Visão Geral: Detalhes da Reserva

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Este artigo explicará como encontrar e verificar os detalhes de uma reserva.

Visão Geral da aba "Reservas"

Faça login no sistema Myfrontdesk e siga o passo abaixo:

Abaixo uma breve descrição das opções existentes no sistema:

  1. O botão "Nova Reserva" levará você à página de criação de reserva.
  2. Filtro de Reserva: você pode usar uma varieade de filtros para redefinir a sua lista de reservas
    Você pode filtrar reservas por Data de Check-in, Data de Check-out, Data de Inclusão da Reserva, Status da Reserva, Tipos de Acomodações ou Origens.
  3. Opções para importar reservas, exportar reservas, imprimir lista de reservas
  4. Lista de reservas
  5. Utilize o ícone da lupa para procurar reservas pelo nome do hóspede ou ID da reserva.
  6. Botão de "Ações em Massa": O sistema permite que você faça o check-in, check-out, lance pagamentos ou exclua mais de uma reserva por vez.

Para obter mais informações sobre uma reserva, clique no nome do hóspede

Detalhes das Reservas

Na página de reservas você pode ver as seguintes opções:

  1. Nome do Hóspede e Número da Reserva Myfrontdesk  - O número da reserva é um número de referência criado pelo sistema automaticamente e ele não pode ser alterado/customizado
  2. Status da Reserva - Confirmada, Pendente de Confirmação, Cancelada, Hospedado, Check-Out Feito, No Show.

Observação: Todas as reservas de OTA são importadas do myfrontdesk com o status "Confirmada".

3.   Status do Hóspede - Saiba mais sobre essa funcionalidade aqui.

4.   Botão de Ações - no menu suspenso, você tem algumas opções:
   

 

5.    Informações da reserva - As informações variam de acordo com o tipo de reserva (cancelada, direta ou vinda de OTAs).

Os seguintes são campos pré-definidos:

  • Check-In
  • Check-Out
  • Noites: Número total de noites
  • Data da reserva: A data na qual a reserva foi feita
  • Hóspedes: O número total de hóspedes
  • Horário de chegada
  • Origem: Onde a reserva foi feita
  • Plano tarifário

6. Saldo Pendente - Ao clicar no botão do menu no lado direito, são exibidos detalhes sobre o Depósito, Sub total, Itens adicionais, Impostos e o Saldo Pendente. Caso algum pagamento também tenha sido efetuado, a quantia paga poderá ser visualizada.

Para reservas via OTA, há alguns campos adicionais disponíveis:

Isso está disponível apenas para reservas via OTAs que enviam ao myfrontdesk essas informações específicas. Não é possível editar essas informações no myfrontdesk.

  • Número de Cancelamento: você pode encontrar mais detalhes sobre reservas feitas via OTA aqui.
  • Taxa de Cancelamento: Esse valor NÃO está incluído no saldo pendente e nem calculado na sua reserva total. Ele aparece apenas para fins de informação. IMPORTANTE: esse item apenas será mostrado para OTAs que nos enviem tal informação. Saiba mais sobre a taxa de cancelamento para reservas vindas de OTAs via API.
  • Forma de Pagamento: Hotel Collect ou Channel Collect
  • Gênero do(s) Hóspede(s): para canais que nos enviam essa informação sobre o gênero do hóspede, e também a contagem de homens/mulheres por reserva, o myfrontdesk mostrará isso.
  • Procedência: a procedência da reserva feita pelo hóspede. Mais informações sobre isso podem ser encontradas aqui.

Embaixo dessa barra superior, há oito abas. Resumimos cada uma para você:

7.  Acomodações - Informações sobre as acomodações da reserva e possibilidade de editar os detalhes.

8.  Extrato - Detalhes financeiros da reserva (diárias, transações pendentes, itens adicionais já lançados). Essa página contém opções de filtro; você pode lançar/estornar pagamentos, ajustar cobranças ou adicionar algum item.

9.  Hóspede(s) - Informações de cada hóspede da reserva. Você também pode adicionar hóspedes extras aqui.

A seção Hóspede(s) pode incluir campos com Informações de Indentificação Pessoal (PII) dos hóspedes. Esses campos serão marcados com um ícone de olho. Quando um usuário clicar nesse ícone - será feito um registro no log de atividade.

