Recibos e Extratos - Como configurar e utilizar

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O Recibo é um documento emitido para o hóspede da qual descreve todas as transações associadas a uma reserva, incluindo taxas, pagamentos, ajustes e produtos adicionais. Gerar um recibo é útil para mostrar ao hóspede o quanto eles devem, juntamente com a discriminação de todas as transações realizadas

Configurando o Recibo

Para realizar a configurações do recibo, você precisa:

1) Clicar no ícone de configurações no canto superior direito

2) Clique em "Config. de Recibos / Extratos"

Há duas opções no momento de gerar a fatura: automaticamente ou manualmente. Consulte as informações abaixo para configurar o sistema de acordo com as suas necessidades:

 

Configurações Gerais

Na página de configuração você será capaz de definir a forma como as facturas para os hóspedes serão geradas e apresentadas.

Você encontrará os seguintes campos na tela de configuração:

1) Selecione "sim" caso você queira que o recibo seja gerado com base no país de origem do hóspede

2) Título

Este é o nome que aparecerá no recibo de hospedagem, disponível para baixar em PDF e enviar por email. Caso queira um título diferente de "Resumo de Estadia". Dependendo do uso dos resumos, você poderá chamá-lo de Extrato de Estadia, Recibo, Fatura, etc.

3) Prefixo

Adicione números ou letras que deseje incluir no início da sequência númerica dos Recibos. Exemplo: SW-1001

4) Número de Controle Inicial

Este é o número do primeiro Recibo gerado. Os recibos seguintes serão gerados sequencialmente a partir deste número. Caso insira "1" neste campo, seu primeiro resumo será número 1, seguido de 2 e assim por diante. Se entrar com "1001", seu primeiro resumo será 1001, seguido de 1002, etc.

5) Sufixo

Adicione números ou letras que deseje incluir ao final da sequência númerica do Recibo. Exemplo: 1001-SW

6) TAX ID

Caso queira que código fiscal do hóspede / empresa apareça no recibo, adicione-o abaixo. É possível adicionar até 2 códigos fiscais.

7) CNPJ

Você poderá preencher caso queira que código fiscal da empresa faturada apareça no recibo

8) Data de vencimento padrão

Caso utilize o Recibo como uma Fatura, inclua aqui o número de dias que o hóspede terá para pagar a fatura após emitida. Caso o faturamento seja imediato, esta será a quantidade de dias para pagamento a partir do momento da criação da reserva. Caso opte por emitir a fatura manualmente, esta será a quantidade de dias para pagamento a partir da emissão. Caso não queira apresentar uma data de vencimento na fatura, deixe o campo em branco.

9) Logotipo

Esse local permite que você adicione o logo de sua propriedade para que sejam exibidos nas faturas. O tamanho recomendado é de 100px X 100px.

10) Texto customizado

Utilize caso tenha qualquer texto adicional para adicionar ao recibo, como instruções sobre como efetuar um pagamento e / ou políticas adicionais.

 

Após realizar todas as configurações, você poderá visualizar como o recibo ficará disponível. Primeiramente, não se esqueça de clicar em "Salvar" ; depois clique em "Visualizar PDF" no canto superior direito para ter uma prévia de como ficarão seus próximos recibos.

Criando o recibo automaticamente

Navengando pela página de configurações, você terá duas opções para gerar os recibos

1) Gerar o recibo sempre que uma nova reserva for criada

Se esta opção for selecionada, cada vez que uma nova reserva for criada (isso inclui tanto as reservas criadas manualmente no myfrontdesk quanto as reservas recebidas dos canais nos quais você está integrado), o recibo será gerado imediatamente. Isso significa que você não precisa gerar um recibo para todas as reservas. A data de vencimento padrão começará a contar a partir do dia em que a reserva é criada.

2. Gerar recibos manualmente

Se esta opção for selecionada, o recibo não será criado até que você acesse a reserva e clique para gerar um recibo.

Para obter mais informações sobre como gerar o recibo manualmente, veja o próximo passo.

Criando o recibo automaticamente

Criando o Recibo Manualmente

Selecionando essa opção, você será capaz de escolher as reservas que deseja gerar um recibo. A data de vencimento começará a contar a partir do dia em que o recibo é gerado e não no dia em que a reserva é criada.

Para gerar o recibo manualmente você precisa:

1) Acessar a reserva

2) Clicar no ícone ao lado do status da reserva e clicar em "Gerar e Baixar Recibo"

3 ) Você será capaz de consultar todos os recibos que foram gerados para essa reserva, acessando a aba de "Documentos"

Criando o Recibo Manualmente
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