Porque devo cancelar/modificar uma reserva via OTA diretamente na extranet do canal?

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Todas as reservas recebidas através de um canal conectado (Expedia, Booking, Hostelworld) devem ser primeiro canceladas / marcadas como No Show / modificadas dentro da extranet da OTA e não diretamente no myfrontdesk.

A principal razão é que cancelar / modificar uma reserva diretamente no myfrontdesk não irá cancelar / modificar na extranet automaticamente. Isso ocorre porque, quando uma reserva é criada através de um canal, um acordo é feito entre você e a OTA específica. A maioria dos canais tem um processo de cancelamento / não comparecimento que deve ser seguido diretamente com eles, geralmente envolvendo taxas ou outras políticas

Para informações detalhadas sobre cada cenário, por favor, verifique as seções abaixo:

Cancelar / Marcar como "No Show" uma reserva via OTA

Problema:  

Uma situação bem comum, é de um usuário cancelar uma reserva no sistema myfrontdesk, pensando que ela também será cancelada/atualizada no canal, o que não é o caso. Quando o usuário cancela a reserva diretamente no myfrontdesk, apenas a disponibilidade será
reaberta ao canal, porém, o status dessa reserva na extranet permancerá inalterado. Nosso sistema troca informações de tarifa e disponiblidade com os canais, ou seja, as atualizações de status de reservas específicas não são compartilhadas. 

Na sequência, caso a reserva seja oficialmente cancelada na extranet (que pode ser feito pelo
hóspede, pelo próprio canal, ou pela propriedade), nosso sistema receberá essa atualização. A partir de agora, esta reserva está cancelada em ambos os lados, porém esse “segundo” cancelamento causa uma nova abertura de disponibilidade por meio de ajustes automáticos.

Ou seja, abriremos a disponibilidade no canal ao modificar a reserva diretamente no myfrontdesk e mais tarde, o canal abrirá novamente a disponibilidade quando a reserva for oficialmente cancelada na extranet. O Myfrontdesk substituirá essas informações, mas poderá ocorrer um overbooking enquanto essas atualizações estiverem ocorrendo

Solução:

Sempre cancele as reservas diretamente na extranet do canal ou peça ao hóspede para cancelar a
reserva no site que ele efetuou. (válido para reservas originárias de canais e que foram migradas para o myfrontdesk)

Importate: Isso não inclui as reservas externas que você inseriu manualmente no sistema sem o código da reserva da agência/OTA - essas podem ser canceladas diretamente no sistema.

O cancelamento de uma reserva no canal/OTA também irá cancelar a reserva no myfrontdesk?

Alguns canais (como booking.com, agoda e expedia) suportam o envio de atualizações de
cancelamentos para o gerenciador de canais myallocator. Isso permite que o myfrontdesk atualize o status para "cancelada", uma vez que ela tenha sido alterada dentro da extranet da OTA.

Importante: Booking.com, em particular, exige que todas as reservas que você deseja cancelar
manualmente sejam canceladas diretamente na extranet da Booking.com

Para os canais que não suportam o envio de cancelamentos para o myfrontdesk, você precisará
cancelar a reserva na Extranet e marcar a reserva como cancelada no myfrontdesk para reabrir a
disponibilidade

Consulte este artigo para verificar quais canais suportam ou não o envio de cancelamentos para o myfrontdesk na coluna Cancellations / Modifications: Channel Features (disponível apenas em inglês)

Modificar uma reserva via OTA

Problema:  

O hóspede reservou o quarto A no canal. O hóspede então decide permanecer no quarto B, mas ele não modifica a reserva através do site que ele efetou a reserva (Booking.com, por exemplo), pois ele prefere entrar em contato com a propriedade diretamente pedindo essa alteração, que é feita apenas no sistema myfrontdesk.

