Gaveta de Caixa - como criar e gerenciar

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Este tutorial explica como funciona a Gaveta de Caixa e como ela pode ser utilizada por mais de um usuário.

  • Essa funcionalidade requer o plano Cloudbeds plus ou superior/equivalente.
  • A Gaveta de Caixa é usada apenas para pagamentos em dinheiro
  • As operações realizadas com cartões de crédito e outras formas de pagamento não serão incluídas na sua gaveta de caixa.

Envie um e-mail para hospitality_consultants@cloudbeds.com ou fale com o seu gerente de contas para fazer um upgrade.

Como criar uma gaveta de caixa

  1. Clique no ícone da gaveta de caixa no canto superior direito da sua tela
  2. Selecione a opção Adicionar/Modificar Gaveta de Caixa
  1. Clique em + Gaveta de Caixa
  2. Adicione o nome da gaveta
  3. Adicione o Saldo inicial - valor em dinheiro na gaveta de caixa no começo do turno
  4. Clique em Salvar caixa
DEMO - Beach Life Testing - Adicionar / Modificar Gaveta de Caixa - Google Chrome

Como acessar e gerenciar suas gavetas de caixa abertas

Depois de abrir uma gaveta de caixa, você terá mais controle das suas transações realizadas em dinheiro.

Para gerenciar e verificar as transações em dinheiro:

  1. Selecione Acessar gaveta de caixa aberta
DEMO - Beach Life Testing - Acessar Gaveta de Caixa Aberta - Google Chrome

Nessa página, você pode:

  1. Selecionar a gaveta de caixa
  2. Ver o resumo da gaveta selecionada
  1. Filtre as transações por número da conta, número da reserva, quarto e nome do hóspede. Elas podem ser agrupadas por data, quarto, nome do hóspede e número da reserva.
  2. Adicione e remova dinheiro - ao clicar em uma das duas opções, será possível inserir o valor que você está adicionando ou removendo e deixar uma anotação sobre a ação. Isso não fica vinculado a nenhuma reserva.
  3. Você pode visualizar as transações da gaveta de caixa e o total.

Se você está usando a funcionalidade Multi-Moedas, você conseguirá adicionar ou remover valores em dinheiro estrangeiro. Clique no seguinte tutorial (em inglês) para saber mais: Multi-moeda - como funciona com a gaveta de caixa?

Como modificar ou desativar gavetas de caixa

Para modificar ou desativar uma gaveta de caixa, clique em Adicionar/Modificar Gaveta de Caixa

DEMO - Beach Life Testing - Adicionar / Modificar Gaveta de Caixa - Google Chrome

Nessa página, você pode:

  1. Editar a gaveta de caixa aberta
  2. Excluir uma gaveta de caixa
  3. Ativar/desativar gavetas de caixa clicando no botão

Clique no tutorial a seguir para aprender mais: Como fechar uma gaveta de caixa

Perguntas frequentes

Como funciona a gaveta de caixa para mais de um usuário?

A funcionalidade de Gaveta de Caixa reflete as gavetas de caixa físicas da propriedade. Então, pra gerenciar as suas corretamente (quando você possui mais de um usuário), recomendamos que você abra no sistema a mesma quantidade de gavetas de caixa que você tem na sua propriedade - assim, cada um dos usuários gerenciará a sua própria separadamente.

  • Para diferentes usuários usar a funcionalidade de Gaveta de Caixa, você precisa criar uma gaveta para cada usuário.
  • Se o usuário já foi criado no sistema, leia a seção "Como criar uma Gaveta de Caixa" deste tutorial.
  • Se você não tem um usuário criado, leia o tutorial de Usuários e Papéis de Usuário para mais detalhes sobre como criar um.

Veja os seguintes cenários de como funciona a gaveta de caixa no sistema quando utilizada por mais de um usuário:

Cenário 1

  • Papel de Usuário:  Administrador
  • Gaveta de Caixa: o usuário possui uma gaveta de caixa aberta 
  • Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro
  • Resultado: o usuário poderá apenas escolher se o pagamento vai ser lançado à gaveta de caixa que foi aberta por ele mesmo, não será possível lançar pagamento a outra gaveta de caixa criada por um outro usuário.

Cenário 2

  • Papel de Usuário:  Administrador
  • Gaveta de Caixa: o usuário não possui uma gaveta de caixa aberta 
  • Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro
  • Resultado: o usuário poderá escolher se o pagamento vai ser lançado à gaveta de caixa que foi aberta por um outro usuário (se houver).

Cenário 3

  • Usuário:  Proprietário
  • Gaveta de Caixa: o usuário possui (ou não possui) uma gaveta de caixa aberta
  • Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro para uma reserva
  • Resultado: apenas o Proprietário poderá escolher qual gaveta de caixa aberta usar.
O dinheiro adicionado à Gaveta de Caixa é contabilizado como receita?
  • Quando a equipe da recepção abre a gaveta de caixa, ao inserir o saldo inicial, essa informação não afetará o relatório de transações, pois o valor já foi alocado à gaveta de caixa. Dependendo de como a sua propriedade configura a gaveta de caixa, é melhor manter o valor alocado no saldo inicial igual ao saldo final.
  • Se você está adicionando ou removendo dinheiro da gaveta de caixa, tenha em mente de que essas transações aparecerão como pagamentos ou comissões e afetarão o total de pagamentos do dia. Por isso, é melhor que o funcionário abra a gaveta de caixa com o mesmo saldo que o valor físico que está na gaveta.
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