O Proprietário pode controlar quem consegue visualizar e editar as informações PII dos hóspedes na página 'Funções'.

10. Anotações - Espaço adicional para detalhes diversos, solicitações especiais ou lembretes importantes. Você pode manter essas notas ativadas ou arquivá-las caso não precise mais. Acesse esse tutorial para saber mais: Como adicionar, visualizar e arquivar anotações de reserva

11. Documentos - Carregue arquivos e outros documentos para anexá-los à reserva; por exemplo: passaporte. Pode ser para a reserva num todo e/ou separado por hóspedes.
Tipos de arquivos que podem ser carregados: pdf', 'rtf', 'doc', 'docx', 'txt', "jpg", "jpeg", "png", "gif", 'csv', 'txt', 'xls', 'xlsx'

12. Histórico da Reserva - Registro de atividades com relação a uma reserva específica. Mostra todas as alterações feitas pelo sistema e/ou usuário(s).

13. E-mail enviados -  Mostra todos os e-mails dessa reserva (enviados, entregues, com falha na entrega, agendado).  Para mais informações, leia esse tutorial: Envio de Email através da tela de reserva do hóspede.

Essa funcionalidade é parecida com o Log de Atividade de Envio, mas ele mostra apenas os e-mails da reserva selecionada.

14. Cartão de Crédito - Todos os cartões de crédito ou débito que forem anexados como forma de pagamento.

OBSERVAÇÃO: O sistema não sabe diferenciar se o número do cartão inserido pertence a um cartão de crédito ou de débito.

Jing

O sistema sempre mostrará o cartão adicionado como cartão de crédito ao lançar um pagamento no extrato, mesmo se o cartão que foi inserido era de débito.

  1. Acesse a aba "Extrato"
  2. Selecione "Adicionar pagamento"
  3. O cartão que foi adicionado anteriormente pode ser visto no campo "Forma de Pagamento"

 

[Demo] Bali Wild Jungle Resort - Reservas - Google Chrome
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Aba de Acomodações

Dentro da aba de acomodações você poderá encontrar as seguintes opções:

  1. Editar reserva -  Ferramenta que permite alterar os detalhes da reserva, inclusive o período de estadia e número de hóspedes. Para mais detalhes sobre como editar as datas de estadia, leia esse tutorial: Como editar as datas de check in / check out e tarifas.
  2. Reserva - O número exclusivo de reserva que é gerado pelo sistema. Para reservas com mais de um tipo de acomodação, cada acomodação depois da primeira, terá o mesmo número de reserva com um número extra no final. Por exemplo: 8675309, 8675309-2, 8675309-3, etc.
  3. Categoria - o tipo de acomodação alocada para esta reserva
  4. Acomodação - O número do quarto específico alocado para a reserva. Se você não tem a "alocação automática" ativado, você poderá alocar a acomodação/cama aqui. Fazendo isso, a reserva será exibida no calendário. Retirando a alocação do quarto não significa que você está cancelando a reserva. Ela só ficará sem nenhum quarto alocado.
  5. Hóspede - o menu suspenso mostra os hóspede adicionais, se a reserva tem mais de um hóspede cadastrado.
  6. Check-in/ Check-out
    Hóspedes
    - número de hóspedes/ crianças adicionados à reserva.
    Total de noites
    Total
    - valor total da reserva (excluindo os itens adicionais)
  7. Ocupado - Use esta opção para check-in e check-out os hóspedes
  8. Editar - Neste menu suspenso você encontra as seguintes opções:
    Edição rápida - Você pode editar rapidamente a data de checkin e check out e mudar a reserva
    Editar Preço - você pode editar rapidamente a tarifa dos quartos. Para que você mantenha a informação precisa, não edite as tarifas já cobradas usando essa ferramenta. Para isso, acesse a aba de extratos para prosseguir com o ajuste.
    Editar Reserva - Te levará para a página principal da reserva.
    Remover Acomodação - Lembre-se de que você não poderá reverter esta ação.
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