Para evitar que o usuário tenha que criar vários extratos e especificar quais transações serão lançadas em cada um e para cada reserva, adicionamos uma página de Configurações para que a propriedade possa configurar quais extratos devem ser criados imediatamente e em qual extrato cada tipo de transação deve ser lançada assim que uma nova reserva é recebida no PMS da Cloudbeds.
Várias configuração podem ser criadas, e cada origem de reserva poderá ter um extrato diferente.
A Cloudbeds sabe que cada empresa de hotelaria é única. Temos ferramentas para que todas as propriedades de diferentes portes e orçamentos possam se estabelecer e crescer. Entre em contato com a nossa Equipe de Suporte para obter mais informações relacionadas a cada um dos planos.
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Atualmente, a funcionalidade Multi Extrato não é compatível com o aplicativo Poster e com nenhum outro aplicativo externo.
- Clique em Configurações (ícone de engrenagem)
- Abra a página de Configuração de extratos
- Nessa página você pode:
- Selecionar uma configuração padrão
- Criar uma nova configuração
- Verificar e editar a lista das configurações de extratos criados
Para informações mais detalhadas de cada funcionalidade, veja as próximas seções.
1. Na página de Configuração de Extratos, clique em Criar uma Configuração
Isso abrirá uma janela onde você poderá inserir os detalhes da configuração do seu extrato.
O exemplo abaixo mostra como criar essa configuração para reservas de agências de viagens que devem conter 2 extratos: um para a gência e outro para o hóspede.
- Nome da configuração: Esse é o nome interno definido para que você possa distinguir qual opção de configuração está aplicando. Esse nome não aparecerá na página de extrato da reserva
- Insira a descrição da configuração
- Selecione a(s) origen(s) de reserva que você gostaria de utilizar essa configuração de extrato.
Por exemplo: se você selecionar a origem Agente de viagens, isso significa que os extratos definidos para essa configuração serão lançados automaticamente às reservas dessa origem
- Cada origem de reserva poderá ser selecionada apenas uma vez. A mesma origem de reserva não poderá ser usada em mais de uma configuração
- Se você selecionar todas as origens em uma configuração anteriormente criada, o sistema exibirá a mensagem de erro abaixo. Você precisará remover a origem da configuração já criada ou criar uma nova origem. Saiba como criar uma nova origem lendo esse tutorial: Como modificar/adicionar origens primárias e externas
A configuração deverá ter pelo menos um extrato.
- Insira o nome do extrato
- Selecione quais tipos de transações deverão ser lançadas nesse extrato
- No exemplo abaixo, a configuração possui 2 extratos: Extrato do Agente de Viagens e Extrato do Cliente.
- O extrato do agente de viagens terá apenas Diárias e taxas. O extrato do cliente terá apenas itens extras que são de responsabilidade do hóspede.
- Transações lançadas pelo sistema: quando uma reserva for criada e houver transações lançadas pelo sistema, as transações selecionadas imediatamente serão lançadas ao extrato especificado.
- Transações lançadas manualmente: o usuário poderá indicar a qual extrato ela deverá ser lançada.
- Ao selecionar o tipo de transação que deverá ser imediatamente lançado para um determinado extrato, cada tipo de transação poderá ser selecionado apenas uma vez.
- Se um novo tipo de transação for criado no sistema - ele não será adicionado automaticamente a nenhuma configuração. A transação será lançada no primeiro extrato até que um usuário a adicione manualmente a uma configuração de extrato específica.
- É possível adicionar quantos extratos desejar (a menos que todos os tipos de transações já tenham sido selecionadas)
- É possível também remover o extrato da configuração
- Clique em Salvar Configuração
Quando você adicionar uma reserva utilizando a origem "Agente de Viagens", as diárias serão lançadas no "Extrato do Agente de Viagens" e os itens extras serão adicionados no "Extrato do Cliente":
A configuração do extrato padrão pode ser escolhida para ser utilizada em todas as origens que não possuem qualquer tipo de configuração de extrato. Se um usuário não selecionar nenhuma configuração para uma origem de reserva específica, ou se uma nova origem de reserva for adicionada, a configuração de extrato padrão especificada aqui será utilizada.
Para definir um extrato padrão
- Entre na página de configuração do extrato
- Selecione a opção default folio configuration/configuração padrão no menu (você precisa criar uma configuração de extrato antes)
Qual será a configuração de extrato padrão para propriedades já existentes?
Para evitar que todas as propriedades tenham que concluir essa etapa quando a funcionalidade for ativada pela primeira vez, uma Configuração de extrato padrão foi criada automaticamente pelo sistema. Essa configuração terá apenas um extrato chamado Extrato 1.
Todos os tipos de transação em todas as origens de reserva serão lançadas nesse extrato
- Acesse Configuração de Extratos
- Ao lado do extrato existente, clique no ícone de lápis
- Faça as devidas alterações e clique em Salvar Configuração
Quando a configuração for alterada, aparecerá um alerta perguntando se as modificações devem ser aplicadas em todas as reservas existentes para datas futuras.
- Se a opção 'Não' for escolhida, somente as reservas criadas após a modificação terão as configurações de extrato alteradas.
- Se a opção 'Sim' for escolhida, todas as reservas futuras (confirmadas e confirmação pendente com data de chegada para hoje ou futuramente) usarão as novas configurações de extrato SE os extratos dessas reservas ainda não tiverem sido modificados manualmente.
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