Uma das perguntas mais comuns dos hoteleiros é como gerar um relatório de auditoria noturna para garantir que todas as atividades do dia tenham sido registradas no sistema no dia correto.
Este tutorial irá abordar:
• quando os usuários do myfrontdesk podem executar relatórios de auditoria noturna
• quais relatórios do myfrontdesk podem ser úteis para auditorias noturnas
A maioria dos relatórios mostram somente transações lançadas: são transações que aparecem no extrato da reserva como 'lançadas', ou seja, que não são pendentes, o que significa que elas pertencem às data atuais ou passadas da hospedagem (* quando o status da reserva passa a ser "Hospedado" ou o hóspede já fez o check-in).
Para que os relatórios contenham as informações corretas das suas reservas, recomendamos que você faça check-in e check-out regularmente.
1) As transações adicionadas pelo sistema automaticamente serão lançadas nos relatórios como "dia atual, 23h59".
Porém, essas transações aparecerão nos relatórios apenas às 2:00 da manhã do dia seguinte. É por isso que a melhor hora para executar os relatórios de auditoria noturna é após as 2:00 da manhã do dia seguinte.
Exemplos de transações: tarifas de quartos adicionadas ao criar a reserva (não adicionadas manualmente), impostos / taxas aplicadas à reserva automaticamente, itens adicionados à reserva no momento da criação da reserva.
2) As transações adicionadas pelo usuário manualmente serão postadas nos relatórios com a data definida pelo usuário.
Exemplo de transações: tarifa do quarto adicionada manualmente, pagamentos adicionados manualmente ou programados para a data específica, impostos adicionados manualmente, etc.
Uma vez que todas as transações do dia anterior tenham sido processadas (após 2:00 da manhã), você poderá executar todos os seus relatórios financeiros para ver as atividades do dia anterior.
Alguns relatórios que você pode precisar estão abaixo:
Este relatório é semelhante a um 'diário de lançamentos'. Registra todos os lançamentos e pagamentos feitos em suas reservas, extratos e contas da casa. Todos os ajustes, exclusão e reembolsos também são registrados neste relatório.
Você pode usar os filtros disponíveis para visualizar transações lançadas por data, usuário e descrição (tipo de transação) (somente datas passadas).
Observe que você pode selecionar todas as transações na descrição e, em seguida, fazer com que o sistema agrupe os tipos de transação (Agrupar por Descrição, por exemplo). Se você cuida uma propriedade grande com vários usuários que fazem vários lançamentos diariamente, recomendamos que você filtre para visualizar alguns tipos de transação por vez. O seu Auditor noturno ou o usuário que trabalha de madrugada considerará esse relatório muito útil para a verificação cruzada de todos os lançamentos dos demais usuários durante o dia.
Este relatório é semelhante a um Relatório Gerencial. Você pode encontrar as estatísticas diárias para qualquer data. O relatório concentra-se no desempenho de sua propriedade em relação à receita gerada na data do relatório, nas reservas e na previsão da produção para os próximos 14 dias.
Observe que o myfrontdesk irá gerar automaticamente este relatório para a data atual após o processo de auditoria noturna do sistema (por volta das 2:00 da manhã, após as tarifas do quarto, impostos e taxas terem sido lançadas).
Este relatório pode ser útil para visualizar todos os ajustes ou reembolsos feitos no dia.
É importante que o seu Auditor Noturno analise cada ajuste, pois cada ajuste remove a receita já lançada no seu sistema. Por favor, certifique-se de usar os filtros disponíveis - você pode filtrar por data, usuário e descrição (transação).
Este relatório é semelhante a um Relatório de Recebimento. Você pode filtrar reservas por tipo de pagamento, data de pagamento, transações associadas ao pagamento e datas de hospedagem das reservas.
Este relatório resume todos os seus impostos e taxas lançados na data do relatório atual, acumulado do mês ou acumulado do ano.
Observe que este relatório mostra apenas impostos e taxas que foram lançados automaticamente pelo sistema e pelo usuário em um extrato ou conta da casa. Os impostos e taxas das reservas que tiveram seus status alterados de Confirmado para Cancelado ou No Show não aparecerão neste relatório.
Para que esse relatório traga corretamente as informações de suas reservas, recomendamos que você faça check-in e check-out regularmente. Impostos e taxas são normalmente baseados em um serviço que foi prestado.
Este relatório é semelhante a um Relatório de Saldo do Hóspede. Um usuário ou gerente pode filtrar as reservas por data de chegada ou de partida e pode visualizar todas as reservas com um saldo em aberto ou devedor.
Isso significa que o gerente pode verificar com facilidade quais hóspedes já pagaram e quais têm um saldo pendente. Algumas propriedades podem entrar em contato com um hóspede que tenha um saldo pendente e solicitar que ele quite seu saldo atual ou forneça garantias adicionais (geralmente aumentando um bloqueio de cartão de crédito ou depósito em dinheiro).
Um uso comum deste relatório é monitorar os gastos dos hóspedes e evitar que o hóspede acumule um saldo alto demais e que talvez não seja possível efetuar o pagamento no momento do check out.
Este é o relatório gerado quando você fecha o caixa da recepção. Você pode verificar todas as transações em dinheiro (pagamentos e reembolsos) feitas na gaveta de caixa.
Algumas propriedades tem um local seguro para guardar os pagamentos- você pode usar este relatório para reconciliar o montante em dinheiro que foi removido da gaveta e depositado no cofre ou no banco.
Algumas propriedades utilizam a aba de Anotações para notificar outros usuários sobre detalhes da reserva ou instruções de pagamento. Você pode usar o relatório para filtrar por reservas ou anotações de hóspedes e pode filtrar por data de chegada ou partida e status de reserva.
Este relatório é útil para alertar outros usuários sobre informações ou instruções importantes para um determinado hóspede ou reserva.
Dicas:
• Um exemplo de uma anotação de reserva poderia ser: COA 2RB SUP@1000.-/RM/NT, que se traduz em pagamento em dinheiro na chegada, 2 PAX/HÓSPEDES + café da manhã quarto superior em 1000.- por quarto, por noite.
• Algumas propriedades usam esse relatório como um Relatório de Verificação de Tarifas. O usuário pode verificar todas as reservas com status 'Hospedado' e cruzaria a tarifa com as anotaçõese reserva. Isso pode ser feito por um auditor noturno ou gerente antes da auditoria noturna (para que a equipe não precise ajustar as tarifas dos quartos, se necessário).
Este é um relatório útil e prático que mostra rapidamente todos os pagamentos lançados por um usuário.
Por favor, note que você pode filtrar também por usuários.
Esse relatório pode ser impresso e anexado ao Relatório de Caixa do usuário no final de seu turno. O relatório mostra um resumo de todas as transações e pagamentos postados por um determinado usuário.
Este relatório é semelhante a um Relatório Gerencial ou um Relatório de Balancete (tem aspectos de ambos os relatórios).
Você pode ver a receita gerada para uma data específica, acumulado do mês e acumulado do ano. O relatório mostra a origem de toda a sua receita.
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