Configuração de Extratos

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Essa funcionalidade requer a assinatura do Plano Plus, um plano superior ou equivalente.

Para evitar que o usuário tenha que criar vários extratos e especificar quais transações serão lançadas em cada um e para cada reserva, adicionamos uma página de Configurações para que a propriedade possa configurar quais extratos devem ser criados imediatamente e em qual extrato cada tipo de transação deve ser lançada assim que uma nova reserva é recebida no myfrontdesk.

Várias configuração podem ser criadas, e cada origem de reserva poderá ter um extrato diferente.

Atualmente, a funcionalidade Multi Extato não é compatível com o aplicativo Poster e com nenhum outro aplicativo externo.

Página de Configuração do Extrato. Visão Geral

1. Na página do myfrontdesk, clique em Configurações (ícone de engrenagem)

2. Clique na aba "Configuração de Extratos"

Nessa página você pode:

3. Selecionar uma configuração padrão

4. Criar uma nova configuração

5. Verificar e editar a lista das configurações de extratos criados

Para informações mais detalhadas de cada funcionalidade, veja as próximas seções:

Criar uma nova configuração do extrato

1. Na página de Configuração de Extratos, clique em "Criar uma Configuração"

Ao clicar, o sistema abrirá uma janela onde você poderá inserir os detalhes da configuração do seu extrato. O exemplo abaixo mostra como criar essa configuração para reservas de terceiros (como por exemplo, agências de viagens) onde existirá dois extratos: um para a empresa / agência de viagens e outro para o seu hóspede.

2. Insira o nome dessa configuração: Esse é um nome interno para que você possa diferenciar qual configuração você irá aplicar. Esse nome não aparecerá no extrato da reserva

3. Insira a descrição dessa configuração

4. Selecione a(s) origen(s) de reserva que você gostaria de utilizar essa configuração de extrato.

Por exemplo, selecionando a origem "Agente de Viagens", significa que as reservas dessa origem terão a configuração desse extrato adicionadas automaticamente.

  • Cada origem de reserva poderá ser selecionada apenas uma vez. A mesma origem de reserva não poderá ser usada em mais de uma configuração
  • Se você selecionar todas as origens em uma configuração anteriormente criada, o sistema exibirá a mensagem abaixo. Você precisará remover a origem da configuração já criada ou criar uma nova origem. Saiba como criar uma nova origem lendo esse tutorial: Como modificar/adicionar origens primárias e externas
DEMO - Beach Life Testing - Configuração de Extratos - Google Chrome

A configuração deverá ter pelo menos um extrato.
5. Insira o nome do extrato
6. Selecione quais tipos de transações deverão ser lançadas nesse extrato
No exemplo abaixo, a configuração possui 2 extratos: "Extrato do Agente de Viagens" e "Extrato do Cliente".
O extrato do agente de viagens terá apenas Diárias e taxas. O extrato do cliente terá apenas ítens extras que são de responsabilidade do hóspede.

  • Transações lançadas pelo sistema: Quando uma reserva for criada e houver transações lançadas pelo sistema, as transações selecionadas imediatamente serão lançadas ao extrato especificado.
  • Transações lançadas manualmente: Para transações lançadas manualmente, o usuário poderá indicar a qual extrato ela deverá ser lançada.
  • Ao selecionar o tipo de transação que deverá ser imediatamente lançado para um determinado extrato, cada tipo de transação poderá ser selecionado apenas uma vez.
  • Se um novo tipo de transação for criado no sistema - ele não será adicionado automaticamente a nenhuma configuração. A transação será lançada no primeiro extrato até que um usuário a adicione manualmente a uma configuração de extrato específica.

7. Em uma determinada configuração, você pode adicionar quantos extratos desejar (a menos que todos os tipos de transações já tenham sido selecionadas)
8. Você também pode remover o extrato da configuração

9. Clique em "Salvar Configuração"

Dessa forma, quando você adicionar uma reserva utilizando a origem "Agente de Viagens", as diárias serão postadas no "Extrato do Agente de Viagens" e os ítens extras serão adicionados no "Extrato do Cliente":

Configuração Padrão do Extrato

A configuração padrão de extrato pode ser escolhida para ser utilizada em todas as origens que não possuem qualquer tipo de configuração de extrato. Se um usuário não selecionar nenhuma configuração para uma origem de reserva específica, ou se uma nova origem de reserva for adicionada, a configuração de extrato padrão especificada aqui será utilizada.

Para selecionar uma configuração padrão
1. Entre na página de configuração do extrato
2. Selecione a opção "Default Folio Configuration" / "Configuração Padrão" (você precisa criar uma configuração de extrato antes)

Qual será a configuração de extrato padrão para propriedades já existentes?

Para evitar que todas as propriedades tenham que concluir essa etapa quando a funcionalidade for ativada pela primeira vez, uma “Configuração padrão do extrato” foi criada automaticamente pelo sistema. Essa configuração terá apenas um extrato chamado “Extrato 1”. Todos os tipos de transação em todas as origens de reserva serão lançadas nesse extrato

Modificar a Configuração do Extrato

Para editar a configuração do extrato:
1. Acesse a aba de Configuração de Extratos
2. Ao lado do nome da configuração, clique no ícone de Editar (lápis)

3. Faça as devidas alterações e clique em "Salvar Configuração"

4. Quando a configuração tiver sido modificada, aparecerá um alerta perguntando se as modificações devem ser aplicadas em todas as reservas futuras já existentes.

  • Se a opção 'Não' for escolhida, somente as reservas criadas após a modificação terão as configurações de extrato alteradas.
  • Se a opção 'Sim' for escolhida, todas as reservas futuras (confirmadas e confirmação pendente com data de chegada para hoje ou futuramente) usarão as novas configurações de extrato SE os extratos dessas reservas ainda não tiverem sido modificadas manualmente.
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