Gerencie seu Livro Razão de Depósitos na seção de Contabilidade

Conteúdo

• Visão geral do Razão de Depósitos
• Acesso a página de Depósitos
• O Razão de Depósitos e Reservas Diretas
• Gerencie os Depósitos dentro do extrato da reserva
• Faça o check-out de uma reserva que possui um depósito residual

Visão geral do Razão de Depósitos

A página do Razão de Depósitos fornece uma maneira estruturada de lidar com pagamentos antecipados de check-in direcionando-os automaticamente para uma conta dedicada de passivos. Isso garante que os depósitos antecipados sejam separados da receita até que os serviços sejam prestados.

• Garante a conformidade com as melhores práticas contábeis categorizando pagamentos antecipados como passivos.
• Fornece uma melhor visibilidade dos depósitos antecipados totais, evitando a classificação incorreta como receita.
• Permite a transferência manual de depósitos do Razão de Depósitos para o extrato do hóspede durante o check-in.
• Suporta métodos flexíveis de aplicação de depósitos:
  • No check-in: Transfere todos os depósitos imediatamente.
  • Por noite: Aplica depósitos incrementalmente durante cada auditoria noturna.
  • No check-out: Move depósitos no final da estadia.
• Na página de Depósitos, você encontrará todos os pagamentos em todos os extratos de reserva considerados depósitos. Isso lhe dá uma visão geral do passivo total de depósitos antecipados pendentes de seus hotéis.
• Cada transação inclui um link para a reserva com a qual está associada, juntamente com detalhes da reserva, como status e datas de check-in e check-out.
• *Consumação automática de depósitos:
  • Você pode ativar o recurso de consumação automática nas configurações de depósitos de Pagamentos, que consuma automaticamente todos os depósitos coletados assim que o status da reserva mudar para “Hospedado”. Isso elimina a necessidade de a equipe transferir manualmente os depósitos e reduz o risco de erros.
  • Se o status da reserva for alterado de volta para Confirmada ou Confirmação pendente, os depósitos permanecerão no extrato e não serão devolvidos ao Livro Razão de Depósitos.

Acesso a página de Depósitos

1. Acesse a seção de Contabilidade  no menu principal ; 
2. Vá para a primeira guia: Depósitos;

3. Você pode ativar/desativar a opção de mostrar depósitos consolidados/anulados:

   • Você pode ativar isso para ver o histórico de um depósito movido do registro contábil para o registro contábil do hóspede de uma reserva (extrato).
   • No entanto, se você deseja ver apenas os depósitos que estão atualmente ativos no Razão de Depósitos, você pode desativar isso e obter uma visualização simples.
4. Você pode filtrar o Razão de Depósitos pelas seguintes opções:
   1. Data das transações;
   2. Status da transação;
   3. Status da Reserva;
   4. Usuário;
   5. Data de check-in;
   6. Data de check-out.

O Razão de Depósitos e as Reservas Diretas

Quando uma reserva é feita e paga, seja integralmente ou parcialmente, através do motor de reservas, esses pagamentos são automaticamente classificados como Depósitos e aparecem no Razão de Depósitos. Da mesma forma, ao criar uma reserva direta no sistema, ela também será registrada no Razão de Depósitos se você fizer um pagamento na criação.

Veja abaixo como garantir que o pagamento seja classificado como depósito ao criar uma reserva direta do zero:

1. Crie a reserva com uma fonte direta;
2. Clique para adicionar pagamento;
3. Designe o pagamento ao extrato correspondente;
4. Preencha com os detalhes do pagamento;
5. Marque a caixa de "Marcar como depósito".

Após adicionar esse pagamento, você não o verá diretamente lançado no extrato da reserva quando abrir novamente. No entanto, você verá um saldo no botão de Depósito no canto superior direito da reserva:

Gerencie os Depósitos no extrato da reserva

Toda reserva possui um botão de Depósito no canto superior direito que indica o saldo do depósito dessa reserva.

• Ao fazer o check-in da reserva, ou durante a estadia, você pode levar esses pagamentos para o Registro contábil do hóspede para mostrar como receita.

  • Opcionalmente, todos os depósitos podem ser movidos para o Registro contábil do hóspede ao fazer o check-out.
  • No entanto, uma reserva não pode ser levada a um status terminal (Check-out feito, No-show ou Cancelada) deixando um saldo em aberto no Razão de Depósitos. Isso garante que todos os depósitos sejam contabilizados. Verifique a seção Fazendo o check-out de uma reserva que possui um depósito residual.
  • Depósitos reembolsáveis podem ser devolvidos, e depósitos não reembolsáveis podem ser lançados como receita ganha.
  • Se sua propriedade tiver habilitada a automação de consumo no check-in, esse processo ocorrerá automaticamente quando uma reserva for transferida para “Hospedado”. O consumo manual ainda é possível se a automação não estiver habilitada.
    

Você pode seguir os próximos passos para gerenciar os depósitos dentro da reserva:

1. Clique no botão de Depósitos para exibir os detalhes do depósito para aquela reserva específica;
2. Você pode filtrar as transações de depósitos para ocultar os depósitos já consolidados/anulados ou para ver apenas os anulados;
3. Você pode clicar para consolidar qualquer um dos itens de depósito:
   • Ao consolidar um depósito, ele será transferido do Razão de Depósitos e lançado no Registro contábil do hóspede (Extrato).
4. Revise a mensagem de aviso e selecione se deseja prosseguir.

Ao navegar de volta para o extrato da reserva, você verá que o depósito foi adicionado às transações e o saldo restante do depósito será zero, o que significa que não há mais nenhum valor a ser cobrado como depósito para aquela reserva:

Faça o check-out de uma reserva que possui um depósito residual

Sempre que você tentar fazer o check-out, cancelar ou no-show de uma reserva (ou seja, levá-la a um estado terminal), se você tiver um depósito restante, será solicitado que você o consuma.

Você não poderá definir o status da reserva como um status terminal até que os depósitos para aquela reserva tenham sido zerados. Siga os próximos passos:

1. Mova a reserva para o status de Hospedado(a);
2. Clique para confirmar o check-in;
3. Você receberá uma solicitação com os depósitos residuais e poderá consolidá-los como opção. Siga os passos em Gerencie os depósitos dentro do extrato da reserva para zerar o saldo do depósito;
4. Mova a reserva de volta para o status de Check-out feito (ou No-show, Cancelada).

Se você precisar anular ou reembolsar um depósito em vez de consolidá-lo e lançá-lo no Registro contábil do hóspede antes do check-out, você pode fazer isso na página principal do Razão de Depósitos.

1. Vá para a página principal do Razão de Depósitos;
2. Encontre a transação que você precisa anular ou reembolsar;
3. Clique no ícone de 3 pontos da linha da transação;
4. Clique para anular ou reembolsar o pagamento.