Se o hóspede entrar no site do canal (Booking.com) e alterar a data de hospedagem ou efetuar
qualquer outra modificação na reserva, o canal enviará ao myfrontdesk essa atualização e essa ação irá sobrepor a informação que foi modificada diretamente no myfrontdesk, ou seja, a reserva desse hóspede retornará para o quarto A (acomodação originalmente reservada na extranet)

Solução:

Certifique-se de modificar as reservas de OTAs (Booking.com, Expedia, etc) na extranet do canal ou peça para que o hóspede realize as devidas modificações que ele deseja. Dessa forma, o gerenciador de canais atualizará corretamente a reserva no myfrontdesk

IMPORTANTE:

As reservas marcadas com o status "Hospedado" no myfrontdesk não serão modificadas
automaticamente caso alguma modificação acontecer no canal. Isso é projetado para garantir que o hóspede que já realizou o check-in na propriedade não seja "movido" para outra acomodação. Nesse caso, a propriedade receberá um e-mail com as modificações e elas devem ser realizadas
manualmente (o e-mail será registrado no Log de Atividades de Envio).

A modificação de uma reserva na OTA também a modifica a reserva no myfrontdesk?

Alguns canais (como booking.com, agoda e expedia) suportam o envio de atualizações para o
myfrontdesk. Isso permite que o myfrontdesk atualize a reserva automaticamente.

Para os canais que não suportam o envio de modificações para o myfrontdesk, é necessário modificar a reserva na Extranet e então fazer as modificações no myfrontdesk manualmente

Consulte este artigo para verificar quais canais suportam o envio de modificações para o myfrontdesk na coluna Cancellations / Modifications: Channel Features (disponível apenas em inglês)

Alteração de reservas via OTA importadas manualmente no sistema myfrontdesk

Provavelmente você possui diversas reservas confirmadas via OTAs (canais de distribuição como
Booking.com, Expedia, etc.), porém, elas foram adicionadas/importadas manualmente no myfrontdesk por diferentes razões: a reserva foi feita antes da conexão com o myfrontdesk/myallocator ou a reserva foi feita antes da conexão do canal ao myfrontdesk (durante o processo de implantação)

As alterações dessas reservas também devem ser solicitadas diretamente na Extranet, no entanto,
elas serão automaticamente aplicadas no myfrontdesk somente se:

1) se o ID da reserva via agência (disponível na confirmação da reserva do canal) for exatamente igual ao ID da reserva via agência inserido no myfrontdesk

2) a alteração (modificação, cancelamento para myfrontdesk) é suportada pelo canal;

3)* especificamente para modificações - será aplicado somente se a reserva não estiver com status 'Hospedado' (ou seja, quando o hóspede ainda não fez o check-in na propriedade)

O que acontece se uma modificação for recebida para uma reserva importada manualmente e que não tenha um ID de reserva via agência válido?

Nesse caso, o sistema criará uma cópia da reserva com a modificação já aplicada.

Por exemplo,

1) um hóspede reservou um quarto A antes de você conectar o canal ao myfrontdesk,

2) em seguida, você conecta o canal ao myfrontdesk e importa a reserva manualmente no quarto A

3) o hóspede decide modificar a reserva na Extranet do quarto A para o quarto B

Cenário 1: Se você não inseriu o ID de reserva via agência válido para esta reserva no myfrontdesk, o sistema criará uma reserva duplicada para o mesmo hóspede no quarto B. A reserva importada manualmente no quarto A também permanecerá confirmada no sistema.

O Myfrontdesk te enviará um e-mail informando que não foi possível localizar a reserva e que uma
nova reserva foi criada.

Cenário 2: Se você inseriu o ID de reserva via agência válido ao importar a reserva manualmente, a modificação será aplicada automaticamente e o hóspede será transferido do quarto A para o quarto B

O que acontece se um cancelamento for realizado para uma reserva importada manualmente, mas que não tem um ID de reserva via agência válido?

*se um cancelamento ocorrer para um quarto mapeado: o sistema criará uma nova reserva cancelada. A partir de Maio de 2018, também enviaremos um e-mail explicando por que uma nova reserva cancelada foi criada (o sistema não encontrou a reserva original para aplicar o cancelamento recebido)

*se um cancelamento ocorrer para um qauarto não mapeado: nada acontecerá - nenhuma nova
reserva cancelada será criada e a reserva existente não será modificada.

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