Gerencie seu Razão de Depósitos nas operações de Contabilidade

1. Acesse a página Contabilidade no menu principal ;
2. Vá para a primeira guia: Depósitos;
3. Você pode ativar ou desativar a opção para mostrar depósitos consolidados/anulados:
   • Ative esta opção para ver o histórico de um depósito transferido do razão para o extrato do hóspede na reserva.
   • Se desejar mostrar apenas os depósitos que estão ativos atualmente no Razão de Depósitos, desative esta opção para obter uma visão simples e atual.
4. Você pode filtrar o Razão de Depósitos pelas seguintes opções:
   1. Data da transação.
   2. Status da transação.
   3. Status da reserva.
   4. Usuário.
   5. Data de check-in.
   6. Data de check-out.

Quando uma reserva é feita e paga, total ou parcialmente, pelo Motor de Reservas, esses pagamentos são automaticamente classificados como depósitos e aparecem no Razão de Depósitos. Da mesma forma, ao criar uma reserva direta dentro do sistema, ela também será registrada no Razão de Depósitos se você realizar um pagamento no momento da criação.

Além disso, o sistema permite que você marque qualquer pagamento como depósito após a criação da reserva, possibilitando gerenciar os depósitos de segurança coletados na chegada do hóspede.

Confira abaixo como garantir que o pagamento seja classificado como depósito ao criar uma reserva direta do zero:

1. Crie a reserva com uma fonte direta;
2. Clique para adicionar pagamento;
3. Designe o pagamento para o extrato correspondente;
4. Preencha os detalhes do pagamento;
5. Marque a caixa Marcar como depósito;

Após adicionar este pagamento, você não o verá lançado diretamente no extrato da reserva ao abri-lo novamente. No entanto, verá um saldo no botão Depósitos no canto superior direito da reserva:

Cada reserva possui um botão Depósito no canto superior direito que indica o saldo do depósito dessa reserva.

• Quando a reserva está com check-in feito ou durante a estadia, você pode transferir esses pagamentos para a Razão do hóspede para que apareçam como receita.
  • Opcionalmente, todos os depósitos podem ser transferidos para a Razão do hóspede no momento do check-out.
  • No entanto, uma reserva não pode ser finalizada (check-out, no-show ou cancelada) enquanto houver um saldo aberto no Razão de Depósitos. Isso garante que todos os depósitos estejam contabilizados. Consulte a seção Fazer check-out de uma reserva que possui depósito restante.
  • Depósitos reembolsáveis podem ser devolvidos, e depósitos não reembolsáveis podem ser lançados como receita ganha.
  • Se sua propriedade tiver ativado a automação de consolidação no check-in, esse processo ocorrerá automaticamente quando uma reserva for movida para cliente hospedado. A consolidação manual ainda é possível caso a automação não esteja ativada.

Você pode seguir os próximos passos para gerenciar os depósitos dentro da reserva:

1. Clique no botão Depósitos para exibir os detalhes do depósito dessa reserva específica;
2. Você pode filtrar as transações de depósito para ocultar depósitos já consolidados ou anulados ou para ver apenas depósitos anulados;
3. Você pode clicar em Consolidar em qualquer um dos itens de depósito:
   • Quando você consolida um depósito, ele será transferido para fora do Razão de Depósitos e lançado na Razão do hóspede (Extrato).
4. Revise a mensagem de aviso e selecione se deseja continuar.

Quando você voltar para o extrato da reserva, verá que o depósito foi adicionado às transações e o saldo restante do depósito é zero, o que significa que não há mais valor a ser cobrado como depósito para essa reserva:

Um depósito que ainda não foi consolidado permanece no Razão de Depósitos e não aparece como uma transação de pagamento padrão no extrato da reserva.

O fluxo correto para reembolso depende se você precisa reembolsar o valor total do depósito original ou apenas uma parte dele.

Reembolsar o valor total do depósito

Se você precisar devolver o depósito original inteiro, pode reembolsá-lo diretamente pelo Razão de Depósitos:

1. Acesse a página do Razão de Depósitos;
2. Encontre a transação de depósito aplicável;
3. Clique no botão na linha da transação;
4. Selecione Reembolsar;
5. Revise os detalhes do reembolso e processe o reembolso.

Reembolsar apenas parte do depósito

Se apenas parte do depósito original do Cloudbeds Payments precisar ser reembolsada, consolide o depósito primeiro. Isso transfere o pagamento para o extrato da reserva, onde você pode selecionar a transação original do processador e inserir um valor parcial para reembolso.

1. Abra a reserva e clique no botão Depósitos;
2. Localize o depósito aplicável e clique em Consolidar;
3. Confirme que o depósito agora aparece como uma transação de pagamento no extrato da reserva;
4. Clique em Adicionar/Reembolsar Pagamento;
5. Selecione Reembolsar Pagamento;
6. Selecione o cartão de crédito, o hóspede e o extrato associados ao pagamento original;
7. Selecione Reembolsar Transação do Processador de Pagamento;
8. Selecione a transação de pagamento aplicável;
9. Insira apenas o valor que precisa ser reembolsado;
10. Clique em Adicionar reembolso.

A opção Transação de Reembolso no Processador de Pagamentos está disponível apenas quando o PMS da Cloudbeds consegue identificar um pagamento original qualificado que foi processado por meio de um processador (gateway) de pagamentos conectado.

A opção pode estar desativada ou indisponível quando:

• O depósito ainda não foi consolidado no Razão de Depósitos e ainda não aparece como uma transação de pagamento no extrato da reserva.
• O pagamento original foi adicionado apenas como um registro, sem processamento real.
• O pagamento não possui uma ID de transação do processador.
• O pagamento foi processado fora do PMS da Cloudbeds.

Se o depósito original foi processado pelo Cloudbeds Payments e for necessário apenas um reembolso parcial, consolide o depósito e então tente realizar o reembolso a partir do extrato da reserva.

Sempre que você tentar fazer o check-out, cancelar ou registrar um no-show de uma reserva (levá-la a um status terminal), se houver um depósito restante, você será solicitado a consolidá-lo.

Você não poderá definir o status da reserva para um status terminal até que os depósitos dessa reserva estejam zerados. Siga os próximos passos:

1. Altere o status da reserva para Cliente hospedado;
2. Clique para confirmar o check-in;
3. Você será solicitado com os depósitos restantes e poderá, opcionalmente, consolidá-los. Siga os passos em Gerenciar os depósitos dentro do extrato da reserva para zerar o saldo do depósito;
4. Altere o status da reserva de volta para Check-out feito, ou para No-show ou Cancelado, conforme aplicável.

Se você precisar anular ou reembolsar um depósito em vez de consolidá-lo e lançá-lo no Razão do hóspede antes do check-out, você pode fazer isso na página principal do Razão de Depósitos.

1. Acesse a página principal do Razão de Depósitos;
2. Encontre a transação que você precisa anular ou reembolsar;
3. Clique no botão na linha da transação;
4. Clique para anular ou reembolsar o pagamento.