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Gerenciando Perfis do Grupos

Gabriela Garcia
Atualizado

Visão geral

Depois de aprender como criar, editar e remover perfis de grupos, o próximo passo é dominar sua gestão.

  • Sob a guia de Reservas no perfil do grupo, você pode rapidamente verificar, editar ou desvincular as reservas que pertencem ao Grupo.
  • Nas guias de Extratos e Cartões de Crédito, você pode adicionar pagamentos como registros, adicionar detalhes do cartão de crédito e autorizar cobranças e reembolsos.

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Como gerenciar Perfis de Grupos

Vincular e desvincular reservas

Depois de criar um Perfil de Grupo, você pode vincular suas reservas existentes ao grupo ou importar rapidamente reservas usando a ferramenta de Importação Rápida Manual.

Como vincular reservas existentes a um Grupo

  1. Na guia de Reservas do perfil do Grupo desejado, clique em +Adicionar Reserva e selecione Vincular com Reserva Existente;

  1. (Opcional) Selecione o Bloqueio de Alocação no qual deseja adicionar a reserva;
  2. Digite o número da reserva ou nome do hóspede e selecione a reserva na lista;

 Se você atribuir uma reserva a um Bloqueio de Alocação, deve haver disponibilidade no Bloqueio de Alocação para as datas correspondentes e o tipo de acomodação. Caso contrário, você receberá uma mensagem de erro:

  1. A reserva será adicionada à lista. Você pode adicionar quantas reservas forem necessárias. Quando terminar, clique em Adicionar Reservas.

  1. A reserva aparecerá na lista na guia de Reservas, e os números do cabeçalho do perfil do Grupo serão recalculados.

 Você pode encaminhar automaticamente as transações para o Extrato do Grupo ao vincular a reserva. Siga as etapas descritas no artigo Extratos de Grupos.

Como desvincular uma reserva de um Grupo

  1. Acesse a guia de Reservas do perfil do Grupo desejado;
  2. Clique no ícone de engrenagem da reserva desejada e selecione Desvincular Reserva.

 Desvincular uma reserva de um Grupo não é possível quando transações encaminhadas foram lançadas no Extrato do Grupo.

 É possível desvincular uma reserva de um Grupo somente quando as transações encaminhadas ainda estão pendentes de lançamento; desvincular a reserva cancelará todas as transações encaminhadas pendentes.

Desvincular reservas versus o recurso Permitir Overbookings

  • Ao desvincular uma reserva criada com o tipo de alocação Bloqueio, preste atenção à disponibilidade no Inventário Restante. Uma vez que a reserva é desvinculada, o Bloqueio de Alocação ainda será mantido para o grupo, e o sistema usará a disponibilidade do seu inventário para acomodar essa reserva.
  • Saiba mais sobre Bloqueios de Alocação.

Se houver "0" ou menos disponibilidade no inventário, o seguinte acontecerá:

  • Se a configuração Permitir Overbookings estiver desativada, você NÃO PODE desvincular a reserva do Grupo.

  • Se o Permitir Overbookings estiver ativado, você pode desvincular a reserva do Grupo. Nesse caso, a disponibilidade no Inventário Restante se tornará negativa (se a Quantidade Alocada Para Venda estiver configurada para ser menor ou maior do que o Inventário Restante, o sistema levará em conta a Quantidade Alocada Para Venda).

Exemplo:

Você tem 1 tipo de acomodação com 5 quartos disponíveis:

  • 3 são adicionados ao Bloqueio de Alocação do grupo (tipo de alocação: Bloqueio).
  • Seu inventário geral restante é de 2.

Você criou uma reserva com 3 quartos deste Bloqueio de Alocação e decidiu desvinculá-lo do grupo (esta reserva agora exigirá 3 quartos do seu inventário restante).

Como você tinha apenas 2 quartos no inventário restante, e a reserva desvinculada ocupou 3 quartos, sua disponibilidade agora é -1.

 Quando sua disponibilidade é negativa, o sistema enviará 0 disponibilidade para seus canais (OTAs), e você não poderá criar uma reserva direta; isso é para evitar overbooking indesejado.

  Soluções:

  1. Você pode aumentar a Quantidade Alocada Para Venda adicionando mais disponibilidade para acomodar a reserva desvinculada e criar ou receber reservas de OTAs. Por favor, esteja atento e faça uma anotação adequada da sua disponibilidade real para evitar overbooking indesejado.
  2. Você pode alterar o tipo de alocação para Baseado na Disponibilidade. O sistema liberará o Bloqueio de Alocação do Grupo e calculará a disponibilidade para a reserva desvinculada a partir da sua Quantidade Alocada Para Venda.

