Habilite as Configurações de Conformidade de Segurança (GDPR) no myfrontdesk

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No myfrontdesk você pode habilitar as configurações de Conformidade de Segurança (GDPR), que visa reforçar a segurança e proteção de dados pessoais

Confira este tutorial para saber como ativar configurações de conformidade de segurança e o que elas controlam.

Você pode encontrar informações adicionais sobre o GDPR e também ler nossos Termos e Condições e Política de Privacidade em nossa Base de Conhecimento

Como Habilitar as Configurações de Conformidade de Segurança (GDPR)

1. Em sua conta myfrontdesk, acesse a aba de "Configurações Gerais da Conta"

2. Na seção “Configurações Diversas” habilite a funcionalidade de “Conformidade GDPR”

Uma vez ativado, as ferramentas para cumprir com o GDPR, tais como Extração dos dados de Hóspedes, Anonimização e marketing Opt-In estarão disponíveis em sua propriedade (veja abaixo).

Você será o único responsável pelo cumprimento da legislação GDPR

Quais ferramentas serão habilitadas com o GDPR?

As ferramentas abaixo serão habilitadas para as configurações GDPR:

  1. Extração de Dados de Hóspede
  2. Anonimização de Hóspede
  3. Marketing Opt-in
  4. Controle das mudanças nas configurações do GDPR
Extração de Dados de Hóspede

Esta opção pode ser encontrada ao acessar qualquer perfil de hóspede específico na aba 'Clientes'.

1. Clique na aba "Clientes"
2. Clique no nome do Hóspede
3. Clique no menu 'Ações de Privacidade' e escolha a opção 'Extração de Dados de Hóspede''

A opção de exportar os dados de hóspede no formato CSV ficará disponível futuramente.

A opção “Exportar” cria e faz o download de um arquivo XML (semelhantes a exportação de reservas) que inclui os detalhes descritos abaixo.

  1. Detalhes dos hóspedes:
    1. Nome
    2. Sobrenome
    3. Email
    4. Telefone
    5. Celular
    6. Data de Nascimento
    7. Gênero
    8. Endereço 1
    9. Endereço 2
    10. Cidade
    11. País
    12. Estado
    13. CEP
    14. Todas as Informações Adicionais dos Campos Personalizados
    15. Tipo de Documento
    16. Número do Documento
    17. Data de Expedição do Documento
    18. Local de Emissão do Documento
    19. Data de Expiração do Documento
    20. Todos os Campos Personalizados
  2. Histórico
  3. Anotações (ativas e arquivadas)
  4. Documentos
  5. Todas as Reservas
  6. Guest Page Mock Up
Anonimização de Hóspede

Esta opção pode ser encontrada na aba 'Clientes” ao acessar qualquer perfil de hóspede específico.

1. Acesse a aba 'Clientes'
2.Clique no nome do hóspede
3. Clique no menu 'Ações' e em seguida 'Anonimizar Dados do Hóspede’'

Ao tornar anônimo os dados do hóspede, o sistema removerá todas as informações de identificação pessoal deste hóspede.

  1. Detalhes do Hóspede:
    • Nome -> será substituído por “Anonymized”
    • Sobrenome -> será substituído por “Anonymized”
    • Email  -> será substituído por “anonymized@example.com
  2. Foto do Hóspede
  3. Telefone
  4. Celular
  5. Data de Nascimento
  6. Endereço 1
  7. Endereço 2
  8. Todos os Campos Personalizados (PII) - categorizados como campos que coletam informações pessoais do hóspede
  9. Número do Documento
  10. Data de Expedição do Documento
  11. Data de Expiração do Documento
  12. Anotações * se houver
  13. Documentos
    1. Todas as imagens e documentos enviados, exceto cartões de registo e recibos

IMPORTANTE:

  • Essa ação não pode ser DESFEITA
  • O botão 'Anonimizar dados de Hóspede' estará ativo somente se:
    • o hóspede não tiver reservas com status Hospedado, Confirmação Pendente, ou Confirmada;
    • o saldo devedor for 0
    • o hóspede não foi anonimizado anteriormente
  • Recibos não serão atualizadas ou excluídas
Recebimento de Email Marketing (Opt-In)

Com a funcionalidade GDPR ativa, as seguintes ferramentas de marketing opt-in ficarão disponíveis:

1) Configuração do Mybookings: Opção OPT-IN / OUT

Na página de configurações do mybookings (motor de reservas) , haverá uma seção para você habilitar, ou não, a configuração de marketing opt-in / opt-out para que essa opção seja exibida no motor de reservas para os hóspedes.

Se “sim” for selecionado, você disponibilizará essa opção no motor de reservas para que seus hóspedes escolham se eles desejam ou não receber email marketing da propriedade (opt-in)

Os hóspedes poderão escolher entre opt-in ou opt-out durante o processo de reserva no motor de reservas.

2) Modelos de email: E-mail de Marketing / E-mail não relacionado ao Marketing

Você pode definir se algum do seu modelo de e-mail é um email marketing ou não

  • E-mails não relacionados ao marketing serão enviados para todos os hóspedes.
  • E-mails de marketing serão enviados apenas aos hóspedes que escolheram a opção “opt-in”.

Por padrão, todos os modelos de emails serão definidos como “não relacionados ao marketing” assim que o GDPR for habilitado.

Se a configuração de GDPR está desativada, todos os e-mails serão enviados para todos os hóspedes. Isso inclui tanto email marketing quanto os não relacionados ao marketing.

3) ABA CLIENTES: HÓSPEDES QUE ESCOLHERAM A OPÇÃO OPT-IN OU OPT-OUT

Você pode verificar quais hóspedes optaram ou não por receber emails relacionados ao marketing na aba de 'clientes'

  • Apenas os hóspedes podem se inscrever (opt-in) para receber e-mails de marketing durante o processo de reserva no mybookings ou por outros meios. A propriedade não pode escolher a opção “opt-in” manualmente
  • Tanto a propriedade quanto os hóspedes podem optar por retirar o hóspede da inscrição de envio de email marketing (opt-out). A propriedade pode retirar a inscrição (opt-out) na aba de ‘Clientes’; e os hóspedes poderão realizar esse processo no motor de reservas mybookings ao realizar uma nova reserva ou através de um link especial.

Por padrão, todos os hóspedes existentes estão definidos como 'opt-out'

4) ENVIO DE EMAIL MARKETING ATRAVÉS DA RESERVA

Se o hóspede está configurado como “opt-out” (ou seja, ele optou por não receber email marketing), mas você quer enviar um modelo de email marketing através da página da reserva - o sistema irá mostrar um alerta pedindo para que você, ou remova o destinatário ou envie o e-mail de qualquer maneira.

5) PÁGINA DE OPT-IN

Uma nova página "Configurações de Opt-in" estará disponível. Nessa página, a propriedade pode personalizar o texto sugerindo que os hóspedes optem pelo recebimento de emails de marketing. Ao clicar em "Visualizar", na seção "Página de Opt-In", você será redirecionado para a página com a URL que poderá ser enviada aos hóspedes, sugerindo que eles aceitem o recebimento desses emails. Saiba mais no tutorial abaixo:

Marketing Opt-In (para propriedades com o GDPR habilitado)

Controle das Configurações do GDPR no myfrontdesk

Você pode encontrar registros relacionados ao GDPR na página 'Log de Atividades' para verificar quem e quando o GDPR foi ativado/desativado.

Aqui você também pode controlar as atividades de anonimização dos hóspedes e as ações de opt-in / opt-out.

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