O Relatório de Contabilidade de Pagamento é um relatório contábil que permite a visualização de todos os pagamentos cobrados hoje e a lista de transações associadas a esses pagamentos, para saber se a reserva foi paga totalmente, o que foi pago ou para se certificar de que os seus pagamentos estão de acordo com a sua receita.
Esse relatório pode mostrar de uma só vez se a propriedade recebeu todos os pagamentos que deveria para um dia ou mês específico.
Acesso
O proprietário da propriedade já tem acesso aos Relatórios Financeiros. Outros usuários precisam de permissão nos seus papéis de usuário. Saiba mais: Papéis de usuário e permissões
- Clique em Menu.
- Clique em Relatórios.
- Selecione Relatórios Financeiros.
- Clique em Contabilidade de Pagamentos.
Filtros
- Tipo de pagamento: selecione os vários tipos de pagamentos que serão usados para determinar quais as reservas aparecerão no relatório.
- Data de pagamento: escolha uma data única ou intervalo de datas para filtrar a data em que o pagamento foi feito.
- Transações associadas: selecione as outras transações que você gostaria de exibir no relatório. Apenas os tipos selecionados de transações serão exibidos para todas as reservas que correspondem aos filtros.
- Transações lançadas/pendentes: selecione se deseja exibir apenas ass transações que já foram lançadas, as pendentes ou ambas. Transação lançada é aquela que já ocorreu, que o pagamento foi adicionado há cinco minutos. Transação pendente é aquela devida ou programada para data futura, como a diária para uma reserva que começa amanhã.
- Pesquise por Número da Reserva, Número da Acomodação ou Nome do Hóspede, você também pode deixar esse campo em branco.
- Data de check-in
- Data de check-out
- Usuário: esse filtro pode ser alterado para mostrar apenas 1 ou todos os usuários. Ele já aparece selecionado para TODOS os usuários.
- Agrupar por: você pode agrupar por Usuário, Data, Acomodação, Nome do Hóspede, Número da Reserva ou Descrição.
- Sub-grupos: é possível sub-agrupar por Usuário, Data, Acomodação, Nome do Hóspede, Número da Reserva ou Descrição.
- Status: selecione os status de reserva que você deseja filtrar. Por padrão, todos os status estarão selecionados.
-
Tipo: Selecione para filtrar diferentes tipos de transação. Você pode filtrar por:
- Reservas: transações em uma reserva
- Contas da Casa: transações em uma conta da casa
- Perfil de Grupo: transações em um Perfil de Grupo (apenas se a funcionalidade Grupos estiver ativada)
- Clique em Filtrar para gerar o relatório
Como gerar o relatório com critérios
Aplique os filtros a seguir:
- Tipo de pagamento: Desmarque a caixa de topo Selecionar todos os créditos (pagamentos), em seguida, selecione Dinheiro.
- Data de Pagamento: Coloque o intervalo de datas ou data específica você precisa.
- Transações associadas: Desmarque a caixa de topo Selecionar todos os Débitos (encargos) e Selecionar todos os créditos (pagamentos). Uma vez que ambos são desmarcadas, role a coluna créditos e selecione Dinheiro.
- Transações Lançadas/Pendentes: Para este relatório, você vai clicar na seta suspensa e desmarcar tudo e marcar somenrte lançadas
- Agrupar por: Se você estiver usando um período, nessa seção agrupe por data. Se você estiver usando uma data específica, em seguida, agrupar por acomodação ou número de reserva.
- Sub-Grupo: Se você estiver usando um intervalo de datas, nessa seção selecione sub-grupo por acomodação. Se você estiver usando uma data específica, então isso é opcional
- Clique em Filtrar para gerar o relatório
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: certifique-se de que todos cartões de créditos foram selecionados (pagamentos).
- Data de Pagamento: insira o intervalo de datas ou data específica que você precisa.
- Transações associadas: desmarque a opção Selecione todos os débitos (cobranças).
- Transações Lançadas/Pendentes: clique no menu suspenso, desmarque todas as opções e deixe somente a opção Lançadas selecionada.
- Agrupar por: Descrição
- Sub-Grupo: você pode optar por Nome do Hóspede, Número da Reserva ou Acomodação.
- Clique em Filtrar.
Muitos hoteleiros cobram depósitos antecipados. Por isso, pode ser necessário gerar uma lista de pagamentos avançados cobrados a qualquer momento para verificar seu relatório. Os pagamentos avançados causariam a diferença entre a Receita e os Pagamentos no Relatório Diário de Receitas (o que pode resultar no Total Geral e nos números de contabilidade de pagamento).
