| Objetivo | Criar e gerenciar Contas Internas para transações que não estão vinculadas a um quarto, hóspede ou reserva específicos. |
| Ideal para | Equipes da recepção, gerentes gerais, administradores e proprietários de estabelecimentos que gerenciam transações não relacionadas a reservas. |
| Use quando | Você precisar registrar ou gerenciar transações que não pertencem a uma reserva, como compras feitas por clientes de balcão. |
| Requisitos | Acesso de Proprietário da Propriedade ou Administrador, ou um papel com a permissão Contas Internas. |
| Resultado esperado | Você poderá criar e manter Contas Internas e usá-las para gerenciar transações aplicáveis separadamente dos extratos de reserva. |
| Limitações | Contas Internas não podem ser excluídas, não são destinadas a contas a pagar ou despesas de fornecedores, e cartões de crédito salvos não podem ser removidos de uma Conta Interna. |
Introdução
Contas Internas permitem que você registre transações de itens ou serviços que não estão vinculados a um quarto, hóspede ou reserva específicos. Depois que uma Conta Interna é criada, você pode usá-la para pagamentos, reembolsos, ajustes, impostos e itens aplicáveis.
Por exemplo, suponha que seu estabelecimento tenha um bar que atende tanto hóspedes do hotel quanto clientes que não estão hospedados. Se um cliente de balcão comprar um item que não pode ser adicionado a uma reserva, você pode registrar a transação em uma Conta Interna.
Índice
- Quem isso afeta e como
- Acessar Contas Internas
- Antes de gerenciar Contas Internas
- Gerenciar Contas Internas
Quem isso afeta e como
O acesso às Contas Internas depende do papel do usuário. Use as informações abaixo para entender se é necessário configurar permissões adicionais.
| Usuário | Acesso às Contas Internas | O que isso significa para o usuário |
|---|---|---|
| Titulares da propriedade e Administradores | Podem acessar as Contas Internas. | Não é necessária permissão adicional para Contas Internas. |
| Outros usuários da propriedade | Precisam ter a permissão Contas Internas ativada em seu papel. | Se as Contas Internas não estiverem disponíveis, peça a um administrador da propriedade para revisar as permissões do papel do usuário. |
Acessar Contas Internas
Titulares da propriedade e Administradores podem acessar as Contas Internas. Outros usuários precisam ter a permissão Contas Internas ativada em seu papel. Essa permissão controla o acesso ao item de menu Contas Internas, telas, ações e relatórios relacionados.
Se Contas Internas não aparecer para um usuário, peça a um administrador da propriedade para confirmar que o papel do usuário inclui a permissão Contas Internas. Administradores da propriedade podem consultar Adicionar, editar ou excluir papéis para instruções sobre como abrir um papel e atualizar seus privilégios.
Para acessar as Contas Internas:
- Abra o Menu Principal
- Clique em Contas Internas
Antes de gerenciar Contas Internas
Use uma Conta Interna quando a transação não deve ser vinculada a um quarto, hóspede ou reserva específicos. Reveja estas restrições antes de criar ou usar uma:
- Contas internas não podem ser excluídas. Quando uma conta não for mais necessária, feche-a em vez disso.
- Contas internas não são destinadas a contas a pagar ou pagamentos a fornecedores. Não as utilize para registrar despesas como contas de serviços públicos ou salários de funcionários.
- Cartões de crédito salvos não podem ser removidos de uma conta interna.
- Se o processamento de pagamentos estiver conectado, você pode cobrar ou reembolsar o cartão de crédito usado para uma compra aplicável adicionada à conta interna.
Gerenciar contas internas
Expanda o fluxo de trabalho que corresponde à tarefa da conta interna que você deseja concluir.
Criar uma Conta Interna
Abra o Menu Principal e selecione Contas Internas
. Em seguida:
- Clique em + Nova Conta Interna.
- Insira o Nome da Conta Interna.
- Selecione Disponível somente para mim se quiser que a conta fique visível apenas para você. Quando selecionada, outros usuários não poderão ver essa Conta Interna.
- Clique em Adicionar Conta Interna.
- Confirme que a nova Conta Interna aparece na lista de Contas Internas.
Editar o nome de uma Conta Interna
Abra o Menu Principal e selecione Contas Internas
. Em seguida:
- Encontre a conta que deseja renomear e clique no ícone de lápis Editar.
