O PMS da Cloudbeds permite anonimizar (remover) ou extrair os dados dos seus hóspedes no sistema, de acordo com a regulamentação GDPR.
Este tutorial explica como processar e anonimizar ou extrair os dados dos hóspedes e também como visualizar e usar as Informações de Identificação Pessoal (PII) dos hóspedes.
Como anonimizar (remover) ou extrair dados do hóspede
Antes de começar:
Certifique-se de ativar a funcionalidade de cumprimento do GDPR no seu PMS da Cloudbeds acessando os ajustes gerais da conta, clicando para Habilitar a funcionalidade de Conformidade GDPR nas configurações diversas e salvando as alterações.
Anonimizar os dados do hóspede removerá todas as informações de identificação pessoal desse hóspede do sistema. Saiba mais sobre o Perfil do Hóspede e o Dados do hóspede a serem anonimizados ou extraídos aqui.
- Esta ação não pode ser desfeita
- O botão Anonimizar Dados de Hóspede estará ativo somente se:
- O hóspede não tiver reservas com status Hospedado, Confirmação Pendente, ou Confirmado;
- O saldo for 0
- O hóspede não foi anonimizado anteriormente
- Recibos não serão ser modificados ou removidos
- Acesse o menu principal e clique em Hóspedes.
- Clique no nome do hóspede. Você também pode usar a barra de pesquisa para buscar o hóspede que terá seus dados anonimizados.
- No perfil do hóspede, clique no menu de Ações de privacidade e selecione Anonimizar dados do hóspede.
- Confirme a ação para anonimizar os dados do hóspede
- Os dados do hóspede (nome, sobrenome, e-mail, etc) aparecerão como Anonimizados no perfil do hóspede
O botão de Extração de dados do hóspede cria e faz o download de um arquivo XML (similar à exportação da reserva) que inclui os dados do hóspede. Saiba mais sobre o Perfil do hóspede e os Dados do hóspede a serem extraídos aqui.
Atualmente apenas o formato XML está disponível para extrair e salvar os dados do hóspede.
- Acesse a página de Hóspedes e clique no nome do hóspede correspondente. Você também pode usar a barra de pesquisa para buscar o hóspede que terá seus dados extraídos.
- No perfil do hóspede, clique no menu de Ações de privacidade e selecione Extração dos dados do hóspede. Será feito o download automático dos dados do hóspede no seu computador no formato XML.
Informações de identificação pessoal confidenciais do hóspede (PII)
Informações de Identificação Pessoal (PII), ou informações pessoais de caráter confidencial, são informações que podem ser usadas sozinhas ou com outras informações para identificar, contatar ou localizar uma única pessoa.
| Informações de identificação pessoal do hóspede (PII) | Dados de integrações |
|---|---|
| Número do documento Identificação fiscal Identificação fiscal da empresa Campos personalizados com PII (se o GDPR estiver habilitado) |
ID do Cliente da página de credenciais API Número do Token de acesso da página de credenciais API Client Secret da página de credenciais API Número de identifiação fiscal das integrações governamentais da República Tcheca Chave de Acesso ao Fact das integrações governamentais de Portugal |
Todos os usuários do PMS da Cloudbeds podem adicionar informações de identificação pessoal a uma nova reserva na página de Hóspede(s):
Saiba mais sobre a página de Hóspedes.
Todos os usuários já têm permissão para visualizar e editar dados PII, mas isso pode ser limitado na página de Papéis de usuário pelo proprietário da propriedade (ver seção Como limitar permissão para editar ou visualizar dados PII abaixo).
- A visualização e edição de dados PII podem ser feitas na página de Detalhes da Reserva ou na Página de Hóspedes.
- O proprietário da propriedade sempre pode visualizar dados PII. Saiba mais sobre usuários e papéis de usuários.
Para visualizar as PII, o usuário precisa clicar no ícone de olho ao lado do campo. Todas as vezes em que um usuário clicar no ícone de olho, isso aparecerá no log de atividades.
Visualização padrão:
PII disponível ao clicar no ícone do olho:
Para acessar as permissões/privilégios de PII, acesse a aba Papéis de Usuário e clique para Adicionar ou Editar o papel de usuário. Saiba mais nesse tutorial.
A seção correspondente na página de Papéis de usuário que indica o tipo de acesso que o usuário tem para visualizar e usar dados confidenciais.
- Número do Documento
- Número de Identificação Fiscal
- Nome da Empresa
- Número de Identificação Fiscal da Empresa
- Permissão para Imprimir os Cartões de Registro
- Campos Personalizados com Informações de Identificação Pessoal (essa opção estará disponível quando o GDPR estiver habilitado)
- Extração de dados de hóspede (essa opção estará disponível quando o GDPR estiver habilitado).
- Se o usuário não tiver a permissão para visualizar dados confidenciais, ele não poderá modificar esses dados na reserva ou no perfil do hóspede, independentemente se o usuário tem permissão para editar dados gerais dos hóspedes.
- Todos os usuários já têm permissão para visualizar esses dados. Os usuários responsáveis por gerenciar as permissões precisam analisar cada usuário para confirmar quais podem visualizar dados confidenciais.
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