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Para propriedades baseadas em Portugal:
No momento, o módulo de Grupos não funciona com recibos FACT. Nestes casos, os recibos devem ser geradas manualmente usando o software FACT.
Antes de começar
- Verifique suas configurações de faturamento:
O sistema leva em consideração as configurações feitas pelo usuário na aba Faturamento (o mesmo para reservas regulares).
Este é um passo necessário para gerar recibos de Grupo. Caso contrário, se o usuário clicar em Gerar ou Enviar recibo sem configurar a página de faturamento, verá a seguinte mensagem de aviso.
Configurações de Recibos para Grupos
- A partir de sua Conta
, clique em Configurações
- Vá para Pagamentos
e clique em Faturamento
- Preencha todos os campos desejados e obrigatórios nas abas Detalhes da Fatura e Configurações da Fatura (para mais detalhes, consulte Como configurar faturamento)
Como não há uma página de configurações dedicada para os recibos de grupos, veja abaixo quais campos serão aplicados a elas.
| Nome do Campo | Aplica-se à Fatura de Grupo? |
|
Detalhes da Fatura > Título e Sequência da Fatura Título, prefixo, número do índice inicial, sufixo |
SIM |
|
Detalhes da Fatura > Detalhes da Empresa Mostrar detalhes da empresa, Nome da Empresa Legal, Número de Identificação Fiscal |
SIM |
| Configurações da Fatura > Selecionar quando gerar fatura |
NÃO Todas as faturas de grupo precisam ser geradas manualmente pelo usuário |
| Configurações da Fatura > Data de vencimento padrão | SIM |
|
Configurações da Fatura > Configurações de Layout da Fatura Mostrar a coluna do número do quarto na fatura, mostrar detalhes de impostos/taxas na fatura. |
SIM |
|
Configurações da Fatura > Configurações de Layout da Fatura Usar faturas compactas |
NÃO |
Gerar Recibos de Grupo
Na página do Perfil do Grupo, clique em Ações e selecione Gerar novo recibo ou Enviar recibo por e-mail.
Opção 1 - Gerar Novo Recibo
Ao clicar em Gerar Novo Recibo, o sistema abre uma gaveta à direita da tela para você selecionar quais folhas deseja gerar a fatura.
Selecione todas ou escolha uma folha específica e clique em Continuar.
Você será redirecionado para a aba Documentos do Perfil do Grupo, onde todas as faturas geradas dentro de um grupo específico são armazenadas.
Clique no hiperlink PDF para visualizar a fatura.
No interior, você pode ver:
- Nome do perfil do grupo
- Código do grupo
- Endereço do perfil do grupo, se estiver disponível
- Ambas as transações registradas e pendentes das folhas selecionadas
- Opções para baixar ou imprimir a fatura
A fatura exibirá as transações conforme aparecem na Folha do Grupo.
Se você atualizar as informações do Perfil do Grupo (endereço de e-mail, número de telefone, etc.), será necessário gerar uma nova fatura, pois essa atualização não será refletida automaticamente em faturas anteriores.
Opção 2 - Enviar Fatura por E-mail
- Ao clicar em Enviar Folha por E-mail, o sistema abrirá uma gaveta à direita para você selecionar quais folhas deseja enviar e adicionar o(s) e-mail(s) do hóspede
- Se você selecionar apenas uma folha, uma fatura será enviada com base nessa folha específica, não para todo o perfil do Grupo.
- Se você selecionar todas as folhas, uma fatura será enviada para todo o perfil do Grupo.
- Especifique o(s) e-mail(s) desejado(s)
- Se mais de um contato for criado no Perfil do Grupo, o formulário de e-mail será preenchido com o primeiro e permitirá que você edite (se necessário).
- Para enviar a folha do grupo para vários e-mails de uma vez, basta adicionar uma vírgula (,) entre eles.
- Clique em Continuar
- Após clicar em Continuar, você verá a seguinte mensagem de confirmação. Clique em SIM.
O e-mail será enviado, e a fatura será armazenada automaticamente na aba Documentos do Perfil do Grupo. Veja como o e-mail se parece:
Personalização do Email do Recibo
O texto na fatura é um texto padrão para a fatura de grupo enviada por e-mail. Para personalizar o texto padrão, siga estas etapas:
- A partir da sua Conta
- Vá para Email e clique em Modelos
- Encontre o modelo de fatura do perfil de grupo na lista, clique no ícone de engrenagem e selecione Editar
Saiba mais sobre modelos de e-mail neste artigo.
Idioma e Traduções da Fatura
| País Especificado? | Tradução do modelo de e-mail? | Idioma do Modelo de E-mail |
| SIM - Exemplo: Itália | SIM | Italiano |
| SIM | NÃO | O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais do Sistema) |
| NÃO | NÃO | O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais do Sistema) |
Perguntas Frequentes
Os números de recibo do Grupo são diferentes dos recibos regulares?
Não, eles não são. Ambos os documentos seguirão o Título e Sequência da Fatura que você configurou em Pagamentos > Faturamento > Detalhes da Fatura. No entanto, seus nomes de arquivo são diferentes.
O nome do PDF exibe o código do grupo para os recibos de grupo.
Em contraste, o nome do arquivo das reservas regulares inclui o ID da reserva.
Como as informações de contato são geradas para novos recibos?
O sistema extrai as informações de contato da aba Perfil do Grupo para gerar a fatura.
- Se houver um Contato no Perfil do Grupo com um endereço de e-mail comercial e um número de telefone do trabalho disponíveis, a fatura exibirá essas informações.
A fatura sempre inclui o endereço de e-mail comercial e o número de telefone do trabalho do Contato (se fornecido) e nunca exibirá o endereço de e-mail pessoal ou o número de telefone residencial.
- Se houver mais de um contato no Perfil do Grupo, a fatura mostrará o endereço de e-mail comercial do primeiro contato. Se o endereço de e-mail comercial estiver disponível apenas para o segundo contato, o sistema usará os detalhes comerciais e de trabalho do segundo contato.
Veja o exemplo abaixo; a fatura não exibe um número de telefone porque o Contato 2 possui apenas um número Residencial.
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