- Edite o Nome da Conta Interna.
- Clique em Salvar.
Abrir ou fechar uma Conta interna
Contas internas não podem ser excluídas. Feche uma conta quando não quiser mais mantê-la aberta para uso ativo.
Abra o Menu Principal e selecione Contas internas
. Em seguida:
- Clique no nome da Conta interna que você deseja gerenciar.
- Clique no menu Status e selecione Aberta ou Fechada.
Encontrar e filtrar Contas internas
Abra o Menu Principal e selecione Contas internas
.
Use os filtros na página principal de Contas internas para restringir a lista de contas. Você pode pesquisar pelo nome da conta e filtrar por status ou data de criação.
Use o filtro Status para mostrar contas Abertas, Fechadas ou ambos os status, e então clique em Aplicar.
Adicionar, anular ou reembolsar pagamentos
Contas internas podem incluir pagamentos e reembolsos quando necessário para as transações registradas na conta.
Para o fluxo completo de pagamento, veja Conta interna - Como adicionar ou reembolsar pagamentos.
Adicionar itens e ajustar cobranças
Você pode adicionar itens a uma Conta interna e fazer os ajustes de cobrança aplicáveis com base na transação que precisa registrar.
Consulte Conta interna - Como adicionar itens e ajustar cobranças na Conta interna para o fluxo de trabalho completo.
Para configurar os produtos que podem ser adicionados, consulte Itens e Serviços.
Use Contas Internas com o Poster POS
Se o seu estabelecimento utiliza a integração Poster POS, as transações podem ser lançadas do Poster para as Contas Internas no PMS da Cloudbeds.
Para instruções de conexão, consulte o Guia de Conexão do Poster POS.
Como as transações do Poster aparecem nas Contas Internas
- Pedidos que não estão designados a um hóspede são enviados para uma Conta Interna.
- Quando um pedido é fechado no Poster, ele aparece na Conta Interna. Quando o turno do Poster é encerrado, o Poster fecha a Conta Interna.
- Se o seu estabelecimento utiliza turnos em dinheiro, o Poster cria uma Conta Interna por turno para cada local configurado no Poster.
- Se os turnos em dinheiro não forem usados, o Poster separa as vendas por dia do calendário.
Exemplo
Suponha que sua conta do Poster tenha dois locais, My Coffee House e My Awesome Bar. Se os turnos em dinheiro estiverem habilitados, o Poster cria Contas Internas separadas para os turnos em cada local.
Visualizar vendas do Poster por ponto de venda ou local
Para revisar as vendas do Poster por ponto de venda ou local na Cloudbeds, abra as Contas Internas criadas pelo Poster:
- Quando os turnos em dinheiro estão habilitados, Contas Internas separadas são criadas para cada turno e local do Poster. Use o nome da Conta Interna e o local para identificar as transações relacionadas.
- Quando os turnos em dinheiro não são usados, o Poster separa as vendas por dia do calendário em vez de por turno.
- A Cloudbeds não fornece um relatório dedicado de vendas por ponto de venda do Poster. Revise a atividade por ponto de venda por meio das Contas Internas criadas pelo Poster.
Limitação no processamento de pagamentos
Se um processador de pagamentos estiver conectado ao PMS da Cloudbeds, o Poster apresenta uma limitação ao lançar transações pagas por cartão de crédito. O Poster lança tanto o débito quanto o crédito na Conta Interna, o que pode resultar em pagamento duplicado.
Para evitar pagamentos duplicados quando o cliente paga com cartão de crédito, anule o crédito lançado pelo Poster e adicione o pagamento usando o Processamento de Pagamentos da Cloudbeds.
Exemplo:
- Um cliente que não está hospedado na propriedade faz um pedido de um item.
- O funcionário da propriedade encerra o pedido no Poster POS e seleciona cartão de crédito como tipo de pagamento. O Poster adiciona tanto o débito quanto o crédito à Conta interna.
- Se o cliente estiver pagando com cartão de crédito, cobre o cliente por meio do Processamento de Pagamentos Cloudbeds e anule o crédito lançado pelo Poster.
Consulte Como Anular Transações para o fluxo de trabalho de anulação em Contas Internas.
Artigos relacionados
Agora que você entende como criar e gerenciar Contas Internas, use estes recursos para os fluxos de trabalho detalhados de transações que podem ser necessários após a criação de uma conta:
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