Essa seção explica como gerar uma lista de pagamentos avançados lançados em uma data específica ou durante um período específico (tanto para reservas futuras quanto para as passadas):
- Se você precisa verificar o valor de depósitos antecipados realizados em um determinado dia, você precisa gerar uma lista de pagameentos lançados nesse dia para os hóspedes que chegam no dia seguinte ou posteriormente.
- Se você precisa verificar isso para um determinado período, você também precisará fazer o mesmo, mas extrair o relatório e remover as transações de pagamento que não foram realizadas antecipadamente na planilha.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos.
- Data de Pagamento: Selecione a data desejada (por exemplo: 1º de janeiro).
- Transações Associadas: Nenhuma transação associada deve ser selecionada nesse menu.
- Selecione o período da Data de Check-in: Deve ser a partir do segundo dia da primeira data de pagamento até qualquer data em um futuro distante (por exemplo: 2 de janeiro até alguma data 2 anos no futuro).
- Tipo: Selecione apenas reservas.
- Clique em Filtrar.
Você terá uma lista de transações de pagamento lançadas na data selecionada (1º de janeiro) para as reservas que farão check-in no futuro. Esse relatório está pronto e você pode ver o número final.
Se você quiser visualizar o relatório de um período de pagamento (por exemplo: o mês todo de novembro), você precisa gerar o relatório de contabilidade de pagamentos de forma similar, exportar o arquivo e seguir trabalhando na planilha.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos.
- Selecione a Data de Pagamento para o período desejado (por exemplo: todo o mês de janeiro).
- Transações Associadas: Nenhuma transação associada deve ser selecionada nesse menu.
- Selecione o período da Data de Check-in: Deve ser a partir do segundo dia da primeira data de pagamento até qualquer data em um futuro distance (por exemplo: 2 de janeiro até alguma data 2 anos no futuro).
- Tipo: Selecione apenas reservas.
- Clique em Filtrar.
Você terá uma lista das transações de pagamentos "avançados" e "não avançados". Algumas dessas transações foram lançadas durante a estadia do hóspede. Infelizmente, você não pode removê-las no sistema, nesse caso, você precisa expertar o relatório gerado e excluir os pagamentos não avançados.
As instruções abaixo explicam a melhor forma de fazer isso em uma Planilha do Google.
No relatório extraído, você precisa excluir as transações de pagamento lançadas na data do check-in ou posteriormente. Você pode usar a "fórmula SE" para marcar essas transações. Depois, você precisa excluí-las e recalcular o total.
As seguintes instruções explicam como fazer isso.
Abra o arquivo Excel em uma Planilha do Google:
- Para sua conveniência, congele a primeira linha.
Como: Clique em Ver > Congelar > 1 linha. - Mude o formato das seguintes colunas: B (Data/Horário), I (data de check-in) e J (data de check-out). Troque de "Texto Simples" para "Data".
Como: Selecione as 3 colunas > Clique em Formatar > Número > Data. - Adicione uma coluna extra no final da planilha (coluna P).
- Na nova coluna, aplique a "fórmula SE" para marcar as transações não avançadas.
Como: Adicione a seguinte fórmula =ARRAYFORMULA(SE(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED")) à P1.
A fórmula diz o seguinte:
Se a data de check-in for menor ou igual à data de pagamento, será chamada de "n/a", se não, ela será chamada "Advanced".
ARRAYFORMULA = Use essa fórmula matriz para aplicar a "fórmula SE" à toda a coluna.
I:I<=B:B means: check-in date is less or equal to payment date/time.
"N/A","ADVANCED" = O excel gera os resultados com base na "fórmula SE" aplicada e serão mostradas como "N/A" (não aplicável) e "Advanced" (avançado). Esses são apenas os termos, você pode usar qualquer palavra.
Tanto "N/A" quando "Advanced" devem ser adicionados entre parênteses, senão o excel não aceitará.
5. Aplique um filtro à coluna que você acabou de criar.
Como: Selecione a coluna recém criada > clique no ícone criar um filtro.
6. Ao aplicar o filtro que você acabou de criar, exclua as transações com o nome "Advanced" do filtro para listar apenas as transações "não avançadas" (N/A).
Como: Clique no ícone de filtro > remover "Advanced" do menu > clique OK para aplicar.
7. Selecione todas as linhas N/A e as exclua.
8. Remova o filtro.
Como: Clique no ícone do filtro > remover o filtro.
Agora, você possui apenas as transações de pagamento avançadas na lista.
9. Recalcule o total.
Como: Aplique a fórmula de soma na última linha.
- Clique no total atual > clique no ícone de funções > selecione SUM > selecione a primeira e a última coluna:linha
- Exemplo: =SUM(O2:O279)
Veja o exemplo abaixo e veja que a quantidade de linhas depende da quantidade de transações/linhas da sua planilha.
Exemplo:
Agora você poderá ver o total de pagamentos "avançados".
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