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Limitações:
- Para propriedades localizadas em Portugal: No momento, o módulo de Grupos não funciona com faturas FACT. Nestes casos, as faturas devem ser geradas manualmente usando o software FACT.
- Para propriedades sediadas em Espanha Basco: As faturas de grupo criadas no módulo Grupos não são processadas para TicketBai.
Antes de começar
- Verifique suas configurações de faturamento:
O sistema leva em consideração as configurações feitas pelo usuário na guia Faturamento (o mesmo para reservas regulares).
Este é um passo necessário para gerar faturas de Grupo. Caso contrário, se o usuário clicar em Gerar ou Enviar fatura sem configurar a página de faturamento, verá a seguinte mensagem de aviso.
Configurações de faturas para grupos
- A partir de sua Conta
, clique em Configurações
;
- Vá para Pagamentos
e clique em Faturamento;
- Preencha todos os campos desejados e obrigatórios nas guias Detalhes da Fatura e Configurações da Fatura (para mais detalhes, consulte Como configurar o faturamento).
Como não há uma página de configurações dedicada para as faturas de grupos, veja abaixo quais campos serão aplicados a elas.
| Nome do Campo | Aplica-se à Fatura de Grupo? |
|
Detalhes da Fatura > Título e Sequência da Fatura Título, prefixo, número do índice inicial, sufixo |
SIM |
|
Detalhes da Fatura > Detalhes da Empresa Mostrar detalhes da empresa, Razão Social, NiF/CNPJ |
SIM |
| Configurações da Fatura > Selecionar quando gerar fatura |
NÃO Todas as faturas de grupo precisam ser geradas manualmente pelo usuário |
| Configurações da Fatura > Data de vencimento padrão | SIM |
|
Configurações da Fatura > Configurações de Layout da Fatura Mostrar a coluna do número do quarto na fatura, mostrar detalhes de impostos/taxas na fatura. |
SIM |
|
Configurações da Fatura > Configurações de Layout da Fatura Usar faturas compactas |
NÃO |
Gerando Faturas de Grupo
Na página do Perfil do Grupo, clique em Ações e selecione Gerar nova fatura ou Enviar fatura por e-mail.
Opção 1 - Gere uma Nova Fatura
Ao clicar em Gerar nova fatura, o sistema abre uma gaveta à direita da tela para que você selecione para quais extratos deseja gerar a fatura.
Selecione tudo ou escolha um extrato específico e clique em Continuar.
Você será redirecionado para a guia de Documentos do Perfil do Grupo, onde todas as faturas geradas dentro de um grupo específico são armazenadas.
Clique no hiperlink do PDF para visualizar a fatura.
No PDF, você pode ver:
- Nome do perfil do grupo;
- Código do grupo;
- Endereço do perfil do grupo, se estiver disponível;
- Ambas as transações lançadas e pendentes dos extratos selecionados;
- Opções para baixar ou imprimir a fatura.
A fatura exibirá as transações conforme aparecem no Extrato do Grupo.
Se você atualizar as informações do Perfil do Grupo (endereço de e-mail, número de telefone, etc.), será necessário gerar uma nova fatura, pois essa atualização não será refletida automaticamente em faturas anteriores.
Opção 2 - Envie a fatura por e-mail
- Ao clicar em Enviar a fatura por e-mail, o sistema abrirá uma gaveta à direita para você selecionar quais extratos deseja enviar e adicionar o(s) e-mail(s) do hóspede:
- Se você selecionar apenas um extrato, uma fatura será enviada com base nesse extrato específico, não para todo o perfil do Grupo.
- Se você selecionar todos os extratos, uma fatura será enviada para todo o perfil do Grupo.
- Especifique o(s) e-mail(s) desejado(s):
- Se mais de um contato for criado no Perfil do Grupo, o formulário de e-mail será preenchido com o primeiro e permitirá que você edite (se necessário).
- Para enviar o extrato do grupo para vários e-mails de uma vez, basta adicionar uma vírgula (,) entre eles.
- Clique em Continuar;
- Após clicar em Continuar, você verá a seguinte mensagem de confirmação. Clique em SIM.
O e-mail será enviado e a fatura será armazenada automaticamente na guia de Documentos do Perfil do Grupo. Veja como o e-mail se parece:
Personalização do e-mail da fatura
O texto na fatura é um texto padrão para a fatura de grupo enviada por e-mail. Para personalizar o texto padrão, siga estas etapas:
- A partir da sua Conta
- Vá para E-mail e clique em Modelos;
- Encontre o modelo de fatura do perfil de grupo na lista, clique no ícone de engrenagem e selecione Editar.
Saiba mais sobre modelos de e-mail neste artigo.
Idioma e traduções da fatura
| O país foi especificado? | Há tradução de modelos de e-mail? | Idioma do modelo de e-mail |
| SIM - Exemplo: Itália | SIM | Italiano |
| SIM | NÃO | O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais do Sistema) |
| NÃO | NÃO | O e-mail será enviado usando o idioma do sistema da propriedade (especificado nas Configurações Gerais do Sistema) |
Perguntas Frequentes
Os números da fatura do grupo são diferentes das faturas regulares?
Não, eles não são. Ambos os documentos seguirão o Título e Sequência da Fatura que você configurou em Pagamentos > Faturamento > Detalhes da Fatura. No entanto, seus nomes de arquivo são diferentes.
O nome do PDF exibe o código do grupo para os faturas de grupo.
Em contraste, o nome do arquivo das reservas regulares inclui a ID da reserva.
Como as informações de contato são geradas para as novas faturas?
O sistema extrai as informações de contato da guia do Perfil do Grupo para gerar a fatura.
- Se houver um Contato no Perfil do Grupo com um endereço de e-mail comercial e um número de telefone do trabalho disponíveis, a fatura exibirá essas informações.
A fatura sempre inclui o endereço de e-mail comercial e o número de telefone do trabalho do Contato (se fornecido) e nunca exibirá o endereço de e-mail pessoal ou o número de telefone residencial.
- Se houver mais de um contato no Perfil do Grupo, a fatura mostrará o endereço de e-mail comercial do primeiro contato. Se o endereço de e-mail comercial estiver disponível apenas para o segundo contato, o sistema usará os detalhes comerciais e de trabalho do segundo contato.
Veja o exemplo abaixo; a fatura não exibe um número de telefone porque o Contato 2 possui apenas um número Residencial.
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