Criação e importação de reservas

Como criar uma nova reserva em um Grupo

  1. Na guia de Reservas do perfil do Grupo desejado, clique em +Adicionar Reserva e selecione Criar e Adicionar Nova Reserva;

  1. Você será redirecionado para a página de Nova Reserva, onde deve selecionar o Bloqueio de Alocação para adicionar a reserva, o que definirá a disponibilidade exibida após clicar em Pesquisar;

Selecione as datas de Check-In e Check-Out apropriadas para o Bloqueio de Alocação aparecer no menu e para que a disponibilidade correta seja exibida na página após clicar em Pesquisar.

O campo para selecionar o Bloqueio de Alocação também está disponível na página de Reservas ao ser acessada de fora dos Grupos, desde que você tenha habilitado o módulo de Grupos.

  1. Prossiga com a criação da reserva seguindo o processo habitual;

  1. Assim que a reserva for criada, ela será automaticamente adicionada ao perfil do Grupo (e ao Bloqueio de Alocação selecionado). Clique no nome do perfil do Grupo para encontrá-la na guia de Reservas.

No calendário, para as reservas feitas dentro de um Perfil de Grupo ou Bloqueio de Alocação, o sistema exibirá o sinal de adição "+" ao lado dos nomes e o ícone "3 pessoas" Groups icon.png ao lado do nome da reserva quando você clicar para abrir os detalhes do nome do perfil do grupo ao lado do ícone. Neste pop-up, você terá:

  • Um link para Visualizar o Perfil do Grupo
  • Um link para Visualizar o Bloqueio de Alocação (se a reserva também estiver em um Bloqueio de Alocação)

Como importar reservas para um Grupo

Transfira rapidamente reservas de um sistema anterior para o PMS da Cloudbeds seguindo as etapas descritas neste artigo.

Ações em bloco do Perfil do Grupo

  1. A partir da guia de Reservas do perfil do grupo desejado, selecione as reservas para as quais deseja realizar a ação em bloco;

  1. Clique em Ação em Bloco e selecione a ação desejada. Você tem as seguintes opções:
  • Check-In
  • Check-Out
  • Adicionar Pagamento
  • Excluir Reservas
  • Desvincular Reserva

 A ação Adicionar Pagamento irá adicionar a transação de pagamento às reservas e encaminhá-la automaticamente para o extrato do grupo se o encaminhamento estiver configurado para esse tipo de transação.

 A ação Excluir Reservas não é equivalente a desvinculá-las do grupo. Essa ação irá excluir as reservas do PMS da Cloudbeds e essa ação não pode ser desfeita. Todos os dados relacionados à reserva serão apagados do sistema.

  1. O sistema abrirá uma gaveta no lado direito da tela para que você verifique os detalhes ou preencha os campos obrigatórios (se aplicável). Confirme a ação clicando no botão azul.

Enviando mensagens para os hóspedes em um Grupo

Envie mensagens personalizadas ou modelos de e-mail para os hóspedes de dentro do Perfil de Grupo e monitore todas as trocas de mensagens com os clientes.

 Os usuários devem enviar todas as mensagens manualmente, pois a funcionalidade de agendamento de e-mails está atualmente indisponível para o módulo de Grupos.

Siga estes passos para acessar a funcionalidade de composição de mensagens:

  1. Na página do Perfil do Grupo desejado, clique no botão Ações;
  2. Clique em Compor Mensagem;
  3. Preencha os campos na janela de Compor Mensagem; você será perguntado se deseja enviar um e-mail a partir de um modelo existente ou criar uma nova mensagem;
  4. Clique em Enviar.

Como enviar e-mails a partir de um modelo existente

Consulte o seguinte artigo para aprender como criar um Modelo de E-mail.

  1. Selecione o modelo de e-mail desejado - alguns campos serão preenchidos automaticamente, pois vêm do modelo selecionado;
  • Os modelos padrão (criados pelo sistema) como reserva confirmada, aguardando confirmação, reserva cancelada, extrato de reserva, fatura de reserva, fatura de grupo e extrato de grupo) não serão exibidos neste menu.
  • Observe que alterar a mensagem ou os campos preenchidos automaticamente de um modelo selecionado não afetará o existente.
  1. Se necessário, você pode enviar a mensagem em um idioma diferente.

Como compor uma mensagem personalizada

A função de Compor Mensagem funciona de forma quase idêntica à página de detalhes da reserva, exceto pelo campo Enviar para.

  • Se você tiver detalhes de contato no Perfil do Grupo, o sistema permitirá que você escolha o e-mail desejado em um menu.

