Modelos de E-mails

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Na aba “Modelo de Emails” você pode criar e personalizar os modelos de e-mails para que você possa enviar aos seus hóspedes posteriormente, bem como editar os e-mails padrões criados pelo sistema.
Você pode programar esses e-mails para serem enviados pelo sistema com base em determinados critérios da página de "Programação de Envio".

Limitações Atuais

  • Os formatos html não permitem a inclusão de emojis nos modelos de emails - adicionar eles fará com que o texto apresente erros. Estamos planejando disponibilizar essa opção nas próximas atualizações. Até lá, evite utilizar emojis nos modelos de e-mail.
  • Os modelos de e-mail padrão não podem ser desativados, excluídos ou agendados
  • A tag [table] não funciona nos modelos de email personalizados (criados pelo usuário)
  • A capacidade para adicionar endereços de e-mails nos campos cc e bcc de um modelo está temporariamente restrita por motivos de segurança
  • Se você quiser usar um endereço de e-mail corporativo como remetente (por exemplo: exemplo@nomedaminhapropriedade.com) siga os passos do seguinte tutorial: Autorizar a Cloudbeds como remetente no domínio da propriedade através do Sender Policy Framework (SPF)

E-mails criados no myfrontdesk por padrão

IMPORTANTE: Estes modelos de email podem ser editados (consulte o tópico 'Editar Modelos de Email' abaixo), mas eles não pode ser desativados, deletado ou ter uma programação de envio automática.

Se você precisa programar o envio de um certo tipo de e-mail - você precisa criar um modelo de e-mail personalizado e programá-lo.

Quando sua conta myfrontdesk é criada, ela terá, por padrão, 5 modelos de emails. Clique no tipo de modelo de email para saber quando este e-mail pode ser enviado:

1. Recibo da Reserva (Reservation Invoice)

O texto desse modelo “Recibo da Reserva” será enviado juntamente com o recibo do hóspede anexado como pdf. Ele pode ser enviado diretamente da reserva:

Aqui está um exemplo de como o hóspede receberá esse email:

Não se esqueça de que o idioma do modelo do recibo dependerá da opção escolhida na página de configuração do Recibo. Leia o tutorial a seguir para obter mais detalhes sobre as Configurações de Recibo.

2. Extrato da Reserva (Reservation Folio)

Por padrão, esse email contém a merge tag [table] que será preenchida automaticamente com os valores da reserva, depósito, subtotal etc.

Pode ser enviado a partir da reserva diretamente:

Aqui está como esse modelo será visualizado no myfrontdesk e como será recebido pelo hóspede:

3. Reserva Confirmada (Reservation Confirmed)

Este e-mail pode ser enviado:

-quando o status da reserva é modificado para “Confirmado”

-Na última etapa, quando você está criando uma nova reserva manualmente no sistema;

- Para reservas feitas através do Mybookings - na página de 'Configurações do Mybookings',você poderá configurar se deseja enviar ao hóspede um e-mail automático de confirmação de reserva:

O e-mail não será enviado automaticamente para o hóspede se a reserva for originária de alguma OTA (importada do myallocator - gerenciador de canais da Cloudbeds).

4. Reserva Cancelada (Reservation Cancelled)

O sistema perguntará se você deseja enviar um e-mail quando você mudar o status da reserva para cancelada:

O e-mail não será enviado automaticamente para o hóspede se a reserva for cancelada em alguma OTA e depois enviada ao myfrontdesk pelo myallocator.

5. Confirmação Pendente (Confirmation Pending)

Esse e-mail será enviado quando uma nova reserva direta for criada e você tiver essa opção selecionada na página de Termos e Condições:

6. Extrato do Perfil de Grupo (Group Profile Folio)

Se você possui a funcionalidade de Grupos ativa, você pode usar esse modelo para enviar o extrato por e-mail a partir da página do Perfil de Grupo, usando o menu "Ações".

No momento, não é possível usar o modelo do Extrato do Perfil de Grupo na funcionalidade "compor mensagem".

Jing
Como criar modelos de e-mails personalizados

Você também pode criar seus próprios modelos de e-mail e usar os códigos de atalhos para preencher os dados automaticamente. Os e-mails personalizados podem ser enviados manualmente através da página de reserva e você também pode programar o envio desse email. Saiba mais sobre como programar um email específico em nossa Base de Conhecimento.

