Como criar uma nova reserva no myfrontdesk

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Este tutorial orientará você nas etapas de criação de uma nova reserva em sua plataforma myfrontdesk usando a opção de visualização simples. A visualização simples procura disponibilidade para o mesmo tipo de acomodação durante todo o período selecionado.

Caso queira criar uma reserva fracionada com mais de um tipo de acomodação e não precisa de continuidade na disponibilidade para o mesmo tipo de acomodação, leia o tutorial Como fazer uma nova reserva - Visualização "Fracionada"

Começando

Você pode criar uma nova reserva a partir de diferentes páginas no Myfrontdesk

1. Através do "Painel de Controle"

2. "Calendário" (clicando no botão [+] ou clicando diretamente nas células do calendário)

3. Através da aba "Reservas"

4. Na aba "Clientes", ao clicar no nome no hóspede

Passo 1. Verifique a Disponibilidade

Na página de "Nova Reserva", você poderá verificar a disponibilidade para datas e acomodações específicas:

1. Selecione a "Origem" de sua reserva. A configuração de alocação para os canais poderá influenciar em sua disponibilidade.

Dica: ao selecionar qualquer origem "externa", o sistema permitirá a criação de uma reserva para datas que não possuem disponibilidade. Isso se deve ao fato de que os requisitos de pesquisa são diferentes das origens primárias e externas (via agência).

Ao criar reservas de OTAs manualmente (Booking.com, Expedia, etc), o sistema exigirá o número de confirmação da reserva dessa extranet específica. Certifique-se de inserir o ID de reserva correto. Somente com esta informação, a comunicação entre o myfrontdesk e o gerenciador de canais (myallocator) será bem-sucedida em caso de modificações ou cancelamentos da reserva.

2. Selecione a "Data de Check-in" e "Check-out"
3. Insira o "código promocional" (se houver): isso irá aplicar a tarifa especial que foi criada na aba de Tarifas Especiais & Pacotes.
4. Selecione a "visualização simples": Essa opção mostrará a disponibilidade para o mesmo tipo de categoria de quarto para todo o período selecionado. A alternativa é a Visualização Fracionada - essa opção permitirá que você fracione a reserva em vários tipos de categorias de quarto, sem necessariamente ter disponibilidade contínua para o mesmo tipo de acomodação.
5. Selecione se deseja mostrar apenas sua Tarifa Base, Tarifas Especiais e Pacotes ou Tarifas com códigos Promocionais
6. Selecione Acomodações: você pode buscar a disponibilidade apenas para determinadas categorias de quarto
7. Clique em "Buscar" para visualizar a disponibilidade de acordo com os parâmetros selecionados
8. Na seção 'Disponibilidade', o sistema irá sugerir todos as acomodações disponíveis.
9. Clique em "Editar" para alterar a tarifa do quarto
10. Selecione o número de adultos, crianças e quantidade de quartos que deseja reservar
11. Clique no botão "Adicionar" para prosseguir para o próximo passo.
12. Você poderá ver todas as acomodações adicionadas nessa reserva no lado esquerdo da tela.

13. Assim que as acomodações forem selecionadas, uma aba de de resumo na parte inferior da tela será preenchida automaticamente: Subtotal, Total geral, impostos e taxas, depósito sugerido (se aplicável) e saldo pendente.

14. Clique em "Detalhes da Reserva" para prosseguir

Passo 2. Adicione os Detalhes do Hóspede

Na nova página, você pode começar a preencher as informações do hóspede principal. Se for uma reserva de grupo, você poderá adicionar as informações dos demais hóspedes na próxima tela.

Os campos obrigatórios são somente:

  • Nome
  • Sobrenome
  • Email (caso ainda não tenha o email do hóspede, você poderá adicionar em email temporário como email@email.com e atualizara informação posteriormente)
  • País

Esses campos devem ser obrigatoriamente preenchidos e não poderão ser removidos ou se tornarem opcionais.

  1. Insira o horário estimado de chegada do hóspede (não obrigatório)
  2. Insira as informações do hóspede principal
  • Nome*
  • Sobrenome*
  • E-mail*
  • Telefone
  • Celular
  • Data de Nascimento
  • Gênero
  • Número de Identificação Fiscal do Hóspede
  • Nome da Empresa
  • Número de Identificação Fiscal da Empresa

Caso seja um hóspede recorrente, comece digitando o nome ou e-mail dele e o sistema irá sugerir o preenchimento automático dos detalhes do hóspede. (Essa função está disponível apenas para planos Cloudbeds Plus ou superior)

  1. Digite o endereço do hóspede
  • Endereço 1
  • Endereço 2
  • Cidade
  • País*
  • Estado
  • CEP
  1. Digite as informações dos documentos do hóspede
  • Tipo de documento (deve ser selecionado através do menu disponível, demais tipos de documentos poderão ser adicionados no futuro)
  • Número do Documento
  • Data de Emissão do Documento
  • Local de Expedição do Documento
  • Data de Validade do Documento
  1. Tire uma foto do hóspede caso você tenha uma câmera acoplada, ou carregue uma foto diretamente do seu computador
  2. Clique em "Hóspedes" caso você tenha mais de um hóspede nessa reserva
  3. Clique em "Itens Adicionais" se deseja adicionar itens extras nessa reserva
  4. Clique em "Confirmação e Pagamento" se quiser adicionar um pagamento à reserva e confirmá-la.

Detalhes dos Hóspedes Adicionais

A opção de Hóspedes Adicionais só estará disponíveis se houver um ou mais ocupantes atribuídos nessa reserva.

Você pode inserir os detalhes de vários hóspedes na reserva:

1. Selecione a acomodação adicionada anteriormente

2. Realize a alocação do quarto/cama para o hóspede (não obrigatório)

3. Insira os detalhes do hóspede seguindo as etapas descritas acima

Se você quiser que o sistema preencha automaticamente as informações do hóspede principal, deixe os campos em branco

Passo 3. Tela de Confirmação e Pagamento
  1. Verifique o Resumo da Reserva - Essa página exibirá a reserva do hóspede detalhadamente
  2. Resumo da acomodação - Exibe as acomodações selecionadas
  3. Resumo de Preços - Exibe tarifas, impostos, total geral e depósito sugerido, se aplicável. Nas informações de pagamento, aparecerá o tipo de pagamento realizado.
  4. Opção para fazer o check-in do hóspede automaticamente após a conclusão da reserva. Se o quarto não estiver alocado na seção de detalhes do hóspede, uma uma mennsagem aparecerá para você designar a acomodação.
  5. Retorne para o passo anterior
  6. Clique em "Confirmar A Reserva" para concluir o processo. Uma mensagem de aparecerá perguntando se você deseja enviar e-mail para o hóspede antes de prosseguir, você pode selecionar enviar ou continuar sem enviar.

A reserva foi concluída

Pronto!

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