  • Se você tiver detalhes de contato no Perfil do Grupo, o sistema permitirá que você escolha o e-mail desejado em um menu.

Saiba mais sobre os campos da janela de Mensagem Personalizada aqui.

Como monitorar mensagens de e-mail

Quando os usuários enviam um e-mail composto, é possível ver os registros de entrada nos seguintes registros:

Transações com cartão de crédito nos Perfis de Grupos

  Se o Processamento de Pagamentos estiver habilitado, você pode adicionar o cartão de crédito e processar autorização, cobrança ou reembolso na guia Cartões de Crédito. As transações serão exibidas no Extrato do Grupo.

  Se você vincular reservas com cartões de crédito ao Perfil do Grupo, os cartões de crédito deles NÃO serão importados para a guia Cartões de Crédito no Perfil do Grupo.

Se precisar cobrar o cartão associado a uma das reservas vinculadas, será necessário adicionar o cartão de crédito novamente na guia Cartões de Crédito no Perfil do Grupo e então prossiguir com a cobrança.

Como adicionar um cartão de crédito a um Perfil do Grupo

Na guia Cartões de Crédito, você pode adicionar o cartão de crédito e depois selecionar este cartão como método de pagamento ao adicionar uma cobrança ou reembolso ao Extrato do Grupo.

Para adicionar um cartão de crédito:

  1. No Perfil do Grupo, clique na guia Cartões de Crédito;
  2. Clique em +Adicionar Cartão;

  1. Insira os detalhes do cartão de crédito;
  2. Clique em Salvar.

  1. Você verá o cartão de crédito no Perfil do Grupo.

 O sistema armazena permanentemente informações do cartão de crédito para grupos. Você pode usar essas informações para cobrar grupos frequentes se eles retornarem frequentemente à sua propriedade.

Saiba sobre os prazos de retenção de dados para reservas regulares (não de grupo): Por quanto tempo os dados do cartão de crédito são armazenados?

Como adicionar um pagamento com cartão de crédito como um registro a um Grupo

Depois que o cartão de crédito for adicionado, você pode selecioná-lo como método de pagamento ao adicionar um pagamento ou reembolso ao extrato do Perfil do Grupo como um registro (sem cobrar o cartão).

  1. No Perfil do Grupo, clique na guia de Extratos;
  2. Clique em ADICIONAR/REEMBOLSAR PAGAMENTO e escolha Adicionar Pagamento;

  1. Selecione o Extrato;
  2. Adicione o Valor;
  3. Em Tipo de Pagamento, escolha o cartão de crédito;
  4. Em Cobrar Pagamento, escolha Registrar pagamento anterior (Não cobrar)
  5. Marque ou desmarque a caixa Postar com data e hora atuais;

 Quando esta caixa está marcada, a data e hora atuais da transação serão registradas quando você clicar no botão Continuar. Você pode desmarcar se estiver adicionando uma transação para algum momento no passado ou futuro.

  1. Faça uma Anotação (quando necessário);
  2. Clique em Continuar. Você verá a transação no Extrato do Grupo.

 A caixa Alocar Pagamento é marcada por padrão (se essa funcionalidade estiver habilitada). Saiba mais sobre alocação de pagamentos aqui.

Autorizações de cartão de crédito, cobranças e reembolsos para Grupos

Você precisa do recurso de Processamento de Pagamentos para realizar as ações abaixo.

Como autorizar cartões na guia Cartões de Crédito

  1. No Perfil do Grupo, abra a guia Cartões de Crédito;
  2. Clique em Autorizar;

  1. Insira o Valor de Autorização;
  2. Clique em Autorizar.

  1. O Total Autorizado aparecerá, juntamente com as opções de acompanhamento de Autorizar (mais), Capturar ou Cancelar (liberar um valor autorizado).

Saiba mais sobre cartões de crédito autorizados, Capturar fundos e Cancelar autorizações existentes aqui.

Como cobrar na guia de Extratos

  1. No Perfil do Grupo, abra a guia de Extratos;
  2. Clique em ADICIONAR/REEMBOLSAR PAGAMENTO e escolha Adicionar Pagamento;

  1. Selecione o Extrato;
  2. Insira o Valor;
  3. Em Tipo de Pagamento, escolha o cartão de crédito;
  4. Em Cobrar Pagamento, escolha Cobrar;
  5. Faça Anotações (quando necessário);
  6. Clique em Continuar. Você verá a transação no Extrato do Grupo.

