Na aba “Modelo de Emails” você pode criar e personalizar os modelos de e-mails para que você possa enviar aos seus hóspedes posteriormente, bem como editar os e-mails padrões criados pelo sistema.
Você pode programar esses e-mails para serem enviados pelo sistema com base em determinados critérios da página de "Programação de Envio".
Limitações Atuais
- Por favor observe que os formatos html não permitem a inclusão de emojis nos modelos de emails - adicionar eles fará com que o texto apresente erros. Estamos planejando disponibilizar essa opção nas próximas atualizações. Até lá, evite utilizar emojis nos modelos de e-mail.
- Os modelos de e-mail padrão não podem ser desativados, excluídos ou agendados
- A tag [table] não funciona nos modelos de email personalizados (criados pelo usuário)
IMPORTANTE: Estes modelos de email podem ser editados (consulte o tópico 'Editar Modelos de Email' abaixo), mas eles não pode ser desativados, deletado ou ter uma programação de envio automática.
Se você precisa programar o envio de um certo tipo de e-mail - você precisa criar um modelo de e-mail personalizado e programá-lo.
Quando sua conta myfrontdesk é criada, ela terá, por padrão, 5 modelos de emails. Clique no tipo de modelo de email para saber quando este e-mail pode ser enviado:
O texto desse modelo “Recibo da Reserva” será enviado juntamente com o recibo do hóspede anexado como pdf. Ele pode ser enviado diretamente da reserva:
Aqui está um exemplo de como o hóspede receberá esse email:
Por padrão, esse email contém a merge tag [table] que será preenchida automaticamente com os valores da reserva, depósito, subtotal etc.
Pode ser enviado a partir da reserva diretamente:
Aqui está como esse modelo será visualizado no myfrontdesk e como será recebido pelo hóspede:
Este e-mail pode ser enviado:
-quando o status da reserva é modificado para “Confirmado”
-Na última etapa, quando você está criando uma nova reserva manualmente no sistema
- Para reservas feitas através do Mybookings - na página de 'Configurações do Mybookings',você poderá configurar se deseja enviar ao hóspede um e-mail automático de confirmação de reserva:
O sistema perguntará se você deseja enviar um e-mail quando você mudar o status da reserva para cancelada:
Será enviado quando uma nova reserva direta é criada e você tem a opção abaixo selecionada na sua página de 'Termos e Condições':
Você também pode criar seus próprios modelos de e-mail e usar os códigos de atalhos para preencher os dados automaticamente. Os e-mails personalizados podem ser enviados manualmente através da página de reserva e você também pode programar o envio desse email. Saiba mais sobre como programar um email específico em nossa Base de Conhecimento.
Por favor note que a tag [table] que preenche automaticamente os dados da reserva não funcionará nos modelos de email personalizado
Para criar um modelo de e-mail você precisa:
1. Clique na aba de configurações (ícone de engrenagem)
2. Acesse a aba Modelos de Emails na seção 'Configuração de Emails'
3. clique em + Criar um Modelo.
Na mesma página você também pode
- Ativar / Desativar um modelo de email
- Editar um modelo existente
- Enviar e-mail de teste para verificar o modelo
- Excluir o modelo
Você pode personalizar qualquer modelo de e-mail editando as seguintes opções:
1. Nome do Modelo: escolha o nome do modelo. Isto é usado para que você possa determinar para que serve esse modelo de email. Essa informação não será compartilhada com seus hóspedes.
2. Selecione o idioma do modelo: você pode selecionar o idioma que deseja usar entre as opções do menu suspenso e inserir o texto (traduzido) para que os hóspedes desses países específicos recebam o email no idioma correspondente.
Você também pode optar pelo auto preenchimento de todas os idiomas:
- A opção de preenchimento automático irá preencher todas os idiomas com o texto que você adicionar ao modelo de Inglês. A opção de preenchimento automático funciona apenas com o idioma Inglês.
- Se você precisar editar ou adicionar algum texto do modelo específico depois que todos os idiomas foram preenchidos automaticamente, você deve desmarcar a opção de preenchimento automático e editar o modelo necessário.
- Quando a opção de preenchimento automático for ativada novamente, todos os idiomas serão preenchidos automaticamente com as informações que você tem no modelo do idioma Inglês.
3. Enviar De: endereço de e-mail a partir do qual o e-mail será enviado;
4. Responder a: endereço de email que será preenchido no campo "Para" quando o "o botão “responder” for clicado na página de email;
5. CC (com cópia): Lista de todos os endereços de e-mail que você quer colocar em cópia Separe cada endereço de e-mail com vírgulas;
6. CCo (com cópia oculta): Lista de todos os endereços de e-mail que você deseja colocar como cópia oculta. Separe cada endereço de e-mail com vírgulas.
Atenção:
- CC e CCo não podem ser idênticos
- O CC / CCo não possui limitação da quantidade de e-mails adicionados (itens separados por vírgula), mas tem limitação do número de símbolos no campo. O máximo são 255 símbolos. Por exemplo, se o e-mail for curto, como test@test.com, você pode inserir até 16-17 endereços de e-mail nessa lista.
Modelos sinalizadas como e-mails de marketing só serão enviados para os hóspedes que optarem por receber materiais de marketing.
7. Marketing: Se a funcionalidade Conformidade GDPRestiver habilitada, todos os modelos e-mail terão um botão onde será necessário especificar se este modelo de e-mail está relacionado com marketing ou não.
8. Assunto: Este será o texto que aparecerá como o assunto do e-mail. Para adicionar um conteúdo dinâmico, como o nome do hóspede ou número de telefone, utilize a lista de opções "Código de Atalho".
9. Anexos: Carregar os anexos que você gostaria de ser incluído sempre que este modelo de e-mail for enviado.
10. Modelo de Alinhamento: selecione um modelo para aplicar um certo estilo ao seu e-mail.
11. Edição e personalização do modelo de e-mail:. Aqui você pode adicionar o texto personalizado, cabeçalho, rodapé e adicionar códigos de atalho (para saber mais consulte a seção abaixo).
Se você quiser verificar como o modelo de email será exibido para os seus hóspedes, você pode usar a opção 'Enviar Teste'.
1. Ao lado do modelo de email, clique no ícone de engrenagem, em seguida, selecione 'Enviar Teste'.
2. Digite o e-mail em que a mensagem será enviada.
Importante: se o modelo de e-mail contém códigos de atalho, eles não serão exibidos no e-mail de teste.