Habilitando as configurações de conformidade de segurança (RGPD) no PMS da Cloudbeds

Como Habilitar as Configurações de Conformidade de Segurança (RGPD)

1. Conta ;
2. Configurações ;
3. Sistema ;
4. Role para baixo até Outras Preferências e use o seletor para Habilitar a funcionalidade de Conformidade RGPD.
   

Quais ferramentas são habilitadas com o RGPD?

As seguintes ferramentas são habilitadas com as configurações do RGPD:

1. Extração de Dados de Hóspedes.
2. Anonimização de Hóspedes.
3. Aceitação de Marketing.
4. Rastreamento de alterações nas configurações do RGPD.

Extração de dados de hóspedes

Esta opção pode ser encontrada na seção Hóspedes ao abrir a página de qualquer hóspede específico.

1. Menu ;
2. Hóspedes ;
3. Clique no hóspede;
4. Ações de Privacidade;
5. Extração de Dados de Hóspedes.
   

O botão de extração de dados cria e permite que você baixe um arquivo XML (semelhante à Exportação de Reservas) que inclui os detalhes do hóspede descritos abaixo.

1. 1. Nome
   2. Sobrenome
   3. E-mail
   4. Telefone
   5. Celular
   6. Data de Nascimento
   7. Gênero
   8. Endereço 1
   9. Endereço 2
   10. Cidade
   11. País
   12. Província / Estado
   13. Código Postal/CEP
   14. Todos os Campos Personalizados de Informações Adicionais
   15. Tipo de Documento do Hóspede
   16. Número do Documento
   17. Data de Emissão do Documento
   18. País Emissor do Documento
   19. Data de Validade do Documento
   20. Todos os campos personalizados: Histórico, Anotações (ativas e arquivadas), Documentos, Todas as Reservas, Simulação da Página do Hóspede.

Anonimização de hóspedes

Esta opção pode ser encontrada na seção 'Hóspedes' ao abrir a página de qualquer hóspede específico.

1. Menu ;
2. Hóspedes ;
3. Clique no hóspede;
4. Ações de Privacidade
5. Anonimizar Hóspede.
   
   

Anonimizar os dados do hóspede removerá todas as informações de identificação pessoal deste hóspede do sistema.

1. Detalhes do Hóspede:
   • Nome -> será substituído por "Anonimizado"
   • Sobrenome -> será substituído por "Anonimizado"
   • E-mail -> será substituído por "primeiros 10 símbolos anonimizados do antigo do e-mail value@example.com"
2. Foto do Hóspede
3. Telefone
4. Celular
5. Data de Nascimento
6. Endereço 1
7. Endereço 2
8. Todos os Campos Personalizados de PII (Informações de Identificação Pessoal)
9. Número do Documento
10. Data de Emissão do Documento
11. Data de Validade do Documento
12. Anotações (se houver)
13. Documentos (todas as imagens e documentos enviados, exceto Cartões de Registro e Faturas)

Aceitação de Marketing

Com a funcionalidade RGPD ativada, as seguintes ferramentas relacionadas a aceitação de materiais de marketing ficam disponíveis:

1) PÁGINA DE CONFIGURAÇÕES DO MOTOR DE RESERVAS: OPÇÃO DE ACEITAÇÃO/RECUSA

Uma seção na página de configurações do Motor de Reservas permitirá que a propriedade configure se deseja que a opção de aceitação/recusa de e-mails de marketing seja exibida no motor de reservas.

Se "sim" for selecionado, você poderá inserir o texto personalizado de aceitação para os hóspedes sugerindo que optem por receber e-mails de marketing:

Os hóspedes poderão optar por receber ou não e-mails de marketing durante a reserva no Motor de Reservas:

2) MODELO DE E-MAIL: TIPO MARKETING/NÃO RELACIONADO A MARKETING

Você pode definir quais dos seus modelos de e-mail (se houver) são do tipo marketing/não relacionado a marketing.

• E-mails não relacionados a marketing serão enviados para todos os hóspedes.
• E-mails de marketing serão enviados apenas para os hóspedes que optaram por receber.
  

3) GUIA DE HÓSPEDES: QUEM OPTOU POR RECEBER/NAO RECEBER E-MAILS DE MARKETING

O status de aceitação/recusa de comunicações de marketing indica se um hóspede consentiu em receber comunicações promocionais e de marketing para uma propriedade específica.

Essas informações de consentimento estão disponíveis no contexto de uma reserva.

Para visualizar o consentimento de marketing de um hóspede:

1. Abra uma reserva;
2. Vá para a guia Hóspede;
3. Clique em Editar nos detalhes do hóspede.

O seletor “O hóspede concorda em receber conteúdo promocional e de marketing enviado pela propriedade” aparece na parte superior da seção de detalhes do hóspede.

O seletor de aceitação de material de marketing é informativo:

• Os hóspedes devem dar o seu consentimento durante o processo de reserva (por exemplo, através do motor de reservas ou de canais externos compatíveis).
• Os usuários da propriedade não podem optar pelos hóspedes.
• Os usuários da propriedade só podem desativar o seletor a pedido do hóspede.

Por padrão, todos os hóspedes existentes estão configurados para recusa de comunicações de marketing.

4) ENVIO DE E-MAIL DE MARKETING A PARTIR DA RESERVA

Se o hóspede estiver optado por não receber e você quiser enviar a ele um modelo de marketing a partir de uma reserva, o sistema o alertará para remover o destinatário ou enviar o e-mail mesmo assim.

5) PÁGINA DO HÓSPEDE PARA A ACEITAÇÃO

Uma nova página de Configurações de Consentimento do Hóspede estará disponível, e a propriedade poderá personalizar o texto para sugerir que os hóspedes optem por receber e-mails de marketing. Ao clicar em Pré-visualizar, na página de Consentimento do Hóspede, o hotel redirecionará para uma página com um URL constante que pode ser enviado aos hóspedes sugerindo que eles optem por receber e-mails.

Rastreando alterações na configuração do RPDG no PMS da Cloudbeds

Você pode verificar quem configurou ou desativou o RPDG e quando na página de Registro de atividades. Aqui, você também pode encontrar registros de anonimização de hóspedes e de aceitação/recusa dos hóspedes.