Como reembolsar na guia de Extratos

  1. No Perfil do Grupo, abra a guia de Extratos;
  2. Clique em ADICIONAR/REEMBOLSAR PAGAMENTO e escolha Reembolsar Pagamento;

  1. No Tipo de Pagamento, escolha o cartão de crédito;
  2. Selecione o Extrato;
  3. No Tipo de Reembolso, escolha Reembolso do Processador de Pagamento;
  4. Selecione a transação a ser reembolsada (se houver várias cobranças em um mesmo cartão);
  5. Informe o Valor do Reembolso e a Data;
  6. Faça Anotações (quando necessário);
  7. Clique em Continuar.

Você verá a transação no Extrato do Grupo.

 Saiba mais sobre reembolsos: Reembolsos do Processador de Pagamento - Perguntas Frequentes.

Perguntas Frequentes

Posso estender as datas da reserva de grupo se os Bloqueios de Alocação foram liberados?

Uma vez que um Bloqueio de Alocação é liberado, alterações nas datas da reserva não são mais possíveis.

Estas são as soluções sugeridas:

  • Opção A:
    1. Crie um novo Bloqueio de Alocação com os novos intervalos.
    2. Crie uma nova reserva sob o novo Bloqueio de Alocação para as datas adicionais.
  • Opção B:
    1. Desvincule a reserva existente do Perfil do Grupo;
    2. Realize as alterações na reserva;
    3. Vincule a reserva novamente ao Perfil do Grupo, deixando o campo Bloqueio de Alocação como "Nada Selecionado".

  Este processo funcionará desde que você tenha disponibilidade fora do Bloqueio de Alocação para o tipo de acomodação reservada. Se você adicionou todos os quartos do tipo de acomodação ao seu Bloqueio de Alocação, ainda poderá realizar essas etapas, mas terá que temporariamente permitir overbookings na sua Matriz de Disponibilidade.

Consulte Permitir overbookings (Matriz de Disponibilidade) para mais informações.

Como posso modificar o tipo de acomodação ou unidade de uma reserva de grupo?

Se você deseja manter o mesmo tipo de acomodação mas alterar a unidade, vá para Reserva > Acomodações > Editar Reserva > Coluna de Atribuição > Selecione a unidade desejada.

Também é possível arrastar e soltar a reserva pelo calendário. Ambas as opções funcionam se a opção "unidade específica do bloqueio" não estiver selecionada ao criar a alocação.

Se você adicionou unidades específicas ao criar o Bloqueio de Alocação, certifique-se de que a nova unidade à qual está atribuindo o quarto também esteja incluída nesse Bloqueio de Alocação. Caso contrário, edite o bloqueio e inclua a nova unidade antes de fazer a alteração na reserva.

A opção de edição não funcionará se você deseja alterar o tipo de acomodação. Em vez de mostrar todas as categorias de quartos disponíveis (imagem A), o sistema exibirá apenas os Tipos de Acomodação incluídos no Bloqueio de Alocação, se disponíveis (imagem B).

Além disso, ao ir para a reserva no Calendário, arraste e solte para o tipo de acomodação desejada e confirme a nova cobrança ou substituição, você pode receber uma mensagem dizendo que não há disponibilidade, mesmo que haja. Isso pode acontecer porque o Bloqueio de Alocação não inclui esse tipo de acomodação ou unidade específica.

As soluções seriam:

  • Opção A

Primeiro, edite o Bloqueio de Alocação para incluir o tipo de acomodação ou unidade e depois mova a reserva existente para o quarto desejado.

Esta opção funcionará se o inventário ainda não foi liberado. Não funcionará após liberar o inventário porque, no momento, o recurso de grupo não pode adicionar quartos uma vez que o inventário é liberado.

  • Opção B
    1. Desvincule a reserva do Perfil do Grupo;
    2. Faça as alterações na reserva;
    3. Vincule a reserva ao Perfil do Grupo novamente, deixando o campo do Bloqueio de Alocação como "Nada Selecionado".

  A opção B também permite que você vincule reservas existentes a um grupo nos seguintes cenários:

    • Quando o Bloqueio de Alocação foi liberado,
    • Se o hóspede não reservou usando a URL de Reserva do Grupo e tem datas de estadia fora do Bloqueio de Alocação,
    • Se o hóspede reservou um quarto que não está incluído no Bloqueio de Alocação, mas é um hóspede do grupo.

  Esse processo funcionará desde que você tenha disponibilidade fora do Bloqueio de Alocação para o tipo de acomodação reservada. Se você adicionou todos os quartos do tipo de acomodação ao seu Bloqueio de Alocação, ainda poderá seguir essas etapas, mas terá que habilitar temporariamente overbookings na sua Matriz de Disponibilidade.

Consulte Permitir overbookings (Matriz de Disponibilidade) para obter mais informações.

  Confira este artigo para aprender como acessar e usar os Relatórios de Grupos.

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