Procedimentos para Cancelar uma Reserva no Myfrontdesk

Seguir
Como Cancelar uma Reserva direta no Myfrontdesk
  1. Acesse a reserva e modifique o status para "Cancelado"

2. Selecione como proceder com o cancelamento (se você deseja enviar um e-mail ao hóspede)

Você pode editar o email de Cancelamento na página de Modelos de Emails

3. Após confirmar o cancelamento:

  • a reserva desaparecerá do calendário
  • todas as transações pendentes (cobranças agendadas para datas futuras) serão removidas do extrato, porém, o saldo pendente permanecerá

 

IMPORTANTE:

  • A quantidade de transações pendentes (tarifas da acomodação) que permanecerem no saldo pendente não afetarão os relatórios de receita.
  • O montante de transações pendentes (tarifas da acomodação) que permanecerem no saldo pendente serão exibidas ao exportar as reservas para um arquivo e no relatório de saldo de contas.
  • Se houver transações lançadas na reserva - elas permanecerão no extrato e no saldo devedor. Estes incluem encargos (débito) feitos antes da data atual enquanto a reserva estava com o status "hospedado"
Como zerar o saldo das reservas canceladas?

Embora a quantidade de transações pendentes que permanecem no saldo pendente não afete os relatórios de receita, algumas propriedades preferem zerá-las para que a equipe da propriedade esteja ciente que o hóspede não deve pagar pela sua estadia enquanto faz o cancelamento da reserva.

Para zerar o saldo deverdor, você precisa:

1) acessar a reserva e alterar o status para confirmado

2) na aba de "Acomodação" clique em "Editar Preço"

3) Coloque o valor 0,00 em todas as datas e clique em "Atualizar"

4) Retorne o status da reserva para 'Cancelado' e veja que o saldo ficará zerado

Como Lançar Taxa / Receita de Cancelamento

Algumas propriedades cobram dos hóspedes uma taxa de cancelamento. Como lidar com esses casos no myfrontdesk?

1. Certifique-se que o Hóspede está ciente da taxa de cancelamento
  • Para os hóspedes que reservam através dos canais - adicione as políticas de cancelamento diretamente nas extranets das OTAs
  • Para os hóspedes que realizam as reservas diretamente com a propriedade (através do myfrontdesk ou mybookings) - adicione as políticas de cancelamento no myfrontdesk. Elas serão exibidas no seu motor de reservas mybookings e serão enviadas através do e-mails padrão do myfrontdesk aos hóspedes.

IMPORTANTE: a política de cancelamento é apenas informativo - isso não cobrará os hóspedes automaticamente. Todas as cobranças precisam ser feitas manualmente

2. Adicionar Cobrança da Taxa de Cancelamento

Há duas maneiras de adicionar a cobrança da taxa de cancelamento:

  • adicionar uma receita manual de cancelamento (recomendado)
  • criar uma taxa de cancelamento

A receita de cancelamento será considerada nos relatórios como parte da receita do quarto / RevPar, enquanto a taxa de cancelamento será considerada como um item separado e não será incluída na receita do quarto / RevPar.

Opção A. Receita Manual de Cancelamento
  1. Acesse o extrato da reserva e clique em Lançar / Ajustar Cobrança - > Adicionar Diária

2. Selecione o tipo de cobrança - nesse caso, cancelamento, e preencha as informações necessárias. Você também poderá aplicar taxa/imposto nessa cobrança.

3. A cobrança aparecerá no extrato e afetará o Saldo Pendente

Opção B. Taxa de Cancelamento

1. Na página de Impostos e Taxas, crie uma taxa de cancelamento

2. No extrato da reserva, clique em 'Lançar / Ajustar Cobrança > 'Adicionar Imposto / Taxa Exclusiva'

3. Selecione a Taxa de Cancelamento e insira o valor da cobrança:

4. A taxa será adicionada no extrato do hóspede na coluna débito e afetará o Saldo Pendente:

Cancelamento de Reservas via OTA

Dependendo da origem da reserva, o processo de cancelamento pode ser diferente. Por favor, verifique o tutorial abaixo para saber mais sobre o cancelamento de reservas via OTA:

Procedimentos para cancelar/modificar reserva via OTA

Cancelamento de Reservas para propriedades que utilizam apenas o Motor de Reservas mybookings

Caso você não esteja usando o pacote completo Cloudbeds Full (myfrontdesk + mybookings + myallocator) e tenha optado por trabalhar somente com o motor de reservas mybookings (junto com myallocator ou não), o processo de cancelamento é diferente.

Nesse caso, as restrições são aplicadas e você não poderá alterar o status da reserva para 'cancelado'. Se você receber uma solicitação de cancelamento de uma reserva que foi importada através do seu site, você terá duas opções:

Opção A: Adicionar um quarto extra na disponibilidade
  1. Acesse sua matriz de disponibilidade
  2. Encontre o período da reserva existente e adicione um quarto na disponibilidade, ou seja, se a disponibilidade atual for 0 - você terá que mudar para 1; se a disponibilidade atual for 2 - você terá que alterá-la para 3.
  3. Certifique-se que está correto e salve a alteração

Se você não estiver usando nenhum PMS, recomenda-se criar um processo interno para casos como este, para que a equipe de recepção saiba que a reserva foi cancelada.

Observação: Como você está adicionando um quarto extra disponível, isso causará um overbooking falso, pois você está dizendo que tem mais quartos disponíveis do que o inventário total. Por isso, se você optar por trabalhar com a opção 1, terá que permitir overbookings. Clique aqui para saber mais sobre a opção "Permitir overbooking"

mceclip0.png
Opção B: Deletar a reserva

AVISO: Ao deletar a reserva, você perderá todas as informações relacionadas a esse hóspede da sua base de dados e NÃO poderá ser desfeito (as informações não podem ser recuperadas)

Caso não se sinta confortável em trabalhar com overbookings, essa opção será ideal para você:

  1. Na aba de Reservas, encontre a reserva desejada
  2. Certifique-se que essa é a reserva correta antes de deletar
  3. Clique no 'x' para deletar a reserva permanentemente do sistema
mceclip1.png
Esse artigo foi útil? Envie uma solicitação

Comentários

Desenvolvido por Zendesk