Gaveta de Caixa - tudo o que você precisa saber

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Para ter essa funcionalidade, você precisa assinar o plano Cloudbeds Plus ou superior/equivalente.

Este tutorial explica como funciona a Gaveta de Caixa e como ela pode ser utilizada por mais de um usuário.

Certifique-se de que a Gaveta de Caixa está sendo usada somente para pagamentos em dinheiro. Operações com cartões de crédito e outras formas se pagamento não serão incluídas na sua gaveta de caixa.

Treinamento de Gaveta de Caixa

Assista o vídeo abaixo para saber como usar a funcionalidade

Como criar uma Gaveta de Caixa

1. Clique no ícone da gaveta de caixa no canto superior direito da sua tela

2. Selecione a opção "Adicionar/Modificar Gaveta de Caixa"

3. Clique em "+ Gaveta de Caixa"

4. Adicione o nome e o saldo inicial da gaveta (valor em dinheiro que está na gaveta de caixa no começo de cada turno)

5. E clique em "Salvar Caixa"

Como adicionar um pagamento em dinheiro à reserva?

Para adicionar o pagamento à reserva, siga os passos abaixo:

  1. Acesse a aba de reservas.
  2. Encontre a reserva que você precisa e clique nela.
  3. Na página da reserva, clique em Extrato.

4. Clique no botão "Adicionar Pagamento".

Agora, você pode adicionar os dados de pagamento.

Quando você tem uma gaveta de caixa ativa, 3 opções aparecerão para você:

  • Adicione a uma gaveta de caixa
  • Abrir Gaveta de Caixa
  • Prosseguir sem Caixa

Isso ajuda a evitar muitos cliques e janelas pop-ups quando a gaveta é aberta por outro usuário.

Se você já abriu uma gaveta de caixa com o seu login de usuário, a tela abaixo não é aplicável. O sistema reconhece o usuário que está lançando a transação e faz o lançamento do dinheiro à gaveta de caixa aberta.

Se você não possui uma gaveta de caixa aberta, você verá a seguinte mensagem de aviso:

Quando todos os detalhes forem adicionados, clique em "Continuar" e o pagamento será adicionado à reserva e poderá ser verificado no extrato.

Como gerenciar uma gaveta de caixa

Se você possui uma gaveta de caixa aberta, há três opções disponíveis quando o usuário clica no ícone da gaveta de caixa no canto superior direito da tela:

1. Fechar gaveta de caixa

2. Adicionar / Modificar gaveta de caixa

3. Acessar gavetas de caixa abertas

Fechar a gaveta de caixa

A Gaveta de Caixa pode ser fechada a qualquer momento. Para fazer isso, selecione "Fechar gaveta de caixa". Essa opção apenas aparecerá disponível quando você tem uma gaveta de caixa aberta.

Aqui vão algumas instruções para quando o usuário escolher fechar uma gaveta de caixa:

1. Digite o Saldo da Gaveta - esse é o valor em dinheiro que está na gaveta, antes de qualquer retirada no final do turno

2. Preencha o campo de Sangria - o valor que você está retirando da Gaveta. Esse valor será removido do saldo inicial na próxima vez em que a gaveta for aberta.

3. O Saldo Final do Turno será o mesmo que o Saldo Inicial na próxima vez em que a gaveta for aberta.

4. Verifique o Resumo da Gaveta de Caixa antes de prosseguir:


Você também pode imprimir o relatório, fechar a gaveta de caixa e fazer o logout.

Após o fechamento, você receberá um e-mail com o Resumo do Fechamento da Gaveta de Caixa. Esse e-mail será recebido pelos usuários que estão configurados como destinatários nas Preferências de Notificação do Sistema:

Para saber mais sobre as Preferências de Notificação do Sistema, leia esse tutorial: Preferências de Notificação do Sistema

O e-mail contém todas as informações úteis:

1. Nome do usuário, ID do turno, a data e horário que o turno começou e terminou

2. Transações adicionadas durante o turno e valores

3. Se você clicar no botão "Visualizar relatório" no final do e-mail, o sistema redirecionará você ao relatório de turnos e gaveta de caixa no myfrondesk.

