serviço pré-configurado como um nome de referência.
  3. Os detalhes fiscais podem ser preenchidos se na sua cidade for necessário e não é preenchido automaticamente (você precisará testar para ter certeza).

Os campos nessa página são apenas configurações padrão que facilitarão sua vida caso preencha antecipadamente os campos Nota Fiscal. Eles são opcionais.

Escolha o método de emissão das Notas Fiscais

  • Online (Verde): Processar as Notas na hora através do Sage One. Recomendado.
  • Rascunho (Cinza): Gravar os rascunhos das Notas Fiscais dentro do Sage One para emissão mais tarde.

Tudo Pronto!

Se necessáriom nessa mesma página, você também pode desconectar as contas SageOne e Cloudbeds

Emissão da Nota Fiscal

Você pode emitir uma Nota Fiscal a qualquer momento para qualquer reserva, seja antes, durante ou depois da estadia do hóspede, com qualquer quantia.

Navegue até uma reserva existente:

  1. No canto superior direito, clique em "Ações"
  2. Selecione “Gerar Nota Fiscal” na seção de Integrações

3.   Você verá um formulário com alguns campos já preenchidos - as informações do hóspede são preenchidas com o nome do hóspede, e-mail e endereço, se estiver disponível

4.   Ao emitir a Nota Fiscal para uma empresa, basta digitar o CNPJ e o formulário apresentará campos adicionais específicos para as empresas

5.   Neste momento, você pode modificar o montante total, aplicar deduções (se quiser que elas sejam listadas na Nota Fiscal) e a descrição dos serviços, da forma como eles devem aparecer na Nota Fiscal

6.   Você pode modificar as definições de imposto padrão, o código LC116 e o ​​código de serviço da cidade. No entanto, a maneira mais fácil de emitir a nota fiscal é usar um dos serviços pré-configurados que você já possui. Portanto, liste o código exclusivo do serviço no campo de código exclusivo. Verifique o valor e outras informações e, em seguida, clique em "Emitir Nota Fiscal"

7.   O sistema pode levar alguns segundos para recarregar a página, uma vez que neste momento as informações estão sendo processadas com segurança pelo Sage One e pelo portal do governo da cidade. Se ocorrer algum erro, a página será recarregada com os dados pré-preenchidos, portanto, se você acredita que alguma informação está incorreta, agora é hora de corrigi-la e tentar novamente.

Se você sair do formulário por qualquer motivo, na próxima vez que tentar emitir uma nota fiscal, o formulário voltará a ser preenchido apenas com as informações disponíveis e padrão - essa dica é especialmente útil se você estiver emitindo a nota fiscal na frente de seu hóspede que está ralizando o check out. Certifique-se que a nota fiscal foi emitida antes de fechar seu navegador, caso contrário, você pode precisar pedir todas as informações fiscais dele novamente.

Como visualizar a nota fiscal
  1. Todas as Notas Fiscais emitidas para uma reserva específica podem ser visualizadas clicando na aba Documentos, dentro da reserva
  2. Ao clicar na aba 'Documento', você será direcionado para a página de detalhes da nota fiscal no portal da Sage One. Lá, você pode visualizar e imprimir o Danfe conforme necessário.

3.    Você também pode navegar para a página de configurações da sua conta Cloudbeds e acessar a página de integração do SageOne e clicar na aba de Histórico. Lá, você pode ver uma lista completa de todas as notas fiscais emitidas.

Você também pode verificar todas as Notas fiscais emitidas na sua conta do Sage One.

Cancelamento de Nota Fiscal

As notas fiscais devem ser canceladas diretamente no portal da Sage One.

  1. Acesse sua conta Sage One em http://br.sageone.com/ e navegue na página principal
  2. Ao lado direito desta página, você verá todas as Notas Fiscais emitidas. Ao clicar em uma Nota Fiscal autorizada, você será direcionado para a página de detalhes
  3. Na parte superior, você verá um botão Cancelar
  4. Insira o motivo do cancelamento, se exigido pela prefeitura e confirme
  5. Você pode clicar no botão Checar Cancelamento para verificar com os servidores da cidade se o cancelamento foi bem sucedido
  6. A aba no canto direito da página de detalhes deve ficar vermelha para mostrar que foi cancelada

Se precisar de ajuda adicional sobre as páginas do sistema SageOne, verifique os vídeos tutoriais e o chat de suporte automatizado.

Informações de Contato

Tenha em mente que, para qualquer dúvida ou problemas relacionados com a sua conta SageOne, entre em contato com o serviço de suporte da SageOne
Telefone: +55 11 3004 3303 / Selecione as opções 1,1 e 1 no menu de voz.

Além disso, existem outros canais de suporte nesta página: http://br.sageone.com/suporte-online/

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