Por favor note que a tag [table] que preenche automaticamente os dados da reserva não funcionará nos modelos de email personalizado

Como criar um modelo de e-mail customizado

Para criar um novo modelo de e-mail você precisa:

1. Clique na aba de configurações (ícone de engrenagem)
2. Acesse a aba Modelos de Emails na seção 'Configuração de Emails'
3. clique em + Criar um Modelo.

4. Nome do modelo - Especifique o nome do modelo. Isso é usado para você definir qual a finalidade do e-mail. Não ficará visível ao público

5. Modelos com um idioma específico - Ativar a funcionalidade de preenchimento automático para todos os idiomas substituirá todos os idiomas do modelo com a versão abaixo.

A opção de preenchimento automático preencherá todos os idiomas com o texto que você adicionou ao seu modelo de idioma padrão do sistema (se você usa o myfrontdesk em inglês, todos os modelos serão substituídos pela versão inglês; se você usa o sistema em português, todos os modelos serão substituídos pelo texto em português, etc.)

6. Enviar de - Um endereço de e-mail que o hóspede verá como o endereço de e-mail de quem está enviando. Alguns domínios de e-mail (como o Yahoo) não permitem que a Cloudbeds envie e-mails utilizando esse endereço, sugerimos que você primeiro realize um teste.

7. Responder a - Um endereço de e-mail onde a resposta do hóspede será enviada caso o hóspede escolha responder

8. Tipo de e-mail (apenas para propriedades com GDPR habilitado): Se o GDPR estiver habilitado, todos os modelos de e-mail terão um botão para especificar se o e-mail está relacionado a marketing. Todos os modelos marcados como e-mails de marketing serão enviados apenas aos hóspedes que optaram receber esse tipo de mensagem. Os e-mails não relacionados a marketing serão enviados a todos os hóspedes com os quais você possui relações.

DEMO - Beach Life Testing - Modelos de Emails - Google Chrome

9. Assunto - O texto aparecerá como assunto do e-mail. Para adicionar conteúdo dinâmico, como o nome do hóspede ou número de telefone, utilize o "Código de Atalho Tag" abaixo.

10. Anexos - Faça o upload dos anexos que você gostaria de enviar.

11. Modelo de Alinhamento - clique em "Alterar" e você poderá (10) escolher estilos pré-definidos de design ou criar um design HTML.

13. Digite e customize seu texto

14. Salve as alterações

Utilize e Entenda o funcionamento dos Códigos de Atalho

Qualquer texto entre colchetes (exemplo [nome a propriedade]) é conhecido como um tag de fusão ou um código de atalho. Essas tags de fusão são atalhos dinamicamente preenchidos ... Não se preocupe com a definição complicada.

O que você precisa saber é que nós criamos códigos de atalho para tornar a sua vida mais fácil. Aqui está como elas funcionam:

Digamos que você quer ter o nome da sua propriedade em um modelo de email, você pode escrever  cada vez que você enviar um email, ou então você pode usar o código de atalho [show property name]. Quando seu hóspede visualizar o e-mail, o nome completo da sua propriedade irá aparecer no lugar que você usou o código de atalho. Temos também os códigos para adicionar automaticamente os números de confirmação, números de cancelamento, e muito mais. Para uma lista completa dos códigos de atalhos disponíveis, veja aqui.

ATENÇÃO: É recomendável que você não altere o padrão dos códigos de atalho, mas fique à vontade para adicionar novos para atender as necessidades de sua propriedade.

Como editar / ativar / desativar ou remover um modelo de e-mail

Acesse a página de modelos de e-mails

  1. Ativar / Desativar um modelo de email
  2. Editar um modelo existente
  3. Excluir o modelo

Lembre-se de que os modelos de e-mail pré-definidos não podem ser desativados nem removidos.

Se você tem a função de preenchimento automático para todos os idiomas e você quiser editar um modelo de e-mail:

  • Se você precisar editar ou adicionar algum texto do modelo específico depois que todos os idiomas foram preenchidos automaticamente, você deve desmarcar a opção de preenchimento automático e editar o modelo necessário.
  • Quando a opção de preenchimento automático for ativada novamente, todos os idiomas serão preenchidos automaticamente com as informações que você tem no modelo do idioma Inglês.
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