Modelos de E-mails - Visão Geral

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Na aba “Modelo de Emails” você pode criar e personalizar os modelos de e-mails para que você possa enviar aos seus hóspedes posteriormente, bem como editar os e-mails padrões criados pelo sistema.

Você pode programar esses e-mails para serem enviados pelo sistema com base em determinados critérios da página de "Programação de Envio".

E-mails criados no myfrontdesk por padrão

IMPORTANTE: Estes modelos de email podem ser editados (consulte o tópico 'Editar Modelos de Email' abaixo), mas eles não pode ser desativados, deletado ou ter uma programação de envio automática.

Se você precisa programar o envio de um certo tipo de e-mail - você precisa criar um modelo de e-mail personalizado e programá-lo.

Quando sua conta myfrontdesk é criada, ela terá, por padrão, 5 modelos de emails. Clique no tipo de modelo de email para saber quando este e-mail pode ser enviado:

1. Recibo da Reserva (Reservation Invoice)

O texto desse modelo “Recibo da Reserva” será enviado juntamente com o recibo do hóspede anexado como pdf. Ele pode ser enviado diretamente da reserva:

Aqui está um exemplo de como o hóspede receberá esse email:

2. Extrato da Reserva (Reservation Folio)

Por padrão, esse email contém a merge tag [table] que será preenchida automaticamente com os valores da reserva, depósito, subtotal etc.
Pode ser enviado a partir da reserva diretamente:

Aqui está como esse modelo será visualizado no myfrontdesk e como será recebido pelo hóspede:

3. Reserva Confirmada (Reservation Confirmed)

Este e-mail pode ser enviado:

-quando o status da reserva é modificado para “Confirmado”

-Na última etapa, quando você está criando uma nova reserva manualmente no sistema

Para reservas feitas através do Mybookings - na página de 'Configurações do Mybookings', você poderá configurar se deseja enviar ao hóspede um e-mail automático de confirmação de reserva:

4. Reserva Cancelada (Reservation Cancelled)

O sistema perguntará se você deseja enviar um e-mail quando você mudar o status da reserva para cancelada:

5. Confirmação Pendente (Confirmation Pending)

Será enviado quando uma nova reserva direta é criada e você tem a opção abaixo selecionada na sua página de 'Termos e Condições':

Como criar modelo de e-mails personalizados

Você também pode criar seus próprios modelos de e-mail e usar os códigos de atalhos para preencher os dados automaticamente. Os e-mails personalizados podem ser enviados manualmente através da página de reserva e você também pode programar o envio desse email. Saiba mais sobre como programar um email específico em nossa Base de Conhecimento.

Por favor note que a tag [table] que preenche automaticamente os dados da reserva não funcionará nos modelos de email personalizado

Para criar um modelo de e-mail você precisa:

1. Clique na aba de configurações (ícone de engrenagem)
2. Acesse a aba Modelos de Emails na seção 'Configuração de Emails'
3. clique em + Criar um Modelo.

Na mesma página você também pode

  1. Ativar / Desativar um modelo de email
  2. Editar um modelo existente
  3. Enviar e-mail de teste para verificar o modelo
  4. Excluir o modelo
Editar Modelos de E-mails

Você pode personalizar qualquer modelo de e-mail editando as seguintes opções:

1. Nome do Modelo: escolha o nome do modelo. Isto é usado para que você possa determinar para que serve esse modelo de email. Essa informação não será compartilhada com seus hóspedes.

2. Selecione o idioma do modelo: você pode selecionar o idioma que deseja usar entre as opções do menu suspenso e inserir o texto (traduzido) para que os hóspedes desses países específicos recebam o email no idioma correspondente.  

Você também pode optar pelo auto preenchimento de todas os idiomas:

  • A opção de preenchimento automático irá preencher todas os idiomas com o texto que você adicionar ao modelo de Inglês. A opção de preenchimento automático funciona apenas com o idioma Inglês.
  • Se você precisar editar ou adicionar algum texto do modelo específico depois que todos os idiomas foram preenchidos automaticamente, você deve desmarcar a opção de preenchimento automático e editar o modelo necessário.
  • Quando a opção de preenchimento automático for ativada novamente, todos os idiomas serão preenchidos automaticamente com as informações que você tem no modelo do idioma Inglês.

3. Enviar De: endereço de e-mail a partir do qual o e-mail será enviado;
4. Responder a: endereço de email que será preenchido no campo "Para" quando o "o botão “responder” for clicado na página de email;
5. CC  (com cópia): Lista de todos os endereços de e-mail que você quer colocar em cópia Separe cada endereço de e-mail com vírgulas;
6. CCo (com cópia oculta): Lista de todos os endereços de e-mail que você deseja colocar como cópia oculta. Separe cada endereço de e-mail com vírgulas.

Atenção: CC e CCo não podem ser idênticos

Se a funcionalidade de Conformidade GDPR estiver ativada:

Modelos sinalizadas como e-mails de marketing só serão enviados para os hóspedes que optarem por receber materiais de marketing.

7. Marketing: Se a funcionalidade Conformidade GDPR estiver habilitada, todos os modelos e-mail terão um botão onde será necessário especificar se este modelo de e-mail está relacionado com marketing ou não.

8. Assunto: Este será o texto que aparecerá como o assunto do e-mail. Para adicionar um conteúdo dinâmico, como o nome do hóspede ou número de telefone, utilize a lista de opções "Código de Atalho".

9. Anexos: Carregar  os anexos que você gostaria de ser incluído sempre que este modelo de e-mail for enviado.
10. Modelo de Alinhamento: selecione um modelo para aplicar um certo estilo ao seu e-mail.

11. Edição e personalização do modelo de e-mail:. Aqui você pode adicionar o texto personalizado, cabeçalho, rodapé e adicionar códigos de atalho (para saber mais consulte a seção abaixo).

Utilize e Entenda o funcionamento dos Códigos de Atalho

Qualquer texto entre colchetes (exemplo [nome a propriedade]) é conhecido como um tag de fusão ou um código de atalho. Essas tags de fusão são atalhos dinamicamente preenchidos ... Não se preocupe com a definição complicada. O que você precisa saber é que nós criamos códigos de atalho para tornar a sua vida mais fácil. Aqui está como elas funcionam:

Digamos que você quer ter o nome da sua propriedade em um modelo de email, você pode escrever  cada vez que você enviar um email, ou então você pode usar o código de atalho [show property name]. Quando seu hóspede visualizar o e-mail, o nome completo da sua propriedade irá aparecer no lugar que você usou o código de atalho. Temos também os códigos para adicionar automaticamente os números de confirmação, números de cancelamento, e muito mais. Para uma lista completa dos códigos de atalhos disponíveis, veja aqui.

ATENÇÃO: É recomendável que você não altere o padrão dos códigos de atalho, mas fique à vontade para adicionar novos para atender as necessidades de sua propriedade.

Envie um email de teste

Se você quiser verificar como o modelo de email será exibido para os seus hóspedes, você pode usar  a opção 'Enviar Teste'.
1. Ao lado do modelo de email, clique no ícone de engrenagem, em seguida, selecione 'Enviar Teste'.

2. Digite o e-mail em que a mensagem será enviada.

Importante: se o modelo de e-mail contém códigos de atalho, eles não serão exibidos no e-mail de teste.

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