Depois de fechar a gaveta de caixa, você pode verificar o Relatório de Caixa para ver os detalhes de qualquer uma das suas gavetas de caixa que já foram fechadas.

Quando o usuário faz o logout, o sistema perguntará se a gaveta deve ser fechada ou não:

O usuário poderá escolher as seguintes opções:

  • "Sair sem fechar a gaveta"- a gaveta de caixa se manterá aberta quando o usuário fizer o login novamente.
  • "Fechar gaveta de caixa",  aparecerá os mesmos passos de fechar a gaveta de caixa, conforme mostrado acima.
Criar/Modificar gavetas de caixa

Para criar ou modificar uma gaveta de caixa:

Você poderá:

1. Adicionar uma nova gaveta de caixa

2. Editar uma gaveta de caixa

3. Exluir uma gaveta de caixa

4. Ativar ou desativar uma gaveta de caixa já existente

Acessar gavetas de caixa já abertas

Aqui, você pode gerenciar sua gaveta de caixa aberta:

1. Selecione a gaveta de caixa que precisa acessar

2. Veja seu resumo

 

3. As transações da gaveta de caixa podem ser filtradas por número da conta, número da reserva, quarto e nome do hóspede. Elas podem ser agrupadas por data, quarto, nome do hóspede e número da reserva.

4. Adicione e remova dinheiro - ao clicar em uma das duas opções, será possível inserir o valor que você está adicionando ou removendo e deixar uma anotação sobre a ação. Isso não fica vinculado a nenhuma reserva.

5. As transações da gaveta de caixa e o total aparecem abaixo.

Gavetas de caixa para mais de um usuário

A funcionalidade de Gaveta de Caixa reflete as gavetas de caixa físicas da propriedae. Então, pra gerenciar as suas corretamente (quando você possui mais de um usuário), recomendamos que você abra no sistema a mesma quantidade de gavetas de caixa que você tem na sua propriedade - assim, cada um dos usuários gerenciará a sua própria separadamente.

Para diferentes usuários usar a funcionalidade de Gaveta de Caixa, você precisa criar uma gaveta para cada usuário.

Se o usuário já foi criado no sistema, leia a seção "Como criar uma Gaveta de Caixa" deste tutorial.

Se você não tem um usuário criado, leia o tutorial de Usuários e Papéis de Usuário para mais detalhes sobre como criar um.

 

Veja os seguintes cenários de como funciona a gaveta de caixa no sistema quando utilizada por mais de um usuário:

Cenário 1:

 - Papel de Usuário:  'Administrador

Gaveta de Caixa: o usuário não possui uma gaveta de caixa aberta 

Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro

Resultado: o usuário poderá escolher se o pagamento vai ser lançado à gaveta de caixa que foi aberta por um outro usuário (se houver).

Cenário 2: 

Papel de Usuário:  'Administrador

Gaveta de Caixa: o usuário possui uma gaveta de caixa aberta  

Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro

Resultado: o usuário apenas poderá adicionar transações em dinheiro para a gaveta de caixa criada pelo seu usuário - não é possível adicionar pagamento em dinheiro a uma outra gaveta de caixa que foi criada por um usuário diferente.

Cenário 3 - 

Usuário:  'Proprietário

Gaveta de Caixa: o usuário possui (ou não possui) uma gaveta de caixa aberta

Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro para uma reserva

Resultado: apenas o Proprietário poderá escolher qual gaveta de caixa aberta usar.

O dinheiro adicionado à Gaveta de Caixa é contabilizado como receita?
  • Quando a equipe da recepção abre a gaveta de caixa, ao inserir o saldo inicial, essa informação não afetará o relatório de transações, pois o valor já foi alocado à gaveta de caixa. Dependendo de como a sua propriedade configura a gaveta de caixa, é melhor manter o valor alocado no saldo inicial igual ao saldo final.
  • Se você está adicionando ou removendo dinheiro da gaveta de caixa, tenha em mente de que essas transações aparecerão como pagamentos ou comissões e afetarão o total de pagamentos do dia. Por isso, é melhor que o funcionário abra a gaveta de caixa com o mesmo saldo que o valor físico que